【高级】深入理解Word里的字号、行距、段距、间距、样式

昨天领导交给我一份文档，让我帮忙修改一下。改完后最后一页只有单独的一行，打印出来不够美观。因此，我缩小了行距，把默认的单倍行距改为了固定值28磅。结果是，整个文档的确少了一页，原来最后一页的单独一行已经因为行距的缩小，而进入了前面的内容。但是，同时发现一个问题：由于文档内有两个表格，表格顶端的边框线条与上面文字段落显得很近，与其他文字的行距明显不同；表格内的文字，也整体偏下靠近表格下边框线条，尤其是表头极为明显，设置文字左右上下居中也不起效果。这两个问题显得整个文档有点不协调，于是想办法解决。

当时由于时间问题，调了几次后无果，最后无奈选择缩小字号，换回单倍行距的办法，以达到美观的目的。虽然也是一种解决方式，但终究是换了字号，如果字号要求固定，还不能完满解决。

今天特意花了些时间，希望了解透彻，解决完全。Word是非常重要的工作工具类软件，但大多数人们应用程度和水平并不算高深。尤其对常用的字号、行距、间距是“熟悉的陌生人”的感觉。

因此，我把今天研究所得整理出来，希望将这三个概念内容作为一个攻坚点，专题形式分享心得经验给大家，希望有所帮助。

转正题：

1.字号

就是字体大小，我们最常用的英文、中文，可以用统一概念的字号来标明大小，但具体视觉大小并不完全相同。因为中文的形体与英文存在差异，上下左右留空等均包含在字体大小内，视觉上便会有所不同。在Word中，统一使用“磅”来计量，英文表示为“pt”。

“磅数制”对字的大小以点（Point）来计量。各个国家对其大小规定不尽相同，欧洲的点制跟美国的点制不同。美国为1pt＝0.35146mm，欧洲为1pt＝0.352778mm，我国为1pt＝0.35mm。Word为美国微软公司的产品，所以是前者。也有其他排版软件，则可能有所不同。

我们常见的一些中文标明的字号，共包含16种：初号、小初、一号、小一、二号、小二、三号、小三、四号、小四、五号、小五、六号、小六、七号、八号。大小递减排列。

然后是阿拉伯数字标明的字号，共包含21种：5、5.5、6.5、7.5、8、9、10、10.5、11、12、14、16、18、22、24、26、28、36、48、72。大小递增排列。

中文标明的字号，本质上也能对应到磅数。这里分享一个快速得到对应磅数的小技巧：Excel里面的字号全部用阿拉伯数字表示，可以将Word中对应字号的字粘贴进Excel中，然后从【字体】工具栏中看到对应的磅数。我整理出来如下：

中文字号	初号	小初	一号	小一	二号	小二	三号	小三	四号	小四	五号	小五	六号	小六	七号	八号
对应阿拉伯数字磅数	42	36	26	24	22	18	16	15	14	12	10.5	9	7.5	6.5	5.5	5

2.行距

从字面意思上就能理解，行距就是行与行之间的距离。用横道的笔记本来想象，就比较好理解：紧邻两条平行横道之间的距离就是行距。我们一般手写字习惯把字写在中间的位置或者紧贴下横道线的位置，会有一定的空白区域留出来。因此，以Word中的字为基准看的话，行距是包含字的垂直长度加一部分空白距离。

在Word中，行距的设置分为6种，包含：单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、固定值、最小值、多倍行距。如下图所示：

从本质上，这六种其实是两种类型。单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、多倍行距，都是“多倍行距”，只是具体倍数的区别；最小值和固定值，都是“固定值”，只是最小值固定为12磅，固定值可以由人为来设置，单位为“磅”。

多倍行距，都可由单倍的行距基础上乘以倍数得到。因此，单倍行距到底是指多少距离？就显得十分重要。而且这的确是很多人都难以搞明白的一个东西。

单倍行距与字号大小相关，不同字号的单倍行距实际距离不同。具体是以一种什么样的方式计算得到，我查阅了很多资料，暂时还没有找到确切的内容。当前，只能给出一个未经我自己亲自验证但读起来感觉相对可靠的结论：大概是字号的1.3倍。

