ACCESS实例2 资料管理1——表、表关系与查询

ngbshzhn

已于 2022