自动化采购流程

含货源确定的需求确定

自动需求确定是物料需求计划(MRP)的结果。在此步骤中，可以确定物料需求和可能的供货源。做为该自动化步骤的前提，必须已经在物料主记录中维护MRP数据。

在系统中也需要有物料的有效供货源，如框架协议或采购信息记录。必须在物料的货源清单中输入供货源，并将其标记为MRP相关，这样在计划运行期间，系统就能确定该供货源。

自动生成采购订单

要从采购申请自动转换为采购订单，必须满足以下前提：

• 在物料主记录中，必须设置自动采购订单标识（采购数据）。
• 在供应商主记录中，必须设置自动采购订单标识。
• 采购申请项目必须分配有有效供应源。

带错误的项目

如果采购申请中的项目有错误，则该项目不能转换成采购订单。如果主数据错误或不完整，比如，针对采购冻结供应商时，项目有错误。输入数据也可能丢失，例如，来自科目分配目录未知字段的科目分配，或评估收货结算的税收代码。

在自动生成采购订单之前，决定在转换时是否将错误项目除外。

排除带错误的项目

• 系统根据您的需求，创建所有正确的采购申请项目的采购订单。您可以在日志中看到错误，并再次处理错误项目。

不排除带错误的项目

• 系统根据您的需求创建所有的采购订单，这些采购订单只能通过组合正确的采购申请项目来创建。
• 不转换所有其它采购申请项目。例如，如果系统要将十个采购需求项目组合到一个采购订单，这些项目中的一个有错误，则不能创建采购订单。之后，这十个项目均无法订购。如果采购申请项目的内容也应在采购订单内，则适合使用该方式。

评估收据结算

评估收据结算（ERS）过程拥有以下优点：

更快完成订货事务。

避免输入错误。

在发票校验中不会出现数量和价格差异。

创建发票的基础是采购订单和相关收货中的数据。系统根据采购订单中的订货价格确定此采购订单的开票金额、付款条件、税收信息、在收货中输入的交货数量，以及将为此采购订单事务支付给供应商的金额。

如果您使用ERS过程，则要在系统中清除与供应商商定的条件，并持续更新采购订单。

如果已将结算物料返还给供应商，则ERS会使用返还数量的价值来创建贷项凭证。

评估收据结算的前提

为了能为供应商自动结算收货，必须符合以下前提：

• 必须在供应商主记录中设置收货自动结算(ERS)的标识。
• 在采购订单的抬头数据中（交货/发票）中，必须输入付款条件代码及其在定制中设置的基准日期。在采购组织数据的供应商主记录中，可以定义付款条件的相应缺省值。
• 必须在采购订单项目中设置以下标识：

1. 自动评估收据结算标识（只有在供应商主记录中设置该标识，才会在采购订单项目中提供）。
2. 基于收货的发票校验标识（可以从供应商主记录中的采购组织数据中提供该标识，或者从供应商/物料/采购组织的信息记录中提供该标识）。
3. 税收代码（例如，可以在供应商/物料/采购组织的信息记录中定义此标识，或在合同审批期间从合同项目中传输该标识）。

• 不应该估算采购订单项目中的价格。估算价格标识位于采购订单项目明细中的条件控制选项卡上。
• 必须参考采购订单输入收货。
• 在供应商和物料的采购信息记录中，确保没有设置无评估收据结算标识。如果在信息记录中设置此标识，将阻止该供应商的物料评估收据结算。

要自动计算交货成本，还必须为公司代码、采购组织和供应商组合激活物料管理定制中的标识（位于物流发票校验→评估收据结算(ERS)→指定计划交货成本的自动计算下）。

执行评估收据结算

要在线执行评估收据结算，请从物流发票校验菜单中选择自动结算→评估收据结算(ERS)。在初始屏幕上，必须首先指定系统要处理的操作。为了选择这些操作，可用到以下选择值：

• 公司代码
• 工厂
• 收货的过帐日期
• 收货凭证
• 收货的会计年度
• 供应商
• 采购凭证
• 采购凭证项目

您也必须指定系统用来创建发票凭证的选择：

• 对于每次交货
• 对于每个采购订单
• 对于每个采购订单项目
• 对于每个交货凭证或服务录入单

可以在执行实际结算之前，执行测试运行。结算的结果存储在日志中，通知您哪些事务已结算，哪些尚未结算。

您也可以在后台运行评估收据结算。如果您仅计算交货成本，则可以使用程序RMMR1MRS或RMMR1MDC。