高校学生工作信息系统研究

高校学生工作信息系统研究

李文明(江苏工业学院)

[摘 要] 高校学生工作信息化建设是高等教育理论、信息技术、计算机网络及数据库技术在高校学生教育管理工作中的综合应用。本文通过对高校学生工作信息化建设的现状分析、总体设计、难点分析、内容和实施的研究，希求建立高效务实的学生工作信息化系统。

[关键词] 高等教育；学生工作；信息化

Informatization research of University Student Affairs

[abstract] This paper researches the current analysis, general design, difficuities analysis, content and implement of the informtizition constructure of University Student Affairs. We hope to set up a pragmatic management information system for undergraduates with high efficient.

一、   高校学生工作信息化建设的现状分析

    随着信息技术的发展，高校信息化建设的不断深入，高校学生工作信息化建设作为高校信息化建设的重要组成部分，必将在高校教育管理中发挥越来越重要的作用。高校学生工作信息化建设是高等教育理论、信息技术、计算机网络及数据库技术在高校学生教育管理工作中的综合应用。从发展现状来看，许多高校已致力于这方面的研究，相继建成了一批与学生教育管理相关的思想政治教育网站和各类管理软件。但其整体发展状况及发展水平与高校信息化建设的整体水平相比，明显滞后于高校内部其它一些相关系统，如教学、教务、财务、图书馆、后勤服务等系统。

     近年来，高校招生规模不断扩大，学生人数不断增加，按照原先的管理方式，已明显出现信息传递与勾通的不顺畅、不实时。主要表现在学生工作队伍内部的信息传递不畅，学生与老师之间的信息勾通不畅，学工系统与其它部门之间的交流不畅，这些问题都成为影响高校学生工作效率的主要障碍。只有通过进一步加强高校学生工作信息化的研究，建立高效的学生工作信息系统，才有助于解决以上问题。

    学生是高校特别是教学型高校的中心，作为直接为学生提供服务的学生工作系统，信息化建设明显滞后于其它部门，与高校以学生为本的理念极不协调。通过高校学生工作信息化的研究，建立高效的学生工作信息系统，有助于协调各种关系，加强信息传递与勾通；有助于规范学工队伍的各种管理行为，提升学工队伍服务育人的意识；有利于高校信息化建设的整体协调发展。本文拟在通过对高校学生工作信息化建设的总体设计、难点分析、内容和实施研究，希求建立高效的学生工作信息系统。

二、   高校学生工作信息化建设的核心及难点分析

    高校学生工作纷繁复杂，汲及到的事务与部门繁多，注定了高校学生工作信息化建设的难度较大。学生工作系统内外的组织结构图如图一所示，从图中可以看到，学生工作系统内由学工处、团委及各院系、学生班级组成，系统外涉及的部门有财务、教务、组织、后勤、保卫等其它职能部门。由此可见，学生工作信息化建设与教学、教务、后勤、图书管理等系统相比，系统内外的关系要复杂的多。这些复杂关系对学生工作信息系统的建立，信息系统在使用过程中的数据采集，都带来了较大的困难。

 

    学生工作系统的事务处理繁杂，其主要业务如图二所示，包含了学生基本信息的维护、学生综合测评、奖学金的评定、学生奖惩、学生勤贷、学生日常教育与管理、毕业生工作等诸多事务。其中学生综合测评涉及的部门面最广，需要由教务部门提供选课情况及考试成绩，需要由团委、后勤、保卫等部门提供相关的日常管理的信息。学生勤贷需要和财务部门交换数据，党建需要和组织部、团委等发生关系。另外，学生日常管理更加需要和学校多个部门之间进行信息交换。目前许多高校都已建成财务、教务、后勤等信息管理系统，学生工作信息系统与这些系统之间的数据交换，也是较难解决的技术问题。

    美国管理与信息技术专家詹姆斯·马丁提出的建立集成化信息系统的方法论——信息工程的一条基本原理是信息系统以数据为中心，而不是事务处理过程。数据是稳定的，而事务处理是多变的。威廉·德雷尔有句名言:“没有卓越的数据管理，就没有成功高效的数据处理，更建立不起整个企业的计算机信息系统”。由图二很容易看出，在学生工作整个信息处理过程中，学生档案信息处在了中心位置，因此，我们认为可以把EA，即学生电子档案(E-Archives)作为高校学生工作信息系统的核心。这一理念的建立有助于理清思路，从而可以进一步对高校学生工作信息化建设进行总体设计。

 

三、   高校学生工作信息化建设的总体设计

    高校学生工作信息化建设的总体设计应该以EA为核心，以学生工作工作流为支撑，以各种业务服务为前台界面，实现学生工作全面协调的信息化管理。学生工作信息系统的后台数据包含了EA及相关数据，数据结构的设计合理、统一、完整是学生工作信息系统的核心。工作流即各种业务处理流程，可以通过工作流的优化设计，规范学生工作的全过程。法约尔早就提出过“管理能力可以通过教育来获得”的思想，学生工作信息化建设的过程，也是优化组织结构，规范和提高学生工作人员管理能力和管理水平的过程。

