文档管理 - 中

DevSuite系统中的文档管理工具叫做 KnowledgeWise，在以“知识为核心” 的理念中属于核心地位，因为软件开发过程中其实每个阶段都需要接触文档的，从需求文档到设计文档到开发文档到测试文档再到发布文档维护文档，文档自始至终一直是需要的，而且同一个文档在整个过程可能是不断发生更改的，所以通过 KnowledgeWise跟踪到每个更改对于开发过程来说或是及其重要的。

 

在KnowledgeWise中，文档通过条目（Item）的方式来记录的，也就是一个文档对应一个条目，每个条目首先会有标题，描述，负责人，附件等字段组成，这些字段是自定义，可以根据你的需要而添加，这是所谓的基本属性。然后条目还有一些高级属性，比如权限控制，流程控制，版本控制，历史跟踪记录等等，下面我就结合我们公司的实际流程来介绍一下这个系统。

 

1.       首先对于那些制度类的，合同类的文档，还有培训类的文档，我就不详细介绍了，因为这些文档不需要所有人都需要看到的，甚至有些需要保密的，更加不能让很多人看到了。通过KnowledgeWise可以保存到只有相关人员才能看到的地方。KnowledgeWise可以为每个人针对每个文件，每个文件夹设置不同的权限，比如只读，可以编辑，可删除，可创建，当然还有不可见。所以你想设置如何复杂的权限组合都是没问题的。（权限管理）

 

下面的两个图中，可以看到，我们可以为文件夹与文件设置不同的权限，而且是可以为不同的人设置不同的权限的，也就意味着，就是两个人都是经理，我也可以让一个文件只让其中一个人看到。

 

 

 

2.       然后就是一些设计文档、开发文档或者是FAQ之类的，这些文档在实际过程中总是会经过很多流程最终产生一个成品，拿设计文档来说吧，一个设计文档从最初有意向，到最后成型，可能分为以下几个部分：草稿—>初级审核—>继续修改—>再次审核—>最后修改—>最后审核—>同意，这么几个过程，而且每个过程中，负责处理的人也不一定是一样的，草稿可能是有普通设计人员处理的，初级审核应该是设计组长处理，最后审核可能是设计主管处理，所以我们就需要设置严格的工作流程和相应的权限，流程刚才已经说过了，权限的话，意思是说，比如这个文档在“初级审核”阶段，必须设计组长才有权限去把这个文档改变到继续修改状态，其他人没有这个权限，甚至其他根本就没法看到这个状态下的那个文档，这样就确保是设计组长审核过才去继续修改的，杜绝了有些人想尽快通过这个文档而直接跳过流程改状态了（当然，在KnowledgeWise中经过自定义设置是可以跳过流程改状态的，当然正常情况下，这个必须是有一定权限的人才能做的，比如主管，经理等）（流程管理）

 

下面两个图是一个典型的文档的流程的，第一个图是在系统中自定义设置一个流程，第二个图是系统客户端的实际使用情况，可以看到，一个文档从新建到最终成型在正常情况必须通过每个状态的负责人的处理后，走完这个流程，这样子基本上能够保证一个文档的质量。在系统中，每个能进入的系统的人，只要一进系统就可以看到自己需要处理的不同状态的文档任务，包括写文档、修改文档和审核文档。

 

 

 

 

(未完待续)