工程人必备！怎么做好工程项目物资管理工作？这五个要点很重要！

物资管理主要是指企业对所需物资的采购、存储、使用、调配和回收等全过程进行计划和控制，以确保物资的有效供应和合理使用。

但由于工程项目的物料数量庞大、种类规格繁多、进出库频率高，企业在做物资管理时往往会面临以下难题：

1、重复采购、物资浪费

项目物资/设备用量难统计，人工归总费时费力总出错；采购进度不透明，需求是否采购、是否授标、合同进度、到货情况算不清，导致重复采购、物资浪费。

2、物资利用率低，甚至丢失

公司总仓与项目之间物资调配混乱，调出收货无法追踪，各个仓库是否有货无法查询。

3、固资设备使用混乱

固资设备使用混乱，公司有多少设备、在哪些项目上、使用状态如何、是否投入使用均不透明。

由此可见，仅靠人工做物资管理是不可行的，最好的方法便是让员工只用管单据申请，把管控、统计、预警都交给系统。下面我将以简道云的物资管理系统为例，为大家详细介绍如何利用系统做好物资管理。

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一、物资管理怎么做？

物资管理主要包括采购管理、仓库管理、项目现场管理等等，下面这张图可以简单概括：

1、供应商管理

（1）建立合格供应商库

供应商库需要包含供应商的基本信息，如公司名称、注册地址、法人代表、注册资本、主营业务、联系方式等，这些信息有助于企业初步了解供应商的基本情况。另外如果企业与供应商有过合作经历，还应将历史合作记录纳入合格供应商库中，这些记录包括合作时间、合作项目、合作金额、产品质量、交货情况等，有助于企业更全面地了解供应商的实际表现。

（2）提供供应商评价单，给供应商进行打分

在收集完所有的供应商信息之后，对供应商进行打分，并说明打分原因。打完分之后，对供应商进行特殊标记，分为优质供应商和黑名单。

2、采购管理

（1）物资的采购计划申报

• 需求分析：根据项目的实际情况，对所需物资的种类、数量、规格、质量等进行详细分析，确保计划的准确性和完整性。
• 时间规划：根据项目的进度要求，合理安排物资的到货时间，避免因为物资供应不足而耽误项目进程。
• 预算控制：在物资计划申报时，需要充分考虑项目的预算限制，确保物资计划的经济性和合理性。

（2）采购需求申请

采购需求申请是根据物资计划申报的结果，向采购部门提出具体的采购需求。首先详细列明所需物资的名称、规格、数量、质量要求等，确保采购部门能够准确理解采购需求。同时要根据项目的实际情况，标明采购需求的紧急程度，以便采购部门能够优先处理紧急需求。

（3）招标流程和合同处理

集中审批招标流程

• 编制招标文件：根据汇总后的采购需求，编制详细的招标文件，包括招标公告、招标须知、技术规格书、合同条款等。
• 发布招标公告：通过适当的渠道发布招标公告，吸引潜在的合格供应商参与投标。
• 接收投标文件：在规定的截止日期前，接收供应商的投标文件，并进行初步审查，确保投标文件的完整性和合规性。
• 评标：组织专业的评标委员会对投标文件进行评审，综合考虑供应商的报价、质量、交货期、售后服务等因素，确定中标候选人。
• 中标公示：公示中标结果

合同管理

合同管理是确保物资供应稳定性和连续性的重要环节。在物资管理中，先是根据招标结果和双方协商的结果，草拟合同文本，合同内容要包括物资的价格、数量、质量、交货期等关键条款。然后将合同文本交给内部审核，审核通过双方即可正式签署合同了，为后续的物资供应提供法律保障。

3、出入库管理

• 支持计划单转换采购单、采购单转换入库单、以及采购单转换出库单等快速出入库操作，确保物资流动的顺畅和准确。

• 实时监控库存物资的种类、数量、位置等信息，提供库存预警、过期物资提醒等功能，帮助企业避免库存积压和浪费。

4、项目现场管理

（1）物资分类管理：

对物资并进行编码，确保每个物资都有唯一的标识，避免混淆和错误。而且编码可以方便地与信息系统集成，实现自动化处理，如自动盘点、自动下单等。

（2）物资到货的入场与离场

入场管理：

• 验收：对到货的物资进行验收，确保数量、质量、规格等符合订单要求。
• 登记：将验收合格的物资登记入库，记录相关信息，如物资编码、数量、生产日期等。
• 放置：根据物资分类和编码，将物资放置在相应的库位上，确保物资的有序存放。

离场管理：

• 领用：建立领用制度，确保领用手续完备，并记录领用人、领用时间、数量等信息。
• 出库：根据领用信息，从库位上取出相应的物资，并进行出库登记。
• 盘点：定期对库存物资进行盘点，确保账实相符，及时发现并处理差异。

5、报表统计与分析

（1）物资采购看板

物资采购看板旨在帮助管理者掌握采购订单的状态、预计到货时间以及供应商绩效。

采购分析看板显示所有采购订单的状态，包括待处理、已确认、已发货、已到货等，并可以按供应商、物料类别或订单金额进行筛选和排序，并对于尚未到货的订单，展示预计的到货时间，帮助管理者提前规划库存和生产计划。同时对于超期未到货、订单取消等异常情况，提供醒目的警示标志，以便管理者及时采取措施。

（2）仓库库存看板

仓库库存看板侧重于展示库存水平、库存周转率以及货物在仓库内的流动情况。

首先是库存概览，看板会显示各类物资的当前库存量、安全库存量以及库存周转率等关键指标，帮助管理者了解库存状况，还可以通过可视化图表展示货物的入库、出库以及库存变化趋势，帮助管理者掌握货物的流动情况。另外，当某种物资的库存量低于安全库存量时，提供预警提示，以便管理者及时补货或调整生产计划。

（3）项目物资看板

项目物资分析看板专注于展示项目所需物资的消耗情况、使用进度以及成本分析。

• 物资需求计划：展示项目所需物资的清单、数量以及预计使用时间
• 实际消耗情况：实时更新项目物资的实际消耗情况，并与计划进行对比分析，方便及时做出调整
• 成本分析：对项目的物资成本进行详细分析，包括采购成本、运输成本、仓储成本等，帮助管理者控制项目成本
• 物资使用效率：通过物资使用量与项目进度的对比，评估物资的使用效率，为优化项目管理和资源分配提供参考依据

二、优秀案例分享——俊发物业

俊发物业原先由于物资采购计划、采购订单、出入库管理等还未线上化，故线下管理工作量较大、迫切需要找到一款物资管理的工具，希望能做到物资台账和业务流程清晰。

1、痛点难点：

原先业务是利用excel表格管理，物资的出入都是人工在共享文档上协作更新，物资实际的出入库和表格的更新不能同时完成，会导致更新不及时，准确率也不高。

2、解决方案：

通过简道云搭建了集中仓库管理所需要的几个流程表单，实现物资管理的线上协作，同时通过上线扫码出入库，把物资的实际出入库与物资的库存数据做到了联动，并根据需求生成了相关的数据看板，方便业务管理。

3、场景价值：

• 通过简道云的扫码出入库、库存联动更新、数据看板搭建，让物资管理变得更容易。从原来物资台账更新不及时、准确性差到现在物资台账跟随业务动作及时更新、做到了台账清晰、流程清晰、管理清晰。
• 经过初步评估，本次优化对于员工作业效率提升预计在1倍以上。从经济角度来看，本次系统模板搭建投入2人天即可上线，节约了软件建设费投入。

以上就是关于怎么做好物资管理的全部内容，希望对您有所帮助。