Excel使用技巧

        在工作当中用电子表格来处理数据将会更加迅速、方便,而在各种电子表格处理软件中,Excel以其功能强大、操作方便著 称,赢得了广大用户的青睐。虽然Excel使用很简单,不过真正能用好Excel的用户并不多,很多人一直停留在录入数据的水平,本文将向你介绍一些非常 使用的技巧,掌握这些技巧将大大提高你的工作效率。
     1、 快速定义工作簿格式
    首先选定需要定义格式的工作簿范围,单击“格式”菜单的“样式”命令,打开样式对话框;然后从“样式名”列表框中选择合适的“样式”种类,从“样 式包括”列表框中选择是否使用该种样式的数字、字体、对齐、边框、图案、保护等格式内容;单击“确定”按钮,关闭“样式”对话框,Excel工作簿的格式 就会按照用户指定的样式发生变化,从而满足了用户快速、大批定义格式的要求。
    2、 快速复制公式
    复制是将公式应用于其它单元格的操作,最常用的有以下几种方法:
    一是拖动制复制。操作方法是:选中存放公式的单元格,移动空心十字光标至单元格右下角。等光标变成小实心十字时,按住鼠标左键沿列(对行计算时) 或行(对列计算时)拖动,至数据结尾完成公式的复制和计算。公式复制的快慢可由小实心十字光标距虚框的远近来调节;小实心十字光标距虚框越远,复制越快; 反之,复制越慢。
    也可以输入复制。此法是在公式输入结束后立即完成公式的复制。操作方法:选中需要使用该公式的所有单元格,用上面介绍的方法输入公式,完成后按住Ctrl键并按回车键,该公式就被复制到已选中的所有单元格。
    还可以选择性粘贴。操作方法是:选中存放公式的单元格,单击Excel工具栏的“复制”按钮。然后选中需要使用该公式的单元格,在选中区域内单击 鼠标右键,选择快捷选单中的“选择性粘贴”命令。打开“选择性粘贴”对话框选中“粘贴”命令,单击“确定”,公式将被复制到已选中的单元格。
    3、 快速显示单元格中的公式
如果工作表中的数据多数是由公式生成的,如果想要快速知道每个单元格中的公式形式,可以这样做:用鼠标左键单击“工具”菜单,选取“选项”命令,出现“选 项”对话框,单击“视图”选项卡,接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效,单击“确定”按钮。这时每个单元格中的公式就显示出来了。如果想恢复公式计 算结果的显示,再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失准备即可。
    4、 快速删除空行
    有时为了删除Excel工作簿中的空行,你可能会将空行一一找出然后删除,这样做非常不方便。你可以利用“自动筛选”功能来简单实项。先在表中插 入新的一行(全空),然后选择表中所有的行,选择“数据”菜单中的“筛选”,再选择“自动筛选”命令。在每一列的项部,从下拉列表中选择“空白”。在所有 数据都被选中的情况下,选择“编辑”菜单中的“删除行”,然后按“确定”即可。所有的空行将被删去。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。
    5、 自动切换输入法
    当你使用Excel2000编辑文件时,在一张工作表中通常是既有汉字,又有字母和数字,于是对于不同的单元格,需要不断地切换中英文输入方式, 这不仅降低了编辑效率,而且让人不胜其烦。在此,笔者介绍一种方法,让你在Excel2000中对不同类型的单元格,实现输入法的自动切换。
    新建或打开需要输入汉字的单元格区域,单击“数据”菜单中的“有效性”,再选择“输入法模式”选项卡,在“模式”下拉列表框中选择“打开”,单击“确定”按钮。
    之后,当插入点处于不同的单元格时,Excel2000能够根据我们进行的设置,自动在中英文输入法间进行切换。就是说,当插入点处于刚才我们设 置为输入汉字的单元格时,系统自动切换到中文输入状态,当插入点处于刚才我们设置为输入数字或字母单元格时,系统又能自动关闭中文输入法。
    6、 自动调整小数点
    如果你有一大批小于1的数字是录入到Execl工作表中,如果录入前先进行下面的设置,将会使你的输入速度成倍提高。
