电子邮件归档,ECM与SaaS

　　跟很多企业一样,美国白宫也面临着邮件归档问题. 而众厂商们毫不讳言他们可以解决白宫的许多具体问题。电子邮件归档,到底是简单还是复杂? 白宫对于那些还不知道如何归档电子邮件的用户来说也许是一个很好的研究案例。　 

　　在过去的八年中，白宫不断遇到电子邮件维护技术方面的问题，或者说是缺乏维护技术的问题。 白宫以及白宫的首席信息官Theresa Payton仍陷于与华盛顿公民责任与道德组织(The Citizens for Responsibility and Ethics in Washington)和乔治华盛顿大学的国家安全档案馆(the National Security Archive at George Washington University)之间的法律纠纷之中，因为他不能依照信息自由法案(The Freedom of Information Act)的要求提供具体电子邮件文档。

　　情况可能已经迫在眉睫了。美国地方法官John MFacciola在上周发布的法院命令中要求美国总统执行办公室在5月5日星期一之前确认"从2003年3月到2003年10月的所有备份磁带是否得到了妥善保存，如果这些磁带没有进行保存，他们必须说明具体那些天的备份磁带已经不存在了。"

　　现在还不清楚白宫是否能够拿出相关的证据。一系列的证据都说明了这一点，Payton在2月份向众议院某委员会发表的声明指出，白宫的IT专业人士还没有建立有效的电子邮件归档战略，而且在现有管理体制发生变化之前，这种情况还将继续下去。

　　布什入主白宫后不久，总统执行办公室的人员意识到从Lotus Notes转移到Microsoft Exchange可能会破坏那时正在使用的自动档案管理系统(ARMS)所用的归档方法。但是，总统执行办公室的IT人员没有替换旧的系统，而是开始断断续续地将Exchange日志放到不同的办公室服务器上。 据美国国会2008年2月发布的备忘录显示，这种怪异的流程一直从2002年9月持续到2006年10月。

　　即使在采购并完成了一款用户定制的Exchange电子邮件归档系统之后，Payton在2006年8月仍决定不使用它，因为他认为那会引发数据迁移和安全方面的问题。

　　但是在2008年2月，Payton对国会议员们说，总统执行办公室正在用EMC公司提供的一款文件管理系统来归档电子邮件。他说："总统执行办公室现在正在配置Documentum以及用于记录管理的平台扩展产品，这个系统得到了美国国防部的批准，达到了NARA(美国国家档案与记录管理)指导方针的要求，它将满足总统执行办公室在记录管理和归档方面的要求。"

　　但是到目前为止，还不清楚这款新系统将如何或者将于何时投入使用。EMC公司没有对美国总统办公室的计划发表评论。 没有任何一款新系统可以产生已经丢失或者没有存档的电子邮件。

　　白宫的例子说明了许多组织都面临的问题：首先，以有效的方式将电子邮件归档;其次，对归档的电子邮件进行组织管理，让它可以进行搜索;最后，在发生诉讼时，要限制它的使用和转移。果不其然，所有的电子邮件归档系统供应商都表示这些问题是很常见的，几乎每一个组织都会遇到。

　　电子邮件归档服务供应商MessageOne公司营销副总裁D'Arcy说："从技术的角度来说，政府面临的这些问题与大型企业们面临的那些问题是一样的。”D'Arcy还指出：“他们不归档电子邮件与技术原因无关，我们可以解决他们的问题，每月费用还不到1000美元。 那些解决方案中包括硬件、软件、服务和存储器。"（戴尔公司已经完成了对该公司的收购交易，收购价格为1.55亿美元。）

　　另一家供应商C2C公司表示，白宫面临的合规性要求与大型财经服务公司面临的合规性要求是完全一样的。据C2C公司首席执行官Dave Hunt说，要解决这些问题并不难，成本也相对较便宜。 他开玩笑地说："人们还没有意识到，他们只要花很少的钱就可以避免他们的名字出现在新闻报道中。"他说，他的公司推出的ArchiveOne的200个邮箱的成本还不到10000美元。他说："这并不是多大一笔钱，是吗?"

　　各种解决方案并不难找到。如果想购买电子邮件归档解决方案的话，其实是有很多选择的。 象C2C那样的厂商们已经推出了硬件和/或软件形式的解决方案。甲骨文公司最近也进入了这片市场，这标志着大型企业软件供应商也对这个市场产生了兴趣。 此外，戴尔旗下MessageOne、Autonomy Zantaz和其他许多公司也都推出了类似的服务。

　　所有的这些供应商都会谈到避免电子邮件归档发生错误的好处。总的来说，他们一般会谈到以下三个方面：

　　1、自动进行电子邮件归档。 供应商们称，在如今的电子邮件管理中，根本不用通过手工操作来保存电子邮件日志文件。 大部分电子邮件归档产品都可以每天在一个特定时间自动清理电子邮件日志文件。 另外，象Mimosa那样的公司已经开发出有效自动归档信息的其他方法。MessageOne公司声称，其产品可以与Exchange直接集成在一起，这样就可以在信息组织内进行粗略过滤。 Dave Hunt表示："我们可以只把跟总统有关的人的电子邮件进行归档。"

 

　　2、让存储的信息可搜索化。 从归档中获得某个电子邮件信息和/或附件的功能非常重要。这通常需要给具体信息添加某种标记或者数字化"Post-it"标签。 这种标签对于各种用户创建自动保存计划很重要。

