什么样的管理系统能让我们在工作中实现成长？

这个话题是很多年轻人非常不重视的，总以为是PUA，其实不然。

比如说我们公司自己，本身因为诸多的原因，之前的合同履约就断断续续，改发的货没发，该收到的款没收，该核销的发票没到位，该推进的项目暂停着。

又经历过一个长期的‘放假’停滞，等回过神的时候，各部门还需要话很长的时间和精力去回忆之前的情况，去核对相关的数据。

甚至在于供应商、客户的沟通对接中出现过不太愉快的经历，搞得从上到下都很不爽，也影响了团队的团结和业务的稳定，老板才决定上系统。

而现在的管理系统却也存在很多需要明辨的点和取舍。比如选什么类型、数据库什么方式、功能点有什么需求、使用成本是多少都需要通盘考虑。

如果有一个系统化的过程，工作能力方面是有一个实质性提升的。

一、经过半年多的对比，我们发现几个通用原则：

1、老板最为关注

数据安全是老板最关注的方面，因为一旦使用系统，需要录入不同的企业信息，比如销售渠道、客户信息、采购成本、技术指标、产品参数等，最害怕信息泄露或者系统瘫痪造成损失。

2、管理层最为关注

管理层最为关注的是功能的权限设计，很多关键位置所掌握的信息重要程度不同，需要用严格的权限管控来划分，以及信息的同步和审批，还有就是功能与业务的匹配程度，适不适合。

3、基础人员最为关注

基础人员最为关注的是系统的操控性，易用性。所使用的系统如果是那种非常复杂、非常麻烦，对与员工来说是枷锁，特别是产品化的固定功能，需要花大量的时间精力去学习适应。

二、很多企业的管理方面（人、财、事三大关键）

1、团队管理

i人事是融合线下传统HR服务与线上一体化HR SaaS软件的一站式人力资源服务商，功能涵盖集团管理、组织人事、智能档案、考勤排班、OA审批、薪资计算、六项扣除、招聘管理、绩效管理、培训管理、人才发展等多个模块，通过员工自助APP、PC端等多登录端口，以SaaS、PaaS等方式信息共享。

优势：

A.对人事管理方面相对专业，功能涵盖面广，几乎所有人事板块；

B.一体化全功能 + 低代码个性平台+生态开放性，有一点灵活性；

C.可实现公有云、私有云、混合云任选的多种数据库部署方式。

劣势：

A.主要适用于人数较多、流程繁琐、规模较大、人事事务多的大型企业；

B.无法实现真正意义的功能自定义和定制需求，团队需花时间学习适应；

C.根据不同版本收费，SaaS版为引流，私有化版本较为，年费万元起；

2、财务管理

曾定位为永久免费的专业财务软件系统（后来也开始收费），有PC端和小程序。

核心功能有快速建账、高效记账、报表管理、一键打印、财务申报等，综合的功能设计还是给人留下了深刻的印象，搭配业财融合、自定义报表等辅助功能。

优势：

（1）有些模块是长期免费，但之后收不收费不一定；

（2）软件的高管、架构师是专业的、知名的财务管理专家；

（3）使用成本方面也还行，在同类产品定价有一定的优势；

劣势：

（1）主要管理财务的数据，专属于财务部门的使用；

（2）功能相对固定，不能做调整，也基本上不能集成；

（3）采取云部署方式，数据库在服务商那里，不能本地安装；

3、业务管理

极效合同管理系统主要针对业务管理的需求，含有CRM、客商管理、销售任务、销售合同、运营预算、采购合同、产品管理、仓储出入库等模块，以合同信息数据的管理为入口，对履约过程进行跟进和统计。

通过系统的逻辑处理，最终形成业务报表，也有其他的行业产品线，如生产制造类、工程建设类、采购服务等。

系统也自带有OA审批、商机管理、项目管理、毛利统计、费用统计、工单服务统计等，涵盖相对比较全，并已经与手机钉钉做了对接集成，对应不同的数据权限控制，实现了在移动端进行使用。

优势：

A.功能涵盖面广，包括售前-售中-售后-财务等，自带OA审批功能；

B.系统功能可以定制和调整，如业务报表的统计逻辑、业务流程等；

C.本地部署，断开外网也能通过局域网访问，数据信息更安全放心。

劣势：

A.管理业务层面的数据较多，人力、财务等方面的管理功能较少；

B.知名度没那么高，属于新兴企业，没金蝶用友那么出名；

  但根据和对方产品经理沟通，对方还是做过很多大中型企业相关的案例经验；

C.在开发中需要使用方安排专职对接人进行需求梳理和协调；

三、总结

总之，要想让我们的工作不再‘热辣滚烫’，还是要以某一个切入点为基础或核心，进行梳理和搭建，通常情况下，用传统的财务类软件是无法满足的，还是需要以业务为主。

通过合同管理系统做全流程的管理，以及自带的财务管理模块、业务报表进行实际的统计，也可以将业务报表的数据与财务的数据进行对接，定义其统计方式，实现业财一体化。

此外，还要看符不符合公司的业务流程和管理习惯，比如通过业务角度汇总报表，以便业务出身的领导更加快捷、准确地决策，而不是通过负债表、利润表等进行反推。

又如，老板想知道项目的总体成本和毛利分析，销售想知道进度和结果、采购想查看历史报价记录，售后计算服务成本和满意度，财务想看实收款和发票的对账...都可以通过系统进行汇总统计和查看。

四、除此之外，还应注意几个关键：

1、全体总动员

团队上系统不是老板一个人的事儿，也不是某个系统负责人的事儿，需要团队共同努力。

比如我们之前上系统的时候，有两个重要部门的负责人总是没时间参与，结果系统都快做好了，他们又开始‘指手画脚’，加入很多所谓的‘必须功能’，导致很多地方需要重做。

还有的人最开始觉得跟自己没关系，一幅高高挂起的姿态，等大家真正都用起来了，看到实惠了，又开始学习，影响集体的进度和配合，这都是我们现实中血淋淋的教训。

2、从长远做安排

尽量选择可安装在本地，一次性买断本地部署的系统，使用的累计成本相对会低一些；

比如我之前所在的公司用的就是SaaS版系统，按人数和时间收年费，开始觉得价格还行，但是一旦加人数就得加钱，几年下来，随便一算也已经有好几万的花销，最关键是已经被数据‘套’住了；

而且市场要关心数据安全问题，就怕出现系统的故障或瘫痪，比如阿里云，都已经连续出现过宕机；

更怕的人为的恶意泄露和移作他用，现在很多企业的数据、信息都是无价之宝。

3、以使用者为本

千万不能被一些被花里胡哨的功能迷惑了，最后钻了牛角尖，为管理而管理；

就好像之前用过的一个系统，有柱状图、饼状图、线状图、六边形图、实时波动图、提示动画...

功能花里胡哨得像款游戏，但很多数据不打通，看花了眼也得不到想要的结果，最后得用计算器辅助计算；

界面上要简洁简约，功能上要能根据实际业务场景来开发和搭建，要的是实用性功能而不是概念性噱头；

只有以使用者为本来做系统，才能让团队省心的同时更省事儿，否则还容易滋生暗中抵制造成‘烂尾’。