项目文档的重要性

在项目实施的过程中，我们会有各方面的工作，会遇到各种问题。很多时候我们都需要写文档帮助我们。在项目日常工作中，对于文档常常听到有人讲“没空，没时间写文档”，“写文档太浪费时间了”，“项目文档没必要”，甚至“写文档好了，其他什么事都不用做了”这样的话，这种情况常发生在不少项目管理者和开发技术人员身上。这种想法要不得，如果不改正，是潜在的风险，后期会对项目带来严重不良影响。
在开展项目活动，解决项目问题的过程中，项目文档工作非常重要，是项目管理者的好帮手，也是项目高质量的保障。可以说“无文档，不项目”。为什么这么说呢？项目文档的重要性体现在以下几个方面：

一、 工作开展的前提
口说无凭，立字为据。文档体现了一种态度-严谨。文档将内容清楚、完整的表述，避免歧义或将歧义降到最低，按文档执行综合成本最低。项目的计划、需求、设计、开发、测试、上线运维等环节都需要文档支撑。如果说项目制度规范是人体骨骼，那么项目的文档就像身体的血液，是人体不可或缺的重要组成部分。

在参与人数很少的项目中，口述情况较多，文档的作用并不明显，因此往往会被忽视。好比开一家餐馆可能只要1-2个手艺高超的厨师就可以了，口口相传可以保持菜品的特色，不需要纸面上的文字或工艺说明。但像麦当劳、喜茶一样，在全国、甚至全球范围内开设大量出品一样味道的分店就必须要有严格的工艺标准，甚至对设备标准都有明确的文件规定。
有人说写文档是浪费时间。可往往这样，因为工作内容或标准的不确定，后期反复修改、需求不断变更增加的时间、人力成本更多，常常是得不偿失。

二、 文档是项目管理和监控的重要工具
文档是管理者跟踪和控制项目的一个重要工具。管理都跟踪和控制项目主要通过面对面的交流与文档两种方式，交流具有随机性、即时性与局限性的特点，而文档具有延续性、长期性与全面性的特点，特别是报告与进度文档能让管理者对项目的整体情况有全面了解。
监控需要对比的基础。文档作为成果检查的重要标准之一。系统设计是否合格，需要看是否满足用户需求的功能或指标。开发是否合格要检查是否满足设计要求。

三、 项目制度规范的承载
工作规范包括各种制度、规定、要求等，这些内容都通过文档的形式表达和传递。无论人员如何变更，时间如何推移，这些文档不会消失，只会更加详尽、合理和完善。

四、 工作成果的体现
文档是工作成果的重要表现形式。项目每个阶段都需要输出成果。比如需求调研、系统设计、系统测试等阶段结束，都需要提供相应的成果文档。完成了重要方案或变更的讨论，需要文档如实、完整的记录过程和结果。几乎所有人类的智慧和文明成果都通过书面文字表达和传承。几千年前古人的思想精华，仍然可通过《论语》《孙子兵法》等进行了解和汲取。
工作成果也是项目阶段转换的必要条件。项目工作随着时间推移包含了多个阶段，每个阶段的输出是下一个阶段的输入。上阶段的成果输出，影响下阶段过程和产出。需求阶段的成果标志着设计阶段的开始，设计阶段的输出标志者开发阶段的启动。由此可见，项目的运作在一定程度上是靠文档驱动的。
另外，，用户的签字在阶段成果确认方面有重要的意义。

五、 便于项目成员间的交流和协作
文档是项目管理者跟踪和控制项目的一个重要工具。管理者跟踪和控制项目主要通过面对面的交流与文档两种方式，交流具有随机性、即时性与局限性的特点，而文档具有延续性、长期性与全面性的特点，特别是报告与进度文档能让管理者对项目的具体情况有全面和真实的了解。

六、 项目共享知识库
项目文档不断累计，形成知识库，不仅可项目内部共享，还可以在项目组之间和公司内部分享，文档的充分利用能使知识发挥更大的效益。充分的知识共享是提高整体团队效能必不可少的工具。比如，复杂的数据库集群，配置过程非常繁琐，要求细致。单靠在网上的指引，没有经过用户实际环境的检验，操作效果是大大折扣的。有时，遇到问题长时间都不能解决。而具体的实践总结能给人清晰的指引，极大的提高效率。同时，也要培养相应技术储备人员，降低未来可能的风险。

七、 项目文档有助于管理者水平的提升
项目文档对于项目管理人员的素质提升也是大有裨益的。目前国内不少企业在进行项目管理时，都会出现一个通病：由于管理人员素质有限，许多的决定只凭口头叙述，缺少足够的文字记录，以至在项目出现问题时往往显得无所适从。从本质上讲，项目文档强调的是一种规范化管理，要求项目管理人员利用书面语言进行沟通表达，以指引项目运作，对于一个成功的项目管理人士来说，他不仅仅是项目各利益方的良好协调者，更应该是一名出色的项目文档管理者。

综上所述，文档的重要性无需质疑。那么，如何编写好的文档呢。通常对项目文档的要求有以下几点：

1. 清晰明了。有目标明确，思路清晰，文字详尽，配以图表、截图和示意图，方便阅读者理解。
2. 全面深入分析的成果。文档是作者经过深入分析、思考、总结的结果，是经验的总结、实践的硕果、思想的升华。
3. 及时。根据项目进展情况及时提供的成果文档，能成为照亮黑暗的灯塔，探险者的指南针，渡河者的小船。
   不管项目情况如何复杂，用户给的压力如何大，工期如何紧张，我们都要意识到写文档的重要性和必要性，并养成编写好文档的习惯。
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朱玉顺
2019年10月15日