    单击“工具”菜单中的“选项”,然后单击“编辑”选项卡,选中“自动设置小数点”复选框,在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位 数。在此,我们键入“2”单击“确定”按钮。完成之后,如果在工作表的某单元格中键入“4”,则在你按了回车键之后,该单元格的数字自动变为 “0.04”。方便多了吧!此时如果你在单元格中键入的是“8888”,则在结束输入之后,该单元格的数字自动变为“88.88”。
    7、 用“记忆式输入”
    有时我们需要在一个工作表中的某一列输入相同数值,这时如果采用“记忆式输入”会帮你很大的忙,如在职称统计表中要多次输入“助理工程师”,当第 一次输入后,第二次要输入这些文字时,只需要编辑框中输入“助”字,Excel2000会用“助”字与这一列所有的内容相匹配,若“助”字与该列已有的录 入项相符,则Excel2000会将剩下的“助理工程师”四字自动填入。
    按下列方法设置“记忆式输入”:选择“工具”中的“选项”命令,然后选择“选择”对话框中的“编辑”选项卡,选中其中的“记忆式键入”即可。
    8、 用“自动更正”方式实现快速输入
    使用该功能不仅可以更正输入中偶然的笔误,也可能把一段经常使用的文字定义为一条短语,当输入该条短语时,“自动更正”便会将它更换成所定义的文 字。你也可以定义自己的“自动更正”项目:首先,选择“工具”中的“自动更正”命令;然后,在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语“爱好 者”,在“替换为”框中键入要替换的内容“电脑爱好者的读者”;最后,单击“确定”退出。以后只要输入“爱好者”,则整个名称就会输到表格中。
    9、 用下拉列表快速输入数据
    如果你希望减少手工录入的工作量,可以用下拉表来实现。创建下拉列表方法为:首先,选中需要显示下拉列表的单元格或单元格区域;接着,选择菜单 “数据”菜单中的“有效性”命令,从有效数据对话框中选择“序列”,单击“来源”栏右侧的小图标,将打开一个新的“有效数据”小对话框;接着,在该对话框 中输入下拉列表中所需要的数据,项目和项目之间用逗号隔开,比如输入“工程师,助工工程师,技术员”,然后回车。注意在对话框中选择“提供下拉箭头”复选 框;最后单击“确定”即可。
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Excel使用技巧高级版主要包括以下几个方面: 1. 使用数据透视表:数据透视表是Excel中强大的数据分析工具,可以快速对大量数据进行归类、排序和汇总。具体使用时,可将需要分析的数据放入数据透视表的字段区,然后根据需求拖动字段至行、列、值区域,最后根据需要设置不同的数据聚合方式。 2. 利用条件格式化:通过设置条件格式,可以根据特定的条件给单元格或单元格范围添加不同的格式,如颜色填充、字体加粗等,以突出显示某些数据。可使用条件格式化对数据进行排序、筛选和标记,使数据更加直观易懂。 3. 使用函数和公式:Excel提供了各种函数和公式,能够实现复杂的计算和分析。高级Excel用户应熟悉常用的函数和公式,并能结合实际需求进行灵活运用。常用的函数和公式包括查找函数、逻辑函数、文本函数等,根据具体情况选择合适的函数和公式,可以大大提高工作效率。 4. 利用宏自动化操作:Excel的宏功能可以记录和执行一系列的操作,可以自动化繁琐重复的任务,提高工作效率。可以通过录制宏的方式,将一系列操作录制下来,然后通过按下宏按钮即可自动执行。 5. 数据的导入与导出:高级Excel用户应熟悉数据的导入与导出方式,可将不同格式的数据导入到Excel中进行处理和分析,也可以将Excel中的数据导出到其他软件中进行使用。常用的数据导入与导出方式包括CSV、TXT、Access等。 综上所述,掌握这些高级的Excel使用技巧,可以在数据分析和处理中更高效地完成各种任务,提高工作效率。

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