仪器设备档案的管理信息化

　　仪器设备档案的管理是仪器设备管理一个基础性工作。做好仪器档案的管理信息化，档案管理者保存和更新档案的工作变得更加轻松。档案查阅将变得更加便捷。仪器设备档案的管理信息化受到档案管理信息化趋势的影响，将越来越普及。

　　仪器设备档案的管理一般包括这几部分：

　　1、仪器设备到货后，要按照购买时签订的合同清点、检查、调试，并填写验收记录。仪器设备管理部门要收集仪器设备购置申请表、技术调研论证报告、招标文件、订货合同、验收记录、装箱记录、装箱单、仪器说明书、操作手册、线路图、合格证、供应商资质等相关资料文件。

　　2、其次，建立设备的使用档案。档案需要包括这些内容：设备的唯一识别编号;名称和型号;制造商和供应商名称;主要技术指标;接收时的状态和启动日期;目前放在地点或者科室;操作规程;检定或者自校时间;期间核查和维护的规程。

　　3、收集仪器设备使用资料。一般包括这些内容：作业指导书(用于仪器设备使用过程)。使用、维修、维护、故障、改装记录历史记录;历次检定证书;期间核查的报告及记录;调拨或报废申请表。

　　上面是一些仪器设备档案收集建立的过程。

　　纸质化仪器设备档案管理的劣势

　　1、档案建立好后，书面档案借阅起来很太方便。如需要做人工审查和登记，才能借阅一些重要文档。这样子已经不符合现在信息化时代的社会需求了。

　　2、另外只是单一采用纸质版的档案来保存这些数据不安全。纸质保存文档保质时间有限，不便于维护，一旦出现受潮，档案维护成本高，而且容易出现错漏。

　　3、文档保密性工作很难得到保证，一些机密文档外借，容易出现复制本，且很难发现。另外，文档库容易被别人潜入，并且很难发现潜入痕迹。

　　仪器设备档案的管理信息化的好处

　　仪器设备档案的管理信息化能够消除纸质化仪器设备档案管理的劣势。采用信息化的电子文档形式来存放仪器设备档案。通过账号和权限控制档案在线查看的权利，不仅减少档案管理人员工作，也能让仪器使用部门能够更便捷获取档案使用文档，如使用说明书、操作手册等。文档查看使用记录会自动记录在档案管理系统的数据库中，通过调用就可以看到文档访问记录，让档案管理者更加清楚哪些看了这些文档，尽早发现问题和采取措施。数据库会自动备份，档案维护更加高效便捷，再无需担心档案受潮。

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