远程办公难?实战经验为你打消4大顾虑

正值疫情当前的特殊时期,人社部和各地政府这两天纷纷出台延期复工的通知,各企业陆续响应,启动了远程办公机制。为了减少人际接触,有效防范疫情扩散,远程办公成为了很多企业目前的必然选择。远程办公在之前是一个离大家很远的概念,不少企业因缺乏实践经验,对远程办公能否有效实施存在疑问。

 

字节跳动这几年发展迅速,数万名员工分布在全球 50 多个国家地区。远程,对我们来说是常态。在字节跳动内部,飞书团队是分布最为广泛、远程协作城市最多的团队之一。基于对国外先进企业工作方式的调研,以及对内部效率工具的思考和优化,我们探索出了一套远程协同方法论。远程办公,一样可以高效顺畅。因此我们特地总结远程办公实践,与您分享。

 

以下内容希望分享给节后有远程办公需求的团队,打消针对远程办公的常见顾虑。

 

远程办公“看不见,摸不着” 如何保证质量

解决方案:结果导向,所有的工作过程与成果对全员可见

远程办公“看不见”、“摸不着”是企业和员工的第一大顾虑。我们的解决方案是——通过工具让项目进展清晰可见,结果可衡量。

保证远程工作质量需要用“结果导向”进行团队管理,如果工作过程是清晰可见的,那工作成果就一定是明确且可衡量的。为了让工作过程清晰可见,一开始就要建立项目管理文档或看板,明确项目路线图。

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在我们团队,更常用的词是 Owner,而不是 Leader。Leader 的数量整体上是有限的,但即便是刚入职的新同学,每个人都可以是一个子任务的 Owner。 Owner 不发号施令,而是做全能担当,需要非常了解工作细节,明确每项子任务的完成时间点、完成标准、评审时间,以确保工作流程中尽可能少地踩坑。

同时,每个人的个人任务管理也在云空间上实现。例如,我们利用云空间文档协作,共同编辑汇总工作周报,让其他团队成员一眼得知,最近手头在做什么,近期有什么计划。有疑问的地方,会直接在文档里评论交流。

 

远程办公沟通效率低,如何有效传递信息?

解决方案:区分任务优先级,异步沟通与同步沟通结合,用办公套件降低软件切换成本

远距离造成的低效沟通,是企业的第二大顾虑。

在此前的远程办公中,企业往往会用到不止一个效率工具。比如项目管理有一个软件,而知识共享用的是另一套服务。不同工具之间频繁切换,导致工作无法聚焦。

飞书是新一代的企业办公套件,整合即时沟通、日历、音视频会议、在线文档、云盘、工作台等功能于一体。无需安装和切换多个应用,协作沟通效率大大提高。

  • 沟通效率低,常常是因为信息过载,重点信息无法被有效传递。

在非远程办公的环境下,相信大家都会有这种体验:你好不容易才进入的全神贯注状态,任何时候都可能被其他人因为各种理由打断。在家办公,某种程度上把你从这种状态中解救了出来。只要计划得当,你完全可以在一天内拥有几个整块的时间,并自主决定信息处理的顺序。

不是每一个问题都需要立即解决。我们需要认清优先级。

飞书即时沟通提供勿扰、关闭消息提醒、稍后处理、置顶、加急、智能会话盒子、PIN、收藏、完成等功能,这些功能的目的非常一致,都是为了帮助评估每条消息的优先级。

优先级高的信息源,置顶并优先处理;不重要的群聊,先静音并收到会话盒子里;

不紧急且不重要的信息,选择稍后处理,能保证不遗漏。

  • 区分优先级,遇到紧急高优任务则采用更实时的沟通方式,即音视频会议。

“打字说不清楚的”,即时发起语音/视频通话;需要多方协作的复杂任务,采用“群聊+多方会议”,降低单点沟通所造成的信息不对称。

面对多个地区团队同步难的问题,我们沿用了《Remote》一书里提供的建议:通常设定 3-4 个小时每日重叠的工作时间,把视频会议安排在重叠的时间段内进行,其余时间进行异步沟通,并保证工作过程清晰可见。

 

远程项目协同难,担心进度被落下?

解决方案:创建项目日历,定期开碰头会,以保持信息实时流动

无论团队大小,即便每个项目的方案大家都能看到,细节进展也并不是很容易同步。

有时候,同事不主动同步进展,是因为没有什么进展,但又不好意思说。一次不同步进展,就会有第二次,任务可能被一拖几天。最后的结果就是,项目无疾而终。

我们的解决方案是:建个项目日历,按照项目重要程度,设置日会、周会、双周会或月例会。

  • 定期项目日历设置重要节点,即时提醒。

如果是远程协作的紧急项目,项目成员还需要把日程设为公开,保证紧急情况下能找到人,能快速查看忙闲。定期会议,保证了远程项目成员见面沟通的频次,有助于及时调整策略和方向。

  • 会议共享屏幕实现面对面效果

音视频会议中的共享屏幕功能,完全可以实现面对面会议的效果,甚至在有限时间内会更高效。在我们团队,很多时候即使是线下会议,主持人也会通过开启视频会议来共享屏幕。在这个过程里可能还会录音,方便没有参会的同学快速重听,同步上下文。

  • 会议纪要和 TO-DO 必不可少

为了避免“会开完了就真的开完了”的情况,我们每次会指定一个同学负责做会议纪要,会议群公告栏支持直接使用模板,协同完成会议纪要,把 TO-DO 落到笔头上。

 

企业信息传递慢,如何做好疫情防范和健康报备?

解决方案:飞书工作台已上架“健康报备”应用,还将提供多种疫情相关模板和应用

为了帮助公司把风险降到最低,做好整体疫情防控,员工需每日报备健康情况。如果用 Excel 统计,则需要层层汇总,工作量大。只用协作文档,又很难保证全员都被通知到。

我们在两天时间里开发完成了飞书健康报备应用,全体员工每日自动收到卡片提醒,并在手机上完成报备。在员工报备后由后台进行数据汇总,生成报告。

除了健康报备应用,还可以在飞书工作台上找到更多相关工具,并直接开启使用,无需在不同平台间跳转。

除此之外,为了保持消息畅通,避免造成不必要的恐慌,飞书内置的 RSS 助手可以完成疫情消息实时播报。通过关键字就可以订阅特定城市的疫情消息。

面对这次来势汹涌的新型冠状病毒肺炎疫情,希望我们的实践分享能回答各位对于远程办公的顾虑与疑问。积极探索实践,坚持在家办公,降低疾病风险,保证自己平平安安,就是共克时艰!

愿疫情早日结束,奋斗在一线的工作人员身体健康!

 

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附:在家办公与效率自检 Checklist

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