SAP R/3 财务基本概念及集成性浅释--主数据概念篇

SAP R/3 财务基本概念及集成性浅释--主数据概念篇

ERP是英文Enterprise Resources Planning的缩写，意思为企业资源计划。在企业中，存在各种各样的资源，如财务资源、人力资源、信息资源、供应商资源、客户资源等等，如何将这些资 源进行合理规划，实现资源的最优化的配置，从而提高企业整体的经营能力与经营效率是企业管理者孜孜以求的目标。经济学上有一个著名理论：短边效应。也就是 说，有长短不一的木块(表示各种各样的资源)，做成一个木桶，其装水容量的多寡不是由最长木块决定的，而是由最短的木块决定的。过去几十年来，由于电信技 术、计算机技术及应用软件开发的滞后，大型企业为提高管理效率而进行的各种各样探索都难以得到最终的实现，其重要原因就在于信息的不能及时传递。人们通常 所说的企业内部各个部门都是一个“信息孤岛”，指的就是信息(包括财务、人力等方面)的不能及时传递与处理，由此带来管理上的效率损失及机会成本的上升。 随着我们国家市场化改革进程的不断加快及全球经济的一体化，各个行业内部的竞争加剧是不可避免的一个趋势，竞争的加剧对企业管理提出了更高的要求，正如莎 士比亚所说的，“是生存还是死亡，这真是一个问题”。要提高企业管理水平，首先必须突破信息传递及处理这个“瓶颈”。70年代以来，国外企业为突破这个 “瓶颈”，就陆续开始了企业资源计划的尝试。
至90年代初期，已经获得很大的成功，这主要应归功于相关技术，如电信、计算机及应用软件等得到了空 前的发展。实施ERP，至少有三个方面的好处：1．各种信息能够得到即时的处理与传递。如有非常及时性的财务数据及库存数据，这对于大型企业是非常必要 的。2．可以打破企业管理者的管理边界，同时不会造成效率上的损失。传统的分工理论形成的每个管理人员的管理边界，超出次边界将是不经济的，但实施 ERP，如上问题可以轻松得以解决，因为ERP的精髓就是要信息的及时处理与传递。信息的及时传递及处理可以使管理的边界得以突破。正如和光商务股份有限 公司的总经理刘铁所说：实旌ERP可以将管理的需求“一竿子捅到底”1 3．可以降低企业内部的交易费用，同时也有利于企业组织结构的再造。实施了ERP，各项交易、业务流程都变得透明，信息也得到了及时的处理与传递，带来的 结果是内部交易费用的降低，机构的设置也将变的简单、高效，原来“金字塔型”的组织结构变成了“扁平型”的组织结构。毫无疑问，如上种种好处，将会使成功 实施ERP的企业在激烈的市场竞争中获得极大的优势，具体地说，将会使企业降低费用、提高资金的运用效率，提供决策的准确数据、降低机会成本等。
支 持实施ERP的管理软件有非常之多，如SAP R／3、Oracle、PeopleSoft等。本文着重介绍SAP R／3软件就是其中集成性最好、功能最强的管理软件。为什么SAPR／3软件集成性最好并且能够及时处理并传递信息，主要是有赖于主数据的有关设置。以下 开始本文有关SAPR／3软件中与财务有关的介绍。
主数据(主记录)
第一次接触SAP R／3软件的人，当看到主数据这样的字眼时，肯定不知所云。在SAPR／3软件中，主数据相当是该软件的识别及自动后续处理系统。比如人的大脑，当我们见 到资产负债表中的有关科目时，如长期投资，我们的大脑马上就会这样的反应：它是属于资产类的科目，期末应将余额予以结转；核算时，当其投资对被投资单位有 控制、共同控制或重大影响时，应采用权益法进行核算，否则应采用成本法核算等。又如对于销售收入，我们马上就知道这是损益类科目，期末应将其结转至本年利 润，而后转至未分配利润等。我们的大脑为什么有这些知识，就是因为我们经过了长期的财务知识方面的训练，所以就会有这样的识别及核算能力。对于软件系统， 它不