Power BI 傻瓜入门 12. 抽取报表

本章内容包含：

• 设置报表
• 采用各种报表过滤方法
• 探索高级报表功能
• 消化报表发布过程

将您可以使用Power BI创建的每个可视化视为为为数据集提供不同的见解。可视化也可以是独立的，也可以与许多其他可视化相结合。无论哪种方式，可视化的输出都是一个可交付的最终状态：一个报告。尽管一个报告包含一个可视化并不罕见，但拥有多个可视化可以为组织提供巨大的视角。根据用户的角色，报告还可以呈现许多不同的生活。一些用户可能是报表的设计者，而另一些用户则可能是报表数据的使用者。本章介绍如何使用Power BI Desktop和Power BI Services为最终用户消费配置视觉效果和报告设置。

格式化和配置报表可视化

Power BI中的所有可视化都可以以某种形状或形式进行配置。尽管某些可视化具有基于预定义标准的特定于报表的配置，但许多项目可以被视为所有可视化的标准项。不管怎样，您都可以通过选择项目并单击可视化窗格中方便的Paint Roller图标（见图12-1）来访问格式化工具来格式化可视化。

以下是一些常见格式选择的说明：

• 常规格式：在这里您可以选择x位置、y位置、宽度、高度和alt文本——用于辅助功能选项的描述。
• 标题：设置标题文本、文本和换行、颜色（字体和背景）以及文本功能（对齐方式、字体大小和字体）的格式。
• 背景：设置页面和可视化背景。
• 锁定方面：根据画布上特定对象的比例锁定视觉元素。
• 边框：设置视觉效果的边框颜色和半径的格式。
• 阴影：设置阴影的颜色和位置。
• 工具提示：设置任何默认或报告特定工具提示（描述符）的格式。
• 页眉：根据条件隐藏或显示页眉。

根据可视化情况，还有许多其他选项可用。我在这里列出的列表只涵盖了你在所有可视化中看到的那些。

使用基本可视化配置

不要混淆可视化配置和报表配置。不同之处在于，每次在报告中包含可视化内容时，都可以自由地使用特定设置配置特定的可视化内容。报表配置用于在单个页面上布局和设计所有可视化。

为了生成报表，您需要在页面上有一个或多个可视化。每次要配置可视化时，都可以在“画布”窗口中选择特定的可视化，然后单击“可视化”窗格的“Paint Roller”图标。该操作将显示可视化格式设置。

当试图配置可视化的位置和大小时，请转到“常规”部分（见图12-2），并从以下内容中进行选择：

• 响应性：这允许可视化根据画布大小进行调整。它会自动代表您进行调整。
• X位置：视觉效果将从画布上的这个位置开始向左齐平。
• Y位置：从画布上的这个位置开始，视觉效果将是齐平的。
• 宽度：这是可视化的默认水平尺寸。
• 高度：这是可视化的默认垂直尺寸。
• 保持层顺序：选择此选项会自动将可视化效果带到前面，高于其他重叠的视觉效果。取消选择会向后推可视化。
• Alt Text：为那些需要使用自适应技术帮助的人提供文本描述可视化的能力。

您可能添加了图例来帮助区分方框、直线或打印点，具体取决于可视化效果。您可以在页面的几个区域中定位图例，也可以根据页面上的位置自定义图例的显示格式，如图12-3所示。

“数据颜色”、“数据标签”和“总标签”选项因可视化效果而异。例如，如果您有条形图，则可以更改每个条形图的颜色，使其超出Microsoft建议的默认颜色。类似地，您可以更改任何数据标签的文本颜色，如图12-4所示。当你需要这样做的一个很好的例子是当你使用很多深色作为背景时。
为了可读性，您可能需要将数据标签更改为浅色，如白色或黄色。

可视化有一个独立于报表标题的标题。因此，如果您想更改可视化的Microsoft标题，可以更新标题文本。此外，还可以使用“标题标题”选项更改字体大小。如果定位、颜色、对齐方式，甚至标题背景颜色对你来说意义重大，你也可以进行这些调整。这些特性如图12-5所示。

