提倡了多年的无纸化+高效办公可以靠哪些系统能实现？

我们公司老板90年代就创业发展了，虽然起起伏伏但历史资料却越积越多，已经发现了不少问题。社会已经21世纪已经二十多年了，早就该鸟枪换炮、升级管理工具了，才能跟得上时代的步伐。

虽说企业的管理还是以人为本，但‘宝剑赠英雄’，优秀的战士还是需要先进的工具来发挥最大的人效。我查看对比过不少适合中小型企业的管理软件，希望可以给您提供参考。

一、软件虽多，需要擦亮双眼，关注重点

1、操作不能太麻烦

现在很多软件走入了误区，认为越全面、越复杂就越专业，其实不然，适合的才是最好的，很多功能对用户来讲没用，但却成为加价的点，‘鸡肋’还是要少一些，简单实用才是王道。

2、界面要简洁清晰

很多软件的设计也真的是匪夷所思，界面复杂不说，字体也非常小，几乎都要密集恐惧症。

且很多逻辑让人抓狂，特别是一些以财务为角度，无尽的表单填写，很多功能根本找不到。

3、功能的延展性

很多软件功能追求多而全，但一般都是产品化运营，功能点都是固定的，这就意味着只能是一些通用性的功能，而且不能随着企业的发展、业务的变化、团队的演变而变化，延展性差。

二、常见的实用性分享

1、钉钉（沟通办公）

经过学生网课的三年，钉钉的推广度又深了一些。作为阿里旗下的沟通协同多端平台，有消息已读/未读、DING消息使命必达、电话会议等，以及审批/公告/邮箱等，实现信息同步。

目前钉钉搭配的免费功能挺全的，比如聊天、通讯录、考勤打卡、日志、审批等，以及钉钉课堂、课件会议等，无论是出差还是居家办公，都能够实现在线使用，办公确实方便许多。

优势：

A.审批流程的基础功能点很丰富，能够自行搭建很多业务审批，也能分类和统计。

B.DING消息应用比较广发，还能提供免费电话/免费短信/消息通知等多种便捷。

C.钉钉开放了许多免费的接口，可以让其他软件进行对接集成。

劣势：

A.局部功能操作过于繁琐，只有几个功能会经常用到。

B.现在广告比较多，弹出频繁，有时还不知道点哪里关闭。

C.跟学生共用平台，还得兼顾到其他的消息通知和操作。

2、合同助手--业务管理软件

合同助手主要是针对企业合同业务管理的软件，主要服务于业务部门，财务人员也可以在软件中记录合同中收付款和发票的管理。

主要包括合同管理、项目管理、CRM客户管理、库存管理等功能，对企业合同全生命周期的管理。

优势：

A.功能比较全面，不仅包含了合同方面的管理，还包含了产品进销存以及客户管理等；

B.不同部门的员工都可以在软件中操作，打通了部门之间的数据壁垒；

C.支持安装在本地服务器，软件里保存的客户数据、合同信息更加安全；

D.可以和钉钉对接，在钉钉里完成审批事项以及合同信息的查看等。

劣势：

A.主要是做合同管理，其中的财务功能和电子签章这块功能相对较弱；

B.需要有专门的人员负责对接，要使用者花费时间进行需求梳理。

C.产品名气不是很大，属于新兴企业，没有传统的品牌知名度高，经过与其产品经理沟通，也做个多个国企央企、上市公司等大型项目、典型案例等，价格上给的也不夸张。

3、腾讯文档（线上文档协作）

腾讯文档系腾讯旗下产品，可以多端同时在线，多人团队协作的一个办公工具。能涵盖多种类型，

如文档、表格、幻灯片、收集表、思维导图、流程图等。也可以在微信、QQ、企业微信等平台使用，普及度高。

优势：

A.网页端、手机端都可操作，修改字体格式、查找替换、导出导入等。

B.使用和分享都很方便，有小程序、APP、网页端等，易于转发。

C.功能键设计比较清晰，界面简洁明了，功能很容易找到。

劣势：

A.手机端不能对内的文档进行评论和修订。

B.文件较大或同时使用人数较多时，会比较卡顿。

三、总结

总之，想要实现无纸化办公的同时又能提高办公效率，不是意见容易的事儿。

需要将日常的管理、业务等线下的移植到线上，在改变观点同时还要改变习惯。

明确办公的需求是什么，难点在哪里，

什么软件能够切切实实地解决问题，选择适合自己的软件工具。

四、除此之外，还可以从以下几点进行考虑：

1、尽量选择可以安装在本地、买断的软件，软件中会保存公司的客户信息、采购信息、合同信息等一些重要的数据，万一泄露了就会给公司造成一定的损失。

2、软件要在各个部门之间共同使用，功能要满足各部门的业务需求，同时也要把各部门的数据信息打通。

3、软件的售后服务我们也需要考虑，售后服务群里不仅要有销售、客服，还应该包含技术工程师，后期遇到技术上的问题，可以直接由技术解决，不需要在等销售或客服进行转述。