董事会信息化建设之提高外部董事履职能力

国有企业董事会的改革，是董事会对企业从“管理”走向“治理”的跨越。建立外部董事制度，实现外部董事过半数，将经营管理层权力配置结构进行改革，从根本上分开了决策层与执行层，更好地维护公司和股东的利益。

外部董事在董事会中发挥着重要作用，但是因为外部董事的独特性，也在其履职时产生了不少的困难。在董事会信息化建设中，外部董事信息化是解决外部董事履职难题的钥匙。

国企外部董事的建立，首先是为了助力董事会科学决策。外部董事一般都具有良好的专业技术水平和经营管理经验，其意见能够弥补内部董事的知识欠缺和思虑不周。除此之外，外部董事的建立还在于避免董事成员与管理层的身份重叠和角色冲突，破除以往国有企业董事会由管理层控制的局面，保证董事会独立于管理层进行决策和价值判断。

外部董事信息化

外部董事人才库——文件/档案管理

建立公司外部董事人才库，充分完善外部董事制度。在会前会后董事云中建立外部董事人才库档案，以颗粒度进行权限控制，对外部董事人才库档案进行电子信息化管理，让档案随时可调取，随时可更改。

外部董事进入公司——账号申请，每人一个，保障账号私密性

外部董事进入董事会中，董事云建议为每个外部董事配备专属账号，在文件阅览、审议与投票时形成专属水印与痕迹。系统中能够审计跟踪，保证每个账号的秘密性和安全性。

外部董事履职——数字化办公、高效履职

外部董事若要履行忠实、勤勉的义务，就要在董事会中充分地献言献策，基于局外人的角度与自身的专业性给出建议。董事云通过注释功能包括对话注释、语音注释、文字注释、便签、画笔等插件帮助外部董事随时地、随意地表达自己的看法，提出独特的见解。外部董事也可以通过私人或是共享注释选择沟通信息的对象，进行指向性的沟通。

其次，通过线上演示、无纸化会议等数字手段，会前会后董事云帮助外部董事实现跨地域的业务现场察看、技术问题演示、重要客户访谈、基层员工座谈等，无论外部董事或独立董事身在何地，都能全面深入了解企业实情，为科学决策提供信息参考。

外部董事参会——投票审议一站式完成

因交通、地域、防控的原因，外部董事有时到场参加会议。会前会后董事云系统中，外部董事可一键参加董事会。董事云中包括会议通知下发、会议文件同屏浏览、共享或私人批注、文件审议、议程投票、签署、文件存储以及会议记录导出等功能，满足外部董事日常办公与董事间探讨的需要，对董事会会议全流程覆盖，通过随时开会探讨的方式促进外部董事交流沟通。

外部董事退出——注销账号

外部董事因任职年限、健康状况等原因不能正常履职情况下自然离任或辞职、故意或重大过失给任职单位造成重大损失等条件非自然离职，结合企业针对外部董事做出的考核退出机制，董事云里通过账号注销、远程信息粉碎等方式保护董事会的信息安全。

外部董事在董事会上行使表决权为主要职责，能够客观、独立地根据个人判断发表意见，而且外部董事受所任职企业传统观念和惯性思维影响较小，能够跳出舒适圈进行决策，保证了董事会真正实现民主、科学决策。

外部董事制度的改革让外部董事在董事会中发挥更重要的作用。外部董事高效履职，外部董事信息化是打开这扇门的钥匙。