NetSuite 固定资产模块心得体会

最近在项目上需要重启固定资产模块，因此根据这次的全程体验写下了一些操作过程中的实际问题及解决方法，也有一些防坑指南供大家参考，也欢迎大家加以指正与补充。

资产提议操作相关

Manage Asset Proposals管理固定资产页面上Reject Proposal拒绝按钮点击之后会发生什么？

在管理固定资产提议界面，有“生成资产”与“拒绝提议”两个按钮，“生成资产”就不说了，正常操作，但是“拒绝提议”的Reject按钮点击之后你会发现在页面上你勾选的Proposal记录就消失了，那它去了哪里呢？怎么找回来呢？

其实这背后与一个Saved Search相关，大家可以根据User Guide的指导更改一个很简单的原生Saved Search，通过Proposal Status这个字段定位到被拒绝掉的提议，然后找到对应Proposal记录，在编辑状态下将Proposal Status字段由Rejected改为New即可。

上图为Reject Proposal Saved Search的运行结果，可以看到目前有两条之前被拒绝的提议记录；

进入具体的记录界面，更改Proposal Status字段为New，该提议记录将重新回到“管理资产提议”的页面。

Transaction的Item行数与管理资产提议行数的关系

例如，当我们在Vendor Bill，JE或者其他可以用于资产提议的Transactions上创建两行Item Lines时，在“管理资产提议”的界面就会有两行提议记录，后续将会生成两个对应的固定资产。

其它注意点

管理资产提议时虽然可以点击Edit编辑提议上的信息，但是在资产提议页面上是无法更改资产Name的，所有从提议生成的固定资产的Name和Description都是Auto Generated Asset，需要用户在生成资产后手动更改其Name与Description。

另外需要注意的是，资产卡片上的信息在提议时均可做更改，但一旦生成资产，则Location/Department/Class/Subsidiary/Asset Type都不可以再做改动，这五个信息如果后续需要改动，都需要使用标准的Asset Transfer的功能操作。

资产卡片相关

Depreciation Active的True与False的选择

固定资产卡片General Subtab中有很多参数信息，有一个是Depreciation Active折旧活动，这个参数在Asset Type上也是存在的，正常情况大多会维护为True，表示参与折旧中。刚好项目中客户提到一个应用场景是如何在固定资产实际使用时间时才开始折旧，并不是在刚购买回来的月份就参与当月折旧？

其实这个问题的解决方法是生成资产卡片后，将这个资产卡片的Depreciation Active设置为False，这样在每个月跑折旧活动的时候对应资产就再不参与折旧当月了，等到真正使用时添加对应的折旧开始日期，点击Precompute Value运行折旧计划表，当然不运行折旧计划表也不要紧，最后将该参数调整为True就可以了。

另外，在资产正常自然折旧完毕，Asset Status会变为Fully Depreciated，对应Depreciation Active还是True，并不会自动变为False。否则在后续Disposal时，是没有办法对该资产进行Disposal的，而资产状态改变为Disposed之后，该参数会自动变为False。

Revision Rules的不同选择

Revision Rules这个参数与资产重估相关，但因为在资产卡片上有参数设置，所以就放在这里先说。它对应有两个选择：Current Period与Remaining Life，两者不同定义了资产重估后产生的折旧差异是放在当期还是未来，前者对当期有影响，后者为对当期不产生影响。选择Current Period会比Remaining Life在当期多产生一笔累计折旧与折旧的日记账，Remaining Life则没有。

举个例子来看：已知一资产原值为200，每期折50，分4次折旧完成。目前已经折了一个期间，所以累计折旧为50，账面净值为150。另外，本月发生减值30，因此重估后Current Cost为170。

以下为两种方式的计算结果：

Current Period

（170-0）/4=42.5，因此未来每期折旧额为42.5

Remaining Life

由于（170-0）/4=42.5，未来每期折旧额计算为42.5，由于第一期为50，因此最后一期被调整为35。假设重估后，要求未来期间每一期的折旧金额平均相等，则需要调整折旧规则为Straight Line Remaining（重估时也可以调整），该折旧规则在重估后每一期的折旧金额保持完全一致，在此案例中调整后为每期等于40。

因此我们知道，两种规则下的总折旧额是一样的，另外Straight Line Remaining下对应的折旧额也是相等的，只是这几种方式对应的未来折旧计划每一期的折旧额会有所不同，需要注意。

资产折旧操作相关

Precompute Depreciation Value按钮与折旧计划表的关系

Precompute Depreciation Values按钮路径：Fixed Asset——Setup——System Setup

1.通过CSV导入资产卡片的资产不会自动生成折旧计划，因此导入数据后点击该按钮才能够生成折旧计划，当然不点击该按钮也不影响其正常折旧操作，用户可根据实际选择点或不点；

2.资产重估操作会把先前没有产生日记账的预测值全部删除，但并不会生成新的折旧计划表，因此资产重估后一定要点击该按钮，才能生成新的折旧计划表；

3.填写或修改折旧开始日期后，也需要点击Precompute来更新折旧计划，系统不会自动更新折旧计划表。

如果用户折旧错误，比如误折旧了未来期间怎么办？

如果用户在11月份处理10月份数据的时候，不小心操作为了11月当期的数据，这个时候如果用户不介意多跑的这一笔折旧JE，则无需处理，这样系统中将产生一笔10/31以及11/30 共两笔日记账，下个月如果有新增的资产，则需要再跑折旧来补充新增资产的折旧额。当然如果介意的情况下，可以将11月份折旧错误的日记账先删除，但是需要注意的是，删除后11月的JE后资产卡片上的信息并不会发生改变，即使我们把10月份的日记账也一并删除了，再跑一遍10月份的折旧活动，资产卡片上累计折旧与账面价值，上一次折旧日期/金额/期间也不会发生任何变化，依旧会停留在11月份的数值，意思是这些信息并不会随着折旧的数据变动而更新，但是Asset Register的报告是正确的，对于总账其实并没有错误的影响。

