高效工作

目录

一、何为PDCA？

二、理解PDCA

2.1 计划阶段

2.1.1 找出差距，制定计划

2.1.2 因式分解，提高假说精度

2.2 实施阶段

2.2.1 坚韧不拔的“行动力”

2.2.2 为实现高效运行的“时间管理”

2.3 验证阶段

2.4 调整阶段

三、PDCA工具

四、高效工作

4.1、PLAN

4.2 DO

4.3 CHECK

4.4 ADJUST

五、结语

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最近有幸拜读了涛哥推荐的《高效PDCA工作术》，遂将PDCA的精髓进行一番总结。

一、何为PDCA？

PDCA工作术概览

 

1. 计划：制定目标-->发现课题-->制定课题的解决方案

2. 实施：根据课题解决方案制定行动措施-->具体任务

3. 验证：随时对实施情况进行验证和调整，根据情况还要对计划做出适当修正；用客观的眼光提出一些问题

4. 调整：根据验证结果提出调整方案，并转入到下一个PDCA循环。

【调整方案】

• 对总体目标的调整——在收集信息以及对现状验证的基础之上，其结果导致改变目标所指的方向，或者推迟目标达成的日期

• 对实施计划的大幅调整——以往不曾显现的课题浮出水面，以致于不得不大幅调整现在的实施计划

• 对解决方案以及具体措施的调整——处于实施阶段上的细微调整

• 不需要调整

二、理解PDCA

2.1 计划阶段

2.1.1 找出差距，制定计划

量化目标管理——设定KGI（Key Goal Indicator）

• 设定目标的截止日期

• 目标的量化管理（将设定的目标以数字的形式明确固定）

• 尽可能将目标具体化

找出目标一现状之间的差距

• 用同一标准对现状进行量化分析，进而找出目标与现状之间的差距

制定课题、提出课题解决方案

• 如果是个人运转PDCA，建议就下列事项内容一边向自己提出问题，一边在纸上写出自己想法

  “面对目标，自己应该做出哪些努力”

  “按照目前的做法，仍存在着哪些不足？”

  “为了加快PDCA运转速度，目前自己还有哪些长处没有发挥出来”

  “是否需要采取对策，用了防范可能出现的风险？”

  “周围已经取得成果的人，他们曾经做出过哪些努力？”

• 如果是团队运转PDCA，最好将代表大家共同智慧的课题写在便条纸上，张贴在房间四周的墙壁上。

将课题按照优先顺序排序，锁定三个主要课题。

• 排序遵循的三个标准：整体影响、所需时间、能否轻松参与

• 锁定三个重要课题，以下推荐的课题选择要领

  至少选择一个效果最佳的课题

  选择一个即使效果不明显但在短时间内可以实现的课题

  同等水平的课题并列，则以是否能够轻松参与为标准进行选择

课题的KPI指标化

• 和目标的定量化一样，它是在验证阶段客观地把握课题进度状态的指标，也可认为是接近总体目标的“子目标”

• 如果有多个课题制定出了多个KP指标，必须要从中挑选出一个“最重要的KPI指标”。之所以要选出这个“最重要的KPI指标”，是因为只要这个最重要的KPI指标完成的那一瞬间，总体目标便可以大大向前推进。

制定解决方案，达成KPI指标

• 每一个KPI指标至少需要有一个解决方案

• 有时对解决方案没有足够的信心，也应及时实施和及时验证，从而控制风险防止进一步千万致命伤害

将解决方案按照优先顺序排序

• 对于“最重要的KPI指标”，至少需要保留一个或两个以上的解决方案

• 对于除此以外的其它KPI指标，在整体效果优先的前提下，保留一个解决方案

• 短时间内可以解决的方案，及时对整体效果影响不大，也应当予以保留

将计划可视化

• 建议把KPI指标写在纸上，贴在四周显眼的位置

• 建立一个精神集中的外部环境，在PDCA循环中所起的作用同样不可小觑。就好比“流星理论”、“电梯游说”

2.1.2 因式分解，提高假说精度

将课题抽象化之后分解

• 将主题置于逻辑树的顶端进行因式分解

• 在分解的过程中，如果发现了重大课题，因当将这一课题另行设置为主题，并为此重新建立一颗逻辑树

深度挖掘，追究原因五次

• 对于有可能成为课题的事项，在使用逻辑树进行分解时，深入挖掘的深度至少是5个层次

• 逻辑树中存在着两种树形，一种WHY形，一种HOW形。分析问题原因时使用WHY形，寻求解决方案时使用HOW形

第一层次彻底贯彻MECE原则

• MECE原则——面对一个重大课题，能够做到不重叠、不遗漏地分类。

• 如果逻辑树的每一层都遵循MECE原则，势必会占用大量的时间与精力。因此强烈建议在逻辑树第一层分解主题时彻底贯彻MECE原则

如果举棋不定，就按“流程分解”

• 在解决难题时，最简单有效的方法是按照事务的流程对事务进行分解

• 如果面临的事务是一个全新的领域，那么必须要请教前辈或者阅读书籍

• 如果还不知道怎么分解，则可能浏览主题相关书籍的目录

解决课题按照“质X量”分解

• 到了逻辑树的第二层、第三层甚至更深层次，不可能继续按照事务的流程分解。按照MECE分类的窍门，这个时候可以使用“质X量”的分解方法

• 尽管按照事务的流程分解，最终还是要归结到“质X量”的分解上，而“质”必然会表示为“率”的概念

力争所有内容都落实到方字上

• 为提高因式分解的水平，使之运用起来得心应手，那就得力争把所有内容都落实到文字上

• 无论形式怎样，只要脑子里想到的，应该立刻简明扼要地记录在纸上。简单的文字记录，可以使陷入无限轮回的思维得到解脱

利用思维导图提升思维能力

• 做笔记是为了得到新的发现，使用用思维导图也是为了得到新的发现，同时又对思维进行了梳理。

2.2 实施阶段

2.2.1 坚韧不拔的“行动力”