　　3、满足诉讼方面的保存要求。 据戴尔旗下MessageOne的Paul D'Arcy称，保留诉讼可能会要求的电子邮件信息的功能与电子邮件归档同样重要。他说，要想实现这一点就必须有效地给信息添加标签和设置政策。 如今的大部分系统都可以按照用户或者特定邮箱的要求满足诉讼保留要求。不管是哪一种方式，问题的关键都在于确保律师提出请求时可以提供完整的证据。

　　厂商们毫不讳言他们可以解决白宫的许多具体问题。例如，Dave Hunt声称C2C公司有一款软件可以在连网服务器上自动追踪.pst文件，然后将它们保存到电子邮件归档系统中，并备份所发现的所有副本。

　　白宫的问题对于那些还不知道如何归档电子邮件来人来说是一个很好的研究案例。起码它可以帮助人们将争论的焦点集中在如何解决日趋增长的电子邮件管理问题上来。

 

　　最近SaaS（软件即服务）计算模式正得到越来越多的关注。通过这种方式，公司不再需要维护服务器和运行数据中心。在一些情况下，这种模式还可以节约公司的IT开支并帮助公司快速地部署新服务。由于这种潜在的好处，SaaS在许多领域开始迅速发展，比如CRM（客户资源管理）市场。不过，在企业内容管理（ECM）领域，客户对SaaS的接受有些慢，尽管有一些厂商正在极力改变这种现状。

　　 ECM系统之所以变得流行是出于两个原因。公司数据正在移动中产生：员工在越来越多的小型设备上产生信息，比如笔记本电脑、上网本和智能手机。信息的形式也越来越多，比如数据库、文本文档、表格、图片和Web内容。

　　此外，越来越多的规制要求公司有效地监视并管理它们的信息。市场调查公司451 Group的高级分析师Kathleen Reidy表示："许多公司被一些问题困扰，比如‘我该保存哪些信息？'和‘我该将信息存储在哪里？'。"ECM产品可以帮助解决这些问题，因为ECM产品可以为公司数据提供集中目录。

　　不过，其中一些ECM产品的根源可以追溯到十年前甚至二十年前，因此这些产品不能轻易地转型为SaaS解决方案。因此，许多知名的ECM提供商还没有拥抱这种模式。不过，一些厂商，比如Hyland Software，SpringCRM和Xythos Software正在向市场推出SaaS解决方案。

　　这些厂商之所以对SaaS感兴趣是出于一系列原因，首要原因当然和钱有关。ECM系统比较昂贵，起步价经常达到10万美元，而且如果系统管理范围很大且复杂性很高的话，价格也经常会突破100万美元。通过SaaS解决方案，采用ECM产品的客户可以避免新部署所带来的前期费用。因此，即使预算比较紧张，这些客户也可能会实施ECM项目。

　　SaaS服务还可以节约公司成本。同购买ECM软件和服务器并维护这些软硬件相比，每月支付费用模式下的总服务成本可能更低。

　　不过，潜在的成本节约是否可以实现还取决于公司部署的系统类型。市场调查公司Gartner Inc.的研究副总裁Mark R. Gilbert指出："如果一家公司部署ECM的复杂性比较低，那么很有可能可以通过SaaS解决方案实现成本节约。但是，如果这家公司需要大量的定制化，那么即使SaaS也不能节约许多成本，因为客户需要为独特功能支付额外费用。"这些额外费用来自于因定制而带来的整合与咨询费用。

　　包括ECM解决方案在内的应用程序正变得越来越复杂，而许多公司受困于如何开发、增强和维护内部知识技能以有效运行不同系统。比起公司内部员工，SaaS提供商可能更加熟悉典型的部署与维护问题，并可以更快地实施必要的修改或寻找到更有创新性的解决方式。

　　SaaS宣称这种解决方案可以帮助客户减少人工。使用SaaS的公司可以让员工从维护任务中摆脱出来，从而从事更加重要的工作。在一些情况下，由于SaaS厂商就可以维护ECM系统，公司客户可以减少必要的员工人数或避免增加员工。

　　不过，这种服务方式也有潜在的不利因素。客户担心失去对自己信息的控制权。公司信息的控制权在这种模式下被转移给第三方。

　　一些公司可能对这种变化感到不舒服。Gartner的Gilbert表示："大型公司经常不愿意采用SaaS解决方案，因为它们担心失去对公司数据的控制权。因此，中小型公司往往是SaaS提供商的目标客户。"

　　不过，还有新的安全问题。当信息不再位于自己的数据中心，不再拥有自己的防火墙和其他安全系统的保护时，维持适当的安全检查变得更加困难。客户现在需要寻找一个可以让SaaS提供商进来但限制其他外部人员访问的方式。此外，客户还必须相信SaaS厂商已经采取了足够的安全检查措施来确保其数据中心是安全的。

　　由于SaaS解决方案相对来说还是新事物，最佳实践才刚开始摸索，因此如何确保这些服务是安全的仍然是一个正在进行中的课题。此外，目前还不清楚SaaS方式是否能满足越来越多的政府规制的要求，比如萨班斯法案。

　　由于所存储的数据的重要性，SaaS解决方案在ECM领域的进展比其他软件部门要慢。不过，随着SaaS解决方案的成熟以及普及率的提高，它们在ECM领域的影响力预计将增强。