展会的管理与观众的控制

 

展会的管理包括对展会现场、展会后勤、展会服务等方面的一系列管理，每个环节与细节牢牢相扣，并且每个环节都不能出错，一个微小的错误有可能造成整个展会的失败。

良好的展会管理的前提是需要一个良好的管理团队与团队管理者，团队成员负责展会各个细节的协调以及管理。比如后勤，后勤中要考虑展会的安全保卫、消防、餐饮、卫生、物流，以及观众的协调工作，虽然都是非常小的细节，但是却是一点都不能疏忽的环节。团队的管理者则是对团队成员的工作进行协调以及调动，负责整个展会的统筹。

安全保卫工作。作为展会管理中非常重要的一项，安全保卫工作是关乎全局的工作。从展会开始之前，安全保卫工作就开始了，前期的保安的雇用便是一个重点，保安的雇用需要考虑到成本的预算，各单位组织的协调，交通等环节的协调。明确保安的职责，以及雇用保安的选择，还有保安的协调工作等都是不能不考虑的。展会开始后，负责安保工作的团队成员需要与保安随时保持联系，因为一些突发性的事件是保安解决不了的，需要展会承办方去处理，这就需要工作人员随时与保安进行联系，不能放过一个细节。

消防工作。这是直接关系到展会安全正常进行的保证，由于一些展会的参与人数比较多，比如农博会、房交会、动漫节，这些展会人流量非常打，并且由于这些展会的特殊性，展会展台的搭建往往都是易燃物品，各个地方都存在着消防安全隐患，稍有疏漏便会造成整个会场的危险。工作人员的重点便是要注意这些细节，查找出安全隐患，及时防备，同时，也需要做好一些防火器材的配备工作，定期检查，这是展会进行前必需的工作。展会进行时，还必须处处留心，及时寻找出潜在的消防安全隐患，突发事件是不可避免的，如何及时妥当地处理好这些事件，是工作人员的职责所在。

餐饮与卫生。虽然这些工作看起来是非常小的不起眼的事情，但它仍然影响着展会的顺利进行。比如假如餐饮这方面没有及时做到位，对于参展商的服务没有提供好，那么承办商的信誉以及服务会在参展商心中大大降低，有可能导致第二次的展会无法举办下去，并且承办商自己本身的信誉遭到损害，自身的利益也无法得到保证。所以在餐饮服务时，在展会的前期就必须准备好预算以及服务的联系与协调，在展会进行时适当地加大一些管理力度，力求将服务做到最好，使参展商得到最大的便利，也同时使承办商的信誉得到保证。卫生工作的好坏能够直接反映展会承办商的职业素质，没有参展商和观众喜欢看见展览馆遍地垃圾以及服务人员的工作不到位，对于承办商来说，参展商和观众都是上帝。在协调展馆卫生工作的时候，服务人员与工作人员需要相互配合，工作人员及时发现卫生疏漏，及时与服务人员联系，将卫生疏漏在最短的时间内排出，给观众和参展商留下好的印象。好的展会在观众和参展商心中加上印象分，便于下一次展会的进行以及工作的安排。

物流工作。有这样一件例子：

在“衡器展”的时候，由于展品的特殊性，运输时对物流的要求非常高，由于事先没有考虑到这个问题，在撤展时发生了问题，展会工作人员与参展商一再交涉，同时在联系新的有保障的物流公司。虽然这些问题最后得到了解决，但是也反映了展会工作没有到位的疏漏，使得参展商大为恼火，威胁说下一次展会再也不来了。这个例子生动地反映了物流工作的重要性，虽然物流工作只是在展前以及展后出现，但是绝对不能小视，某些特定的展会中展品便是展会的主体，是展会的价值所在。健全的物流体系是展会承办商自身素质与价值的体现，也是本次展会权威性与专业性的体现。

观众的控制。其实观众的控制与上面所说的内容都有直接的关系，但是将观众的控制作为一个独立的个体来对待，也可以从一方面反映出观众对于展会的重要性。

在一些专业展会中，观众控制的工作可能表现并不那么突出，因为观众的数量较少，基本上是专业观众，专业观众的本身整体素质也比较高，管理就相对比较简单。但是某些人流量比较大的展会，比如农博会、人才招聘会等展会，人流量大，参与人数多，很容易出现场面混乱的局面，并且一些细小的混乱极其危险，很有可能引发大规模的混乱，危险性很大，并且威胁到观众的生命。所以展会的承办方在观众的控制上是下巨大功夫的，比如对于参与观众多的展会，适当的收取费用，以确保展会的秩序以及对观众人数的控制。一次展会难免会出现错误，观众是展会所要面对的对象，展会承办方需要对观众的安全负责，压力自然也比较重，完美的展会并不存在，但是错误是可以弥补的。