将解决方案转换为行动措施“DO”

• 根据计划阶段提出的解决方案，制定出切实可行的行动措施“DO”。行动措施分为终了型与持续型

将行动措施“DO”排列出优先顺序，确定重点

• 如果一个解决方案存在多个行动措施，应按照整体效果、所需时间、轻松参与三个指标排列出优先顺序，找出重点行动措施

• 对于所需时间，终了型行动措施可以根据相应行动措施进行估算；对于持续型运行措施，可以忽略不计

行动措施“DO”的量化（设定KDI）

• KDI——在验证阶段，对解决方案是否按照计划顺利实施的客观评价标准。KDI用以对行动措施“DO”量化

• 面对规模较大的目标，需要制定“周期行动目标”；持续行动措施能够更有效地根据“周期行动目标”进行跟踪；这里通常会用到一个工具“持续改进记录表”

将行动措施“DO”落实为具体任务“TODO”

• 将行动措施落实为具体任务，就是将行动措施分解，这样实施起来不至于迷失方向；其中首要的一点便是设置具体任务的日期期限

• 将日程记录到笔记本当中

• 对于即是持续型又是定性的内容，遇到这种情况，应当发挥“持续改进记录表”的巨大威力

确认落实的同时逐步推进具体任务

• 每天至少确认一次落实情况

• 我们的目标明确，行动果断，这更激发每个人的热情，让我们的事业不断迈向新的高度

2.2.2 为实现高效运行的“时间管理”

心理心上，人对外界的感知分为三上区域：舒适区、学习区、恐慌区。无论对于个人还是企业，理想状态是保持“适度紧张”，以维持整体状态始终处于学习区域

时间管理三大原则：割舍、替换、压缩

• 盘点已有行动措施，确定“割舍”

• 利用表重要及紧迫程度的“时间管理矩阵图”决定“替换”

• 重点审视日常业务以“压缩时间”

2.3 验证阶段

确认KGI指标的达成率

• 有关的KGI指标，每月都要进行一次正式的有效验证

确认KPI指标的达成率

• 目的是掌握成果的达成率

• 明确了解课题的进展情况，对实施结果进行反思

确认KDI指标的达成率

• KDI是显示“任务是否按计划落实”的指标，其表现形式为“行动目标”的达成率

• 具体任务的落实情况每天确认，随时调整

查明失败的原因

• 反复提出各种“质疑”，在此基础上对课题进行有序梳理

分析成功的经验

• 成果的取得并非总是纠正错误的结果，多数情况下，施展才华为整体局势带来的正面效应应会更加显著

2.4 调整阶段

根据验证结果提出调整方案

• 对总体目标进行调整

• 大幅度修改计划

• 对解决方案、行动措施以及具体任务进行调整

• 不需要进行调整

将调整方案排列出优先顺序，集中优势各个击破

连接下一轮PDCA循环

• PDCA的意义在于连续运转。调整阶段一方面决定改善方案和拓展方案的思维理念，另一方面也起着PDCA各个环节之间“承上启下”的作用

三、PDCA工具

• 时间盘点表

• 高效运行管理表

• 启示录

• 持续改进记录表

• 十分钟PDCA体验表

四、高效工作

4.1、PLAN

1. 找出现状与目标的差距，将此差距按照逻辑树进行分解。逻辑树的第一层严格按照MECE原则（不重叠、不遗漏地分类），第一层以后的所有层按照“质X量”分解

2. 针对步骤1逻辑树的叶子节点调研解决方案，每一个叶子节点至少一个解决方案；每个KPI指标至少一个解决方案，并设定KGI

3. 对步骤2中的解决方案按照整体影响、所需时间、能否轻松参与三个标准进行排序，并选出三个最重要的课题

4. 对排序好的解决方案做时间规划，给出每个解决方案的时间截止点

5. 将KPI可视化，放到显眼的位置；

4.2 DO

1. 根据PLAN阶段梳理出来的解决方案分解制定行动措施，并使用KDI进行目标量化

2. 根据行动措施制定出具体的任务并实施任务

3. 每天至少一次定时检查任务进展

4.3 CHECK

1. 确认KDI达成率，每天检查一次，可视进度对具体任务做相应地调整；

2. 周期性地进行KGI指标的验证，周期可视整体项目周期而定，比如一周、一月等；

3. 确认KPI指标达成率，检查课题的进展情况，以便实时做出相应的调整；

4. 查明课题失败的原因、分析课题成功的经验，并总结输出文档，并将经验应用于此后的PDCA循环；

4.4 ADJUST

1. 根据验证阶段的验证结果对目标、解决方案、计划做出相应的调整；

2. 决定改善方案，确认需要改善的主题，并产生子PDCA；

五、结语

PDCA高效率工作一门方法论技术，已经被很多成功的企业使用。

PDCA乍一看其实挺简单，但要真正掌握PDCA的精髓，还需要自己不断的使用PDCA实践。