如果您想使可视化的背景颜色突出，您可以选择更改颜色并为页面上的其他对象提供透明度，如图12-6所示。图例、标题以及x轴和y轴文本可能需要透明度。

以下是一些其他格式化功能，可以根据具体情况进行配置：

• 锁定方面：可视化可以根据大小和位置进行缩放。
• 边框：可以根据厚度和颜色配置可视化边框。
• 阴影：可以根据颜色、方向和位置配置可视化边界阴影。

最后一个需要考虑在预先通知的基础上进行更改的配置涉及Visual Header设置，如图12-8所示。每个可视化都允许用户通过基于动作的控件来转换视觉体验。您可以选择隐藏或显示报告中每个视觉对象的标题。您可以在设计可视化效果和配置美学（包括过滤器功能）时打开或关闭视觉标头。视觉指示器包括视觉警告图标、视觉错误图标和10+钻孔选项。对于每个选项，都可以打开或关闭它们。

以下是Visual Headers字段中包含的其他一些图标：

• 钻取图标：查看报告中的特定数据点。
• 向上搜索图标：提供当前视图的更高级别透视图。
• 向下搜索图标：提供当前视图的更精细的视图。
• 展开到下一级别图标：向当前视图添加一个附加层次级别。
• 过滤器图标：为用户提供过滤数据的能力，假设有配置用于过滤的字段。
• 焦点模式图标：允许用户以独占方式查看报告数据。
• 更多选项图标：允许用户访问其他选项。
• 固定图标：允许您将项目固定到画布上。
• 请参见数据布局图标：用于以表格格式查看数据（如果可用）。
• 显示下一级图标：假设有层次结构，用户可以使用此图标显示层次结构的下一级。
• Visual Header工具提示图标：允许用户向用户提供自定义工具提示，假设您已经配置了它们。

应用条件格式

您可能会注意到“可视化”窗格中某些格式区域上有一个图标，其中包括fx符号。您应该意识到，无论何时看到可视化体验的一个或多个方面，都可以自定义。该按钮的示例可以在数据标签标题下找到，如图12-9所示。

每当按下fx符号时，就会出现一个配置屏幕，允许用户在特定条件下配置用户体验的一个或多个方面。（见图12-10。）例如，对于数据标签，用户可以按色标、规则或字段值进行格式化。选择首选项后，您可以根据“字段”、“摘要”、“最小值”和“最大值”等选项选择条件。当然，有一个默认格式参数被认为是用户基线。

过滤和排序

您可以根据可视化元素本身、整个页面或每个可视化的所有页面过滤数据。大多数用户根据视觉效果进行筛选，因为具有多个视觉效果的报告通常具有不同的行为。

不要太快为整个报表创建一个包罗万象的筛选和排序例程。你可能会发现至少有一个视觉效果，其中一个字段的行为略有不同，尽管最初看起来所有字段都是相等的。

无论选择何种筛选和排序选项，都需要选择“在此视觉上筛选”、“在此页面上筛选”或“在所有页面上筛选。在图12-11中，您可以看到，我已经选择了特定的字段，并将其放置在该Visual标题的Filters下的特定于区域的视觉效果中。

以下是管理方法：

1. 在“报表视图”中，将一个或多个字段从“字段”窗格拖动到“筛选器”窗格中的一个“添加数据字段”文本框中。
2. 展开（或折叠）刚刚从“字段”窗格中带来的字段。
   每个字段都创建一个名为过滤卡的对象，这是一种直观地过滤数据集的方法。
   
3. 根据需要的条件配置筛选器。
   基于文本的条件不同于数字条件。

用户可以在基本过滤、高级过滤和前N过滤之间进行选择——图12-12显示了高级过滤的示例：

• 基本筛选将用户限制为数据集中的那些字段。
• 高级筛选除了满足特定条件的值之外，还集成了诸如AND、OR或NOT之类的布尔条件的使用。
• 前N个过滤与项目的排名顺序相关联。

对于某些报表来说，过度过滤可能是一个问题，因此请确保不要添加太多字段；您的报告越复杂，最终添加的内容就越多。如果您决定跨多个字段进行筛选，请确保不要添加太多条件，除非您的报告需要特定级别的粒度。如果您需要一些帮助，“筛选器”窗格顶部的“搜索”框可以更轻松地查找这些字段及其值。

