自动化办公之excel教程（6）:数据的分析和处理

数据的分析处理：指对表格进行排序，筛选，分类汇总等操作。
文中有大量的图，如果觉得图太小，可以单击图，图会放大。

一.数据清单

1.为数据清单添加记录
2.删除数据清单添加记录
3.在数据清单中查找记录

第一步：原始表格，对数据进行数据分析操作都是在数据选项卡下。

第二步：打开记录单，可以往工作表里添加数据

第三步：单击新建，可以添加数据

第四步：输入好后，点击关闭

记录单里可以点击上一条，下一条进行查找，可以点击删除进行删除

查找功能
第一步：打开记录单，点击条件

第二步：输入查找内容，点击上一条，下一条查看结果

二.数据排序

1.单一条件排序
2.多条件排序
3.按笔画排序
4.自定义排序

1.单一条件排序

第一步：如果我们相对基本工资排序，鼠标单击基本工资的任一单元格

第二步：数据选项卡，点击排序，排序旁边有升序或者降序按钮

结果

2.多条件排序

第一步：数据选项卡，单击排序按钮

第二步：点击添加条件等，可以添加次要条件。

结果

3.按笔画或者拼音排序
第一步：数据选项卡下，点击排序

第二步：单击选项，选择笔画

第三步：对姓名进行笔画排序

结果，结果显示的是先按第一个字的笔画进行排序

4.自定义排序
第一步：在排序里，次序里选择自定义排序

第二步：

第三步:框选要排序的区域，不要把字段框选进来的，结果如下

三.数据筛选

1.自动筛选
2.搜索筛选
3.自定义筛选
4.高级筛选

1.自动筛选
第一步：数据选项卡，点击自动筛选，然后数据的字段会出现下拉箭头

第二步：点击性别下拉，选择男。

结果：会将符合条件的显示，不符合条件的隐藏。

2.搜索筛选

针对表格数据量比较大的时候

第一步：数据选项卡，自动筛选
第二步：选择一个数据自动，直接输入文字
我直接输入硕士

结果：如果采用自动筛选，如果表格数据过多则很难查找想要的内容如硕士。

3.自定义筛选

如图所示，可以进行按照数字，颜色等进行筛选。

4.高级筛选
前面的筛选都是单字段筛选。
这里讲解多字段筛选

第一步：在表格旁边写上筛选条件
如图，我写上了性别，年龄，学历。第一行为字段，下面为条件。如果条件在一行则表示条件之间是与关系，如果不是一行则表示或关系。
图中是与关系

第二步：数据选项卡，高级筛选。如果高级筛选没显示，请使用查找功能。
或者开始选项卡，筛选，高级筛选

第三步;筛选区域为原始表格字段所在列，条件区域为第一步添加的性别年龄学历所在区域。方式可以在原表上显示，可以复制到其他表。

结果：

四.数据的分类汇总

1.建立分级显示
2.创建简单的分类汇总
3.多级分类汇总
4.创建嵌套分类汇总

1.建立分级显示
原始表格如下：

第一步：选中区域 数据选项卡，创建组

我选择的行

结果：左侧出现12，点击-号隐藏，+号显示

因为我前面选择的行所以全部隐藏掉啦

如果选择部分行
隐藏后的数据见下，数据比原先少啦些

单击左侧12能看到不同层次的信息，可以添加更多组，3.

2.创建简单的分类汇总
第一步：框选数据区域加字段，数据选项卡，分类汇总

第二步：参数设置，我分类字段选择产品，汇总方式求和，汇总项单价

结果：

点击左侧123
1

2

3

3.多级分类汇总
在前文基础上，再次框选区域
这次选择不替换当前汇总

结果

取消分类汇总
单击分类汇总，选全部删除

4.创建嵌套分类汇总
嵌套分类汇总指前后两次汇总不是针对同一字段。

示例
第一次汇总：针对销售日期，求和，单价

第二次汇总针对产品，求和，单价

五.数据的合并计算

合并计算可以把多张表合并在一张表中

1.按照位置合并计算
2.按照分类合并计算

1.按照位置合并计算
原始表格，有3张一个样式的销售表如图，和一张季度空表
图中表的位置一一对应

第一步：在季度表里选中一个单元格，数据选项卡，数据选项卡，合并计算

第二步：引用位置分别框选123月的数据，添加进引用位置。因为我们总表已有标签，所有下方镖旗位置首行不用勾

结果：总表数据

2.按照分类合并计算
按照分类合并计算，需要识别字段，各个表的字段位置可以不一样，但是数据字段必须都要一样

各个表如下：

第一步：选中总表区域A2：B7

第二步：单击数据选项卡，合并计算

第三步：选择引用区域 A2：B7

结果

六.条件格式

条件格式，通过条件格式然某些符合条件的数据突出显示出来

1.根据特征设置条件格式
2.内置单元格图形效果
3.自定义条件格式

1.根据特征设置条件格式

第一步：选区域，开始选型卡，条件格式突出显现单元格

第二步：我选择介于

结果：

可以多次设置

Ctil+Z撤销

项目选取规则，将数据中前10项或者高于平均值突出显示出来。

高于平均值结果

2.内置单元格图形效果
条件格式中，数据条，色阶，图标集可以将符合条件的数据进行突出显示

数据条：值越大，数据条长度越长

色阶：

图标集

七.数据的有效性

数据的有效性：可以防止我们将不符合格式的数据录入。有点像数据库中的键约束。
可以设置整数小数类型，序列类型，时间日期类型，长数据信息，设置提示信息。

第一步：选择区域，数据选项卡，数据有效性

第二步：参数设置，允许值设为整数，介于0-30

结果：

设置参数等

自定义有效性

1唯一性

2序列
则输入的数据只能来源于序列，输入其他内容报错

输入信息提示

出错警告

圈示无效数据
有效性一般是数据录入前输入的，如果数据是先录入的，我们可圈示无效数据，把错误数据圈出来。

第一步：已录入数据。
第二步：设置有效性
第三步：圈示错误数据

八.导入外部数据

可以把其他类型的数据导入到表格文件中

可以导入文本文件
导入access文件数据，
导入网页数据

第一步：数据选项卡，导入外部数据

第二步：

其他文链接：
自动化办公之excel教程（1）：工作薄，工作表，单元格基本操作
自动化办公之excel教程（2）：各种数据的输入，自动填充数据，表格操作小技巧
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