企业发展过程中会积累大量文档,是企业发展过程中最宝贵的财富。文档如何在企业发展过程中最大化效用,是一个关乎企业发展的大问题。文档管理面临的几个问题:
1、文档生成; 2、文档存放;3、文档再次利用;4、文档修订。
在实际实践中,1 较为简单,4 很少涉及,影响也不大。最困扰企业的是 2 和 3。
2 和 3 大家都有方案,都随着企业发展,形式总在不断变化。例如文档存放,随着人员组织增长,可能的演化顺序是:单个博客,统一内部Wiki,多个内部Wiki,分布式的git文档管理,无数内部专业文档平台,等等。一般来说,最终结果就是新人到来后,会迷失在浩瀚的文档平台之中。
核心:
- 对于一个新企业,如果一开始有较为宏观的规划,能够平衡需求的多样化和平台的统一化,会事半功倍。新平台的建设,必须保证能迁移老数据。
- 搜索引擎是必要的。为了适应搜索引擎优化,尽可能用 wiki、markdown 等形式撰写文档。
- 减少用 Word、Excel 等形式保存文档,因为这些形式的文档修订复杂,且不理搜索。
- 学习互联网组织信息的形式。