如果查看每个字段，您会注意到字段级别的“锁定”选项和“隐藏”选项。（请参阅图12-12。）这些功能仅在使用Power BI服务时有效，而在Power BI Desktop中无效。

配置报表页面

格式化报表页面与格式化视觉元素没有太大区别，只是报表可能有多个视觉效果。要进行处理，请直接转到“可视化”面板。到达后，单击“Paint Roller”图标。在出现的屏幕上，您可以看到许多选项来更改报告页面的布局和设计，如图12-13所示。您的大多数选项都集中在整体报告体验的定位、对齐和颜色上。

用户可以格式化以下与页面相关的功能：

• 页面信息：修改报告的名称，打开和关闭工具提示，并在整个页面上启用问答，而不仅仅是特定的视觉效果。
• 页面大小：选择大小因子和/或纸张类型。根据您希望如何部署报告，可以使用纸张大小和界面选项。
• 页面背景：配置报表页面的背景颜色。
• 页面对齐：决定是使报告内容在页面上左上对齐还是左中对齐。
• 壁纸：用特定的颜色或标志标记报告，以利用壁纸选项。
• 过滤器窗格：要更改过滤器窗格（基于联机的报告查看的组成部分），用户可以配置用户体验，使纸张样式界面与颜色、透明度、边框和特定文本相匹配。
• 过滤卡：与“过滤”窗格一样，过滤卡特定于给定字段（例如，表中的列）。它们允许用户使用各种美学工具突出显示报告中的一个或多个对象。

在报告格式设置方面，确保一致性的最佳方法是创建一次页面并多次重复页面配置。这样就省去了多次重新创建轮子的浪费精力。

刷新数据

Power BI为您提供了几种导入数据的方法。尽管有些方法需要用户不断更新（例如导入），但其他方法可以自动刷新。例如，如果您使用DirectQuery导入数据，您肯定希望数据自动刷新，尤其是在尝试实时检查数据时。

您可以选择通过启用报表页面的“可视化”窗格中的“页面刷新”按钮来设置自动页面刷新。您需要切换到“页面刷新”部分并将该选项设置为“打开”。激活后，Power BI将按您选择的给定间隔刷新页面上的所有视觉效果：固定间隔或更改检测。

尽管在所有Power BI Service版本中都有固定的时间间隔，但更改检测仅在高级版中可用。更改检测在检测到Power BI数据集在主机服务器上有新数据时（好吧，不是很快，但通常是很短的一段时间）立即更新它。

您只能在Power BI服务中使用页面刷新。此外，如果您选择支持自动页面刷新，则必须由管理员启用。

使用报表

使用Power BI Desktop与大众共享报表似乎有很多工作要做，但事实是，我只描述了可以做的一小部分。您在使用Power BI Desktop以美观的方式准备报表以供在Internet上分发方面所做的艰苦工作将为您以后节省时间。

如果您的业务目标是在Desktop客户端创建报表并分发PDF版本的输出，那么您可能不需要使用Power BI Services。问题是：您的受众无法以交互方式实时操作或查看数据。纸张的报表只是时间的快照。

当你决定不止一个用户必须处理你的数据时，即使是在互联网上进行基本的过滤或排序，你也需要将你的数据集和可视化发布到互联网上。如果您的共享范围仅限于在SharePoint等平台上查看，则Power BI Services Free就足够了。但是，如果您希望用户有机会与您的工作区协作，则需要专业版或高级版的Power BI服务。

你在本章中读到的一切都可以在网上完成，而不是在桌面上，但配置整个体验的努力程度在很大程度上取决于互联网连接。这就是为什么您希望首先在桌面上启动，然后将可视化和报告推送到服务站点。

要发布报表，请执行以下步骤：

• 转到Power BI桌面功能区上的“主页”选项卡。
• 单击功能区右端的“发布”按钮。系统会提示您保存所有桌面工作。
• 单击“保存”保存您的工作。
• 在出现的新对话框中，选择要放置数据集和可视化的位置。
  假设您已经在服务站点上创建了一个或多个工作区。如果没有，系统会提示您创建工作区或将其保存到“我的工作区”。（见图12-14。）
  
