中小企业信息化（五）——管理好集体的文件

 

      为什么说“集体的文件”，寓意有二。一、工作中所有产生的文件所有权以及版权应该归属公司集体。二、个人的文件很多人都管理的比较混乱，集体的文件数量巨大、人员复杂众多，管理起来自然更是难度倍增。

 

   为什么需要管理好集体的文件？一一列举如下：

   一、迅速定位文件，节约查找甚至是重新编辑的时间，提高生产效率。

   二、形成知识共享，一人或者集体的劳动成果，可以形成永久的可以供大家分享的成果，倍数级提高生产效率。

   三、可以形成数据分析的基础数据，为战略决策的有效数据分析提供坚实基础，更是达到了指数级的生产效率的提高。

   四、没有任何缺点。

   五、我暂时想不出来。

 

   如何管理好集体文件？一句话：管理集体靠人人，管好文件为人人！集体文件的管理必须要由专业技术人员架设相关的硬件环境、制定相关的管理制度，最重要的还是要每个人做好自己文件的管理，并养成好习惯，以至于看到杂乱的文章形式，就会郁闷的反应，那么集体的文件效力一定可以发挥的淋漓尽致，毫不保留。相信我这一点，一定没错！如何管理，具体如下：

    一、架设专业的文件管理服务器，服务器中应该设有专业的文件管理软件，可以备份；方便查找，在各个文件夹层次中设有文件夹中存在的文件目录，利用该目录可以迅速定位文件的具体位置以及相应的版本；还可以通过服务器专业搜索软件（应该有吧，改天找找）进行查找锁定。。

    二、完善的文件管理制度。重要的有两点：

       1、文件分类规则。这个需要根据每个集体的不同特征进行设定，但是一定要形成大家都认可的分类形式，否则，分类就失去意义，甚至适得其反。

       2、文件命名规则。内部命名形式：文件夹名_小项目_版本号。这种命名，文件即使离开原来的文件夹，也能很快了解到文件的用意，并且清楚他的原始文件在什么地方。向外发送的文件：文件名_公司名称(_部门名称)。经常看到不带有公司名称的文件传到我这里，多了，自然分不清楚是哪一家的文件了。印象最深的还是那些留有公司名称的文件，以至于对于该公司也有不少好感。

    三、辅助一定的奖罚措施，进行好习惯的培养。做的好的，树立成大家的学习榜样，进行奖励。做的不好的，严格惩罚，罚金用作服务器的维护费用。

 

    未有实践的设想，随着实践，会有所更改，欢迎探讨。