因此，解决办法就是手动更新资产卡片上的数字（账面价值，上一次折旧日期/金额/期间），可在跑折旧前将数字恢复至9月底数字，跑完10月折旧后更新至10月的数字，或者是在不删除10月折旧JE的前提下将卡片更新至10月折旧后的数字。

数据导入相关

原值

有一个常识性的点需要注意，固定资产的原值在进NetSuite时要和客户数据/Balance Sheet保持完全一致，因为NetSuite数据一般都是按照保留两位小数计算的，如果客户提供的数据超出了两位小数，则需要调整。当然账面净值等数据最好全部保留两位小数，这样可尽量避免产生差异。

折旧历史

这一点是我师父强调了N多次的，导入数据时除了资产卡片需要导入，配套的折旧历史也是需要导入的，否则跑出来的报告将会是错误的报告。

其他部分

总账部分Journal与固定资产模块的Journal Entry的关系

NetSuite中为了实现总账会计与固定资产会计的权限分离，在固定资产模块单独设置了一些自定义的Transaction记录，这样当我们在系统中折旧/重估/处置/转移所产生的Journal Entry则可以在固定资产模块中查看，与总账模块的Journal查看路径不同。

启用时按照Fixed Asset——Setup——System Setup，找到Use Custom Journals参数进行勾选

不同Entry显示路径

举例：Depreciation Entries列表

图片中上框为固定资产模块Journal Entry显示名称，下框为总账Journal名称

在General Ledger中Type字段显示也会有所不同

Non-Inventory Item for Purchase/Sale/Resale对应维护的科目

从Transactions上提议资产时，会link对应的Vendor Bill，JE等不同的Transaction，此时需要先创建Non-Inventory Item for Purchase，将它的Expense Account维护为资产科目，这样后续在提议时系统才能够抓到对应Type的对应资产进行提议。

同样在处置销售固定资产时，我们需要创建Non-Inventory Item for Sale/Resale，将Income Account维护为收入科目，后续会与销售生成的Invoice挂钩；

Invoice GL Impact如下：

	Account
Dr	Accounts Receivable
Cr	Income Account

Disposal GL Impact如下：

	Account
Dr	Disposal Cost Account
Cr	Asset Account

资产重估价值增加

资产重估后价值增加的情况极少，但是如果遇到的话，则点击Calculate，将重估界面Write-Down Amount处的数字维护为负数即可。

旧的固定资产及相关记录太多不想删除或者不能删除如何做？

这种情况在全新启用固定资产模块时并不会遇到，但如果是之前用了但是后面需要重启该模块，就会有许多杂旧数据，如果在不删除这些旧数据的情况下，我们所采用的方法就是将这些旧的资产数据使用CSV全部更新Inactive掉，可以在Asset Description处写清楚Inactive的原因代替Memo，Inactive后跑每个月的固定资产报表时就不会有相应的数据产生。这里需要特别强调，在Inactive资产时，一定要将Depreciation Active调整为False，导入。然后点击Reset Asset Value，将折旧计划表上的折旧计划删除更新，否则一些之前没有折旧完成的旧资产即使被Inactive也依旧会跟着折旧计划表继续进行折旧。请注意，一定要将当前折旧期间和未来折旧期间的折旧计划记录拿掉，否则后续会继续参与折旧。

以下是帮助中关于“为什么一些Inactive掉的资产还是会参与折旧”的问题以及解决方法，大家可做参考。

当然如果数据记录比较少，也没有连带的总账数据，那就可以使用标准Delete Assets功能直接将其删除，Delete Asset也可以使用CSV进行导入。

其他需要补充的是，由于固定资产的Bundle是写死的，所以对于编号是不可以自己加前缀或者重设的。所以我们Inactive掉以前不用的数据后，新的资产编号不会从FAM000001开始，会接着之前Inactive的最后一个编码顺序添加。如果企业需要用号码追踪固定资产进行管理，可以参考维护到Asset Serial Number的位置。

关于整体的数据从沙盒进正式环境的流程，目前我个人的操作步骤总结如下：

1.确保Asset Type及其相关参数/Account均已正确设置；

2.根据模版整理好固定资产卡片数据（New/Fully Depreciated/Mid-Life），原值与累计折旧值需要与Balance Sheet核对保持一致，保留两位小数；

3.根据模版整理好固定资产折旧历史数据（DHR）；

4.找出其中不同类型的几条数据在沙盒中先做导入测试，如果导入报错则根据Response调整；

5.在沙盒中导入全部资产卡片和折旧历史数据，如果导入报错则根据Response进行调整；

6.生成Asset Register报告，将报告中的原值/累计折旧/账面净值与客户原始Excel/Balance Sheet进行核对，如有问题可以VLOOKUP匹配数据确认是不是自己导入数据有错误，有错误的话可以进行调整；

7.可在沙盒中跑一笔折旧，假设我们在10月导入的是累计到9月的数值，可以跑一笔10月的折旧，看是否可以和9月单独一个月的数据匹配上，根据具体问题再看，注意9月完全折旧完成的。

8.将数据导入至正式环境中，拉出Asset Register核对各类型资产“原值”/累计折旧/账面净值的Total数据，如Total有问题，则对单独资产再做匹配及调整，保证和Balance Sheet数据完全匹配。

其实固定资产部分的工作有财务处理的逻辑但也有很多琐碎之处，所以感谢在整个过程中Christina与Rick的指导、帮助与补充，目前我们在实践中所遇到的问题及方法都在上面总结了，如有补充，欢迎大家继续交流呀～～