• 选择工作空间作为“保存”位置后，单击“选择”。
• 如果这是您第一次将其保存到工作空间，请单击“保存”。如果您已经将一个项目保存到工作区中，则会要求您替换该项目，因为它已经存在，如图12-15所示。
  

查找迁移的数据

您有两种方法可以访问刚刚发布到Power BI Services的数据。首先，您可以通过单击左侧导航栏上的“最近”按钮来查找所有数据。在那里，你可以按时间顺序找到你最近的所有项目。（见图12-16。）找到导入的文件后，双击以继续在Internet上进行修改。

第二种可能性是直接转到Power BI Services的“工作区”部分，在启动发布过程后导入数据。在那里之后，在要查看的列表中选择导入的项目，如图12-17所示。

导出报表

假设您不想将创建的报告保存到Power BI Services。您的唯一目标是及时打印快照，从而将数据保存到PDF文件中。使用Power BI Desktop完全可以做到这一点。要导出报告而不保存到Power BI Services，请执行以下步骤：

1. 选择文件 ⇒ 从主菜单导出。
2. 从出现的菜单中选择“导出”
3. 通过提供描述并按OK或选择PDF文件将文件保存为Power BI模板，PDF文件会自动生成Adobe Acrobat PDF到您的Web浏览器，如图12-18所示。导出将保存到桌面。
   

选择Power BI模板选项的用户将获得相当于Zip文件的内容。Power BI模板基于现有的桌面报告模板。它具有报告布局、报告页面和视觉效果、模式、关系、度量、数据集和预构建的数据模型。此外，定义文件的一部分可以包括查询和查询参数。另一方面，PDF文件只有在所有选项卡上累积的可视化效果的静态副本。

分发报表

是的，您可以在Power BI Desktop中创建报告，并将其保存为PDF格式，甚至打印出来。但是，通常情况下，报告的真正目的是使用Power BI服务或移动应用程序在线共享数据。微软让设计师相对容易地创建可以放在电脑屏幕或移动设备上的丰富报告。该公司已经认识到，并不是所有东西都可以放在一个页面上——因此，使用了选项卡管理。

有时，将任何报告保持在桌面本地是完全有意义的。销售业绩预测或人力资源管理分配就是一个例子。假设您的目标是在没有互联网连接的情况下通过打印或传递数字文档进行分发。在这种情况下，您应该考虑创建一个分页的报告。

将报告视觉效果导出为PDF有时并不能解决问题！这就是您想要使用Power BI Report Builder的原因，该扩展可在http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=58158 找到

您几乎可以使用桌面上的Power BI报告中所期望的任何数据源。事实上，如果您决定在应用程序中创建Power BI Services数据，您甚至可以使用该数据。

按照以下步骤使用Power BI服务创建基于Power BI数据的分页报告：

1. 转到“我的工作区”，然后找到包含要用于分页报告的数据的工作区。
2. 打开工作区。
3. 单击工作区的New按钮，然后从显示的菜单中选择Paginized Report，如图12-19所示。
   
   如果这是您第一次使用Power BI Report Builder，则会要求您下载该应用程序。否则，应用程序将与报表生成器一起启动Power BI Desktop。
   ReportBuilder启动后，系统会提示您使用向导创建一个报告或一个空白报告，如图12-20所示。
   
4. 选择“空白报告”。
5. 使用左侧的窗格，将数据源连接到报表生成器，以便开始创建分页报表。
   请注意，空白画布中有一些键入的文本，如图12-21所示。
   

您可以通过多种方式对报告进行分页，具体取决于您使用向导选择的选项。无论选择矩阵还是空白画布，配置分页报告的步骤都非常广泛。要遵循Microsoft及其解决方案建议的最新方法，请访问

Tutorial: Create a paginated report and upload it to the Power BI service - Power BI | Microsoft Learn

如果您已经到了本章的末尾，并且想知道如何格式化报告的可视化，您应该记住，Power BI Services提供了与Power BI Desktop几乎相同的体验，包括用户体验。最大的区别在于，使用Desktop客户端时可以在线进行协作；只有一个用户可以同时管理应用程序。您对配置报告的了解在所有用户体验中都是一致的。