详细分析见知乎文章《Office Word 是如何根据字体的 OS/2 表等信息计算「单倍行距」的？》

3.字号与行距的配合

行距的使用主要与字号一起搭配，目的就是使文档整体美观，易于阅读。

实际工作中，公文文档等大都会规定字体、字号、行距等，形成统一文档要求规范。这些规范，也是某个人根据长期工作实践，形成的比较好的方案，然后固化为规范要求的。

西文的基本行高通常是字号的 1.2 上下，而中文因为字符密实且高度一致，没有西文的上伸部（ascender）和下延部（descender）来创造行间空隙，所以一般行高需要更大，可达到 1.5 至 1.8 倍甚至更大。

如果没有文档格式要求，完全可以根据自己的审美和文档目的来进行设置。

当然，有一些经验可循，这里摘一部分来自知乎的内容以供借鉴：

可读性的把握，不通过大量反复的测试，不通过设计师长久的文字设计经验积累，是很难一蹴而就设计出“黄金数据组合”的。但是，有一些东西还是可以简单来“模仿”的：

1. 一般来说，常规正文的字号，在9pt~12pt为宜，其中，9pt~11pt相对更适合西文，10pt~12pt相对更适合中文；
2. 基于1，如果做版面比较紧张的文字设计，可以适当再缩小0.5~1pt，例如杂志和报纸等；
3. 行高选择为正文的1.6~1.8倍，将会是比较舒服的，如果版面紧张，可以适当缩小的1.2~1.5倍；
4. 基于3，“可以缩小”的情况，一般是指选用了西文的Serif类字体或中文的“宋体类”字体，Sans-serif或“黑体类”的正文字体，不适宜缩小行高，反而需要更多地加大行高；
5. 正文段间距，可以简单地取为一个空行（也就是与行高相等），这是比较常规也比较合适的做法；
6. 为幼儿及老人进行文字设计，可以尽量靠近上述几点数值的“上界”，甚至，可以略超出上界一些；
7. 结合开本和网格，如果页边距相对宽大，则可以适当减小正文内的“间隙”（也就是相对缩小行距及段间距，但一般不建议随意调整字符间距——也就是西文typography里通常说的kerning和tracking），反之则应增大；
8. 在有可能的情况下，做一些实际测试，用自己的眼睛来亲自感受是最佳的——找一台相对清晰的打印机，打印出几组数值组合的文本来，亲自比较一下（有条件的话，可以找该文本的受众来简单测试一下），最快速也最方便。

台灣這裡早些年都用五號字（＝10.5pt），但隨著報紙用新五號字（＝9pt）後，許多書逐漸跟進。當然啦，9pt版面較密，一頁塞得字數多些，現在很少看到拿10.5pt來排的書。不過談到閱讀是否舒適，我認為10.5pt較佳。另外在行距上，則是1.7em為常見的標準。

上面摘引的内容，详细可见知乎原文《多大的「字号」、「行距」和「段距」是最易于阅读的？西文和中文是否有不同的标准和最优值？》

4.段距

段距是段与段的间距。主要可以设置“段前”和“段后”间距，用来调整段落与前后的距离。相对比较容易理解。具体设置在下图所示位置：

可以很明显看到，段距的单位是“行”，也就是说对应的是行距，二者相关联。段距可以用小数表示，用来满足不同的距离要求。

5.间距

间距分“段落间距”和“字间距”两种。第三条已经将段距单独列出来了，因此这里的间距，主要指“字间距”，即一行内，每个字与相邻字左右的距离和上下的距离。我个人很少手动调整间距，一般使用默认设置。具体的设置在下图所示位置：

主要分：标准、加宽、紧缩

磅值(B)调整的是横向距离；磅值(Y)调整的是纵向距离。

6.样式

样式在HTML网页编辑中常用，例如用CSS定义的各种样式。在Word中，其实也存在本质相同的样式。

通过【设计】→【段落间距】→【自定义段落间距..】路径，可以进入样式管理界面。如下图所示：

在样式设置界面，可以点击选择不同的主题样式，并且可以看到各种主题样式中字号、行距、段距、间距等的详细参数情况。具体如下图所示：

后语：
包含Word在内的任何工具使用，都是熟能生巧的过程。如果能深入弄明白Word底层是怎样计算的、运行的，对底层机制了解了，显然是很好的。