NetSuite 隐藏功能之Memorized Transactions记忆交易

本周功课结束，想说说Memorized Transactions这个有时会被忽略的功能，顾名思义，记忆交易就是可以将一个原始的Transaction在创建后进行“记忆”，以保证后续可以在固定日期（周期性日期或者自定义日期）产生“被记忆的交易”的哥哥姐姐弟弟妹妹们。

结合我们所遇到的实际场景，客户有时会用来记忆每月固定产生的日记账，有时会用来记忆特定客户每月产生的发票，当然也有其他不同的应用场景。

这里，我们以日记账为例，假如先创建一笔2024/05/25的一笔日记账：

在“编辑”状态下的“操作”按钮中点击“记忆”，界面跳转：

界面跳转至对应“记忆事务处理”页面：

 名称

即该记忆事务处理的名称，并不会影响原始的事务处理涉及到的供应商/客户等名称，正常命名即可；

事务处理类型

自动带出，无法编辑更改，帮助上列出了下面的事务处理类型：

操作

该部分3项中选择其中1项，如果要创建将用作模板但不会创建任何实际事务的事务处理，请选择“仅模板”。选择“仅模版”后下方的“周期性”子标签的内容都将为灰色，不被允许填写；

如果希望在该交易到期时得到提醒，但并没有任何实际的事务处理，请选择“提醒”，以便在保存之前查看和编辑它；

如果希望此交易自动过账，请选择“自动”；（可根据实际情况，一般情况下会选择“自动”）

非活动

勾选非活动后将不再创建相应的事务处理；

覆盖事务处理日期

如果不希望交易在创建日期生成，可选中“覆盖交易日期”框。那么我们必须完成下列参数的填写：

在“周期”子选项卡的“下个日期”字段中，输入要生成交易的下一日期。如果没有输入下个日期，交易将不会自动过账。在“下个日期”旁边的“下次事务处理日期”字段中，输入要过账交易的日期。

按照系统中给到的标准例子，今天的日期是7/15。您希望第一笔交易在7/16生成，并在7/20过账。选中“覆盖交易日期”框，然后在“下个日期”字段中输入7/16，在“下个日期”旁边的“下次事务处理日期”字段中输入7/20，即可达到我们的需求。（可根据实际情况，一般情况下不进行勾选）

允许在锁定的期间过账

选中“允许在锁定期间过账”框，使交易记录能够过账到交易记录被锁定的会计期间。您必须具有“覆盖时段限制”权限才能选中此框。（可根据实际情况，一般情况下不进行勾选）

更新地址

如果希望每个记忆事务处理使用在其创建日期时对应的电子邮件、传真和街道地址，可选中此复选框。如果不勾选，将使用在其首次记忆日期的电子邮件、传真和街道地址，不做更新。

更新价格

如果希望每个记忆事务处理使用在其创建日期时对应的货品销售定价，可选中此复选框。如果不勾选，将使用在其首次记忆日期的销售定价。

周期性子标签

下个日期—生成交易的下个日期；

下次事务处理日期—生成交易的下个过账日期，不勾选“覆盖事务处理日期”则不需要输入；

重复，每—填写数字；

时间段—日/周/月/年度/一次性/下一期间的开始/下期期末；

剩余数量—创建的交易总数，如果不想对创建的事务数设置限制，请清除该字段的内容并选中下面的“无限期”复选框；

自定义日期子标签

如果不是周期性地生成对应事务处理，可以在下个日期/下次事务处理日期字段中进行维护；但即使是在自定义日期子标签中维护具体日期，系统可能也会提醒其他必填信息，比如剩余数量；

事务处理子标签

历史时间已经生成过的关联事务处理信息，包括日期，类型，文档编号，金额等内容，如下：

按照案例给到的背景，如果创建了05/25的日记账，并创建下一个日期为06/27的记忆事务处理，系统将在06/27某一时点自动生成一笔日记账，由于我已经设置为“每月重复，剩余3次”，则06/27的日记账生成完成后，“下个日期”中的日期将自动更新为07/27，再往后推则是08/27；相关已生成的事务处理将会挂在“事务处理”标签下。

关于系统何时产生对应的记忆事务处理，有以下三种情况，这里用帮助原文进行显示：

The time when the system runs memorized transactions varies by location, but is usually shortly after midnight each day. The system checks for memorized transactions every four hours, and processes them according to the start date.

If the start date is the current day, the system processes the transaction immediately, and then at the usual time each day afterward.

If the start date is in the future, the system processes the transaction at the usual time on that future date, and each day afterward.

If the start date is in the past, the system processes a transaction for each past day every four hours until caught up to the current day, then processes a transaction at the usual time each day afterward.

查看所有记忆事务处理进入路径如下：

列表中查看对应设置好的记忆事务处理，如下是记忆事务处理列表；

这里有两个可能会碰到的情况我们做一说明：

1. 如果操作设置为“提醒”，系统是否会自动生成对应的事务处理？

不会，设置提醒后，我们可以在Dashboard中提醒中添加“记忆事务处理 到期”，这里将会显示要提醒的记忆事务处理，可以点进去：

点击后，界面将跳转至“提交”界面；

勾选要生成日记账的复选框，点击提交；

进入处理状态界面，完成后，可点击查看；

点击链接，可查看刚刚生成的日记账；

2.原始被记忆的事务处理已经连续几个月生成，并且账期已关，突然发现原始事务处理出错了，后续想要生成为正确的事务处理应该怎么处理？（尽量避免该情况）

对应的解决办法是，找到原始的第一张被记忆的事务处理，但由于账期已经关闭肯定是无法进行编辑的，但可以先复制其相应信息，将其修改为正确信息之后不点击“保存”，然后直接在页面上点击“记忆”按钮，利用其记忆的功能创建新的记忆事务处理；将原始的被记忆的事务处理Inactive掉。

目前遇到的问题有这些，如有后续遇到的问题，我们也继续更新～