企业文档管理的8大技巧

企业文档管理往往遇到如下问题：

文档散落在个人电脑中无法统一管理和调用，造成企业知识流失；

文档的版本不统一，文档的版本错误导致领导和客户抱怨；

大部分管理软件的文档管理功能是菜单化、单独上传文档、进行归类存储的方式，这种方式只能保存文档本身，但不能记录文档的产生原因和过程，并且文档的版本混乱。领度企业执行与沟通平台在做文档管理功能时，不仅仅采用菜单化模式提供上传文档的方式，而是在工作汇报时同步进行文档管理，即无论因任何工作汇报中上传的附件，都将按“项目——任务——事件”的位置编号方式自动归档在文档库中。位置编号的方式记录了文档的产生的完整过程：人、时间、事情，点击文档编号的时候不仅能够下载到文档，而且能查看到完整的文档上下文关系，因此能够保留这些知识及产生知识的过程。文档分类管理不但可以按项目、用户、群组进行分类，还可以加“标签”整体管理这些文档，形成企业知识库。

Linkwedo文档管理具有如下特点：

1.      自动生成文档编号

在Linkwedo文档管理系统中，呈现丰富的文档信息：文档名称，文档所有者，文档上传时间、文档位置编号等信息，这些信息都是在我们日常工作汇报中上传文档过程中自动记录下来。每上传一份文档，生成文档的唯一编号，通过文档的编号（如P6-T28-E349）可以看出该文档是在属于哪个项目，属于哪个任务，也能分辨出文档是属于任务创建时上传，还是执行任务汇报工作中上传，文档编号的唯一性，准确辨别文档版本。

2.      文档的权限控制

文档是需要严谨管理的，在Linkwedo中每个人都可以对文档进行权限设置，每次上传文档的时候就可以设置文档的查看权限，文档的查看有五种权限：包含完全公开、项目参与人员可见、任务参与人员可见、事件参与者可见、私人文档，设置定文档的保密级别，以此限定文档查看人员的范围，有效的保护文档。

3.      记录文档的查看记录

你是否想知道你上传的文档是否被下载过？被哪些人下载过？在Linkwedo文档系统中，当文档被查看过，自动记录下来文档被查看次数、查看时间、查看者姓名等信息，将以上信息直观呈现给用户，方便用户掌握文档是否被关注过，以及被哪些用户查看过。

4.      记录产生的上下文，场景还原

在Linkwedo文档系统中，不仅可以下载文档，查看文档内容，还可以了解文档的产生过程或所得到的评论。通过点击位置编号，可以进入到该文档的事件中查看到所需要了解的细节，可直接查看到文档产生的过程，了解前因后果，即使文档上传者已经离职，也能够根据记录全面的还原场景，让文档具备鲜活的生命力，重复产生价值。

5.      文档分类管理

将文档按不同属性分类，如按部门用户分类、按部门项目分类、按群组分类、按时间分类，形成对文件归档管理。

6.      统计文档数据

提供从全局查看文档的数据信息，如个人所有权限查看的文档数、个人上传的文档数等,准备掌握文档数据。

7.      标签功能

为文档添加标签，按标签管理文档，形成企业的知识库。

8.      文档搜索功能

支持模糊搜索功能，输入文档部分名称可以搜索到文档，快速准确的找到文档。