为什么说“集体的文件”,寓意有二。一、工作中所有产生的文件所有权以及版权应该归属公司集体。二、个人的文件很多人都管理的比较混乱,集体的文件数量巨大、人员复杂众多,管理起来自然更是难度倍增。
为什么需要管理好集体的文件?一一列举如下:
一、迅速定位文件,节约查找甚至是重新编辑的时间,提高生产效率。
二、形成知识共享,一人或者集体的劳动成果,可以形成永久的可以供大家分享的成果,倍数级提高生产效率。
三、可以形成数据分析的基础数据,为战略决策的有效数据分析提供坚实基础,更是达到了指数级的生产效率的提高。
四、没有任何缺点。
五、我暂时想不出来。
如何管理好集体文件?一句话:管理集体靠人人,管好文件为人人!集体文件的管理必须要由专业技术人员架设相关的硬件环境、制定相关的管理制度,最重要的还是要每个人做好自己文件的管理,并养成好习惯,以至于看到杂乱的文章形式,就会郁闷的反应,那么集体的文件效力一定可以发挥的淋漓尽致,毫不保留。相信我这一点,一定没错!如何管理,具体如下:
一、架设专业的文件管理服务器,服务器中应该设有专业的文件管理软件,可以备份;方便查找,在各个文件夹层次中设有文件夹中存在的文件目录,利用该目录可以迅速定位文件的具体位置以及相应的版本;还可以通过服务器专业搜索软件(应该有吧,改天找找)进行查找锁定。。
二、完善的文件管理制度。重要的有两点:
1、文件分类规则。这个需要根据每个集体的不同特征进行设定,但是一定要形成大家都认可的分类形式,否则,分类就失去意义,甚至适得其反。
2、文件命名规则。内部命名形式:文件夹名_小项目_版本号。这种命名,文件即使离开原来的文件夹,也能很快了解到文件的用意,并且清楚他的原始文件在什么地方。向外发送的文件:文件名_公司名称(_部门名称)。经常看到不带有公司名称的文件传到我这里,多了,自然分不清楚是哪一家的文件了。印象最深的还是那些留有公司名称的文件,以至于对于该公司也有不少好感。
三、辅助一定的奖罚措施,进行好习惯的培养。做的好的,树立成大家的学习榜样,进行奖励。做的不好的,严格惩罚,罚金用作服务器的维护费用。
未有实践的设想,随着实践,会有所更改,欢迎探讨。