    高校学生工作信息化建设的设计过程中，应该遵循一些原则。①代码设计的标准化。目前在实际工作过程中，大部分编码都有国家标准或行业标准，例如GB2260-80是中华人民共和国行政区划代码，国家有标准的应该按标准严格执行，暂时没有标准的，也应该做到设计合理。②接口的开放化。输入接口的设计除了在本系统中要方便数据采集和维护，还应该能够很方便的从其它已存在的系统，如教务、财务系统中导入数据。输出接口设计应该通过生成一些标准化的数据，以供其它外界系统共享和使用。③功能的模块化。事务处理的多变性决定了系统功能必须模块化，在业务处理发生变化时，可以方便的修改或增加相应的功能模块。

    高校学生工作信息系统的软件体系结构，可以采用C/S和B/S混合结构。目前，国内的许多高校都存在多校区办学的状况，高校校学生工作信息化建设应该是完全基于Internet平台的。B/S结构的软件俗称为瘦客户软件，全部程序和数据都放置在服务器端。C/S结构的软件俗称为胖客户软件，主要数据运行在服务器端，主要程序运行在客户端。由于学生工作信息系统较为复杂，宜采用多层混合的软件体系结构，以充分发挥B/S和C/S体系结构软件的优势。对于学生思想教育、数据查询可采用B/S的结构，对于大量的日常管理工作，由于数据采集和维护的工作量很大，宜采用C/S结构。图三给出了学生工作信息系统的软件体系结构，作为参考。

    高校学生工作信息系统是一个多用户操作的软件系统，学工人员、学生、职能部门的操作需求都不一样。学工人员中班级、院系、学生工作处的操作需求也不尽相同，各职能部门如教务、组织等的操作需求也不尽相同。设计过程中应充分考虑不同用户的使用要求，合理分配操作权限。

 

四、   高校学生工作信息化建设的内容研究

    高校学生工作虽然事务繁杂，但总的可以分为两类，一类是教育活动，一类是管理活动。作为学生工作信息化建设也应该实现教育和管理这两方面的功能。其功能可以分别在B/S和C/S模式下实现，其总体功能结构如图四所示。

    适宜放置在Browser端的内容应该是：①用户数量很大，例如学生、用人单位等，采用B/S的方式，避免了用户安装客户端软件，方便用户操作；②查询为主及维护较少的内容。具体内容包括学生思想道德教育（包括思想、道德、心理教育，公告、通知、新闻等信息的发布与查询等）、学生工作制度查询、师生信息交流平台（应该是老师、学生、家长、用人单位多方交流的平台）、学生基本信息查询、学生综合测评查询、学生党建信息查询、学生奖惩勤贷信息查询、毕业生就业管理平台（应包括毕业生、招聘、用人单位等信息的发布与查询）等。

    适宜放置在Client端的内容应该是：①用户相对稳定，例如学工人员、相关的职能部门等。②需要进行大量数据维护的内容。具体内容包括学生工作办公自动化（OA）系统（应满足公文收发、流转、签发、归档等群组化办公需求）、学生日常管理信息维护、学生基本信息维护、学生综合测评维护、学生党建信息维护、学生奖惩勤贷信息维护、毕业生就业信息维护、学生工作考核与评价体系等。其中学生日常管理信息维护，事务分类复杂，软件设计应具有较高的开放性，理论上应实现无穷多分类事务的管理，并应该能够与学生综合测评体系联系在一起。

    特别要注意的是，不管是放置在Browser端还是放置在Client端的内容，都是学生工作信息系统的组成部分，两者应使用共同的后台数据库，千万不能相互独立。

 

五、   高校学生工作信息化建设的实施

    目前高校学生工作信息系统的商业化软件还非常少见，或者在功能上与高校实际需求有明显差距。高校本身应根据自身的特点和实际需求情况自主研究开发，或联合研究开发，如果有满足自身需求的通用软件，应予优先考虑。实施过程包含了系统研究开发和使用运行。在实施过程中应着重注意以下几个方面的问题。

    ①领导重视是学生工作信息化建设成败的关键。只有领导重视才能保证组建一支研究开发的队伍，才能有资金保障，实施时才能统一步调、有效调度。

    ②适用性与先进性的结合是学生工作信息化建设的原则。实施过程中要充分考虑自身的实际需求，以适用、高效为目标，可以统一规划、设计，分步实施，切忌好高骛远。同时也要考虑系统的先进性，在这一点上技术是关键。

    ③系统实施应和学生工作规范化管理紧密结合。管理信息系统实施的过程也是组织结构优化，管理规范化、高效化的过程，学生工作逐步走上现代化的管理之路才是高校学生工作信息化建设的目标。

    ④系统运行使用后，应统一步署，按步实施，防止出现建而不用的状况。形式是为内容服务的，内容才是根本。系统的建成运行是开始，实际使用后的大量数据的维护才是重点。

 

 

参考文献

[1] 国家档案局令(第6号), 电子公文归档管理暂行办法,[S]·2003.

[2] 詹姆斯·马丁,信息工程与总体数据规划, 高复先等编译,人民交通出版社,1989.

[3] 耿骞等,信息系统分析与设计,高等教育出版社,2003.

[4] 薛四新等,论信息化时代的高校电子档案管理, 云南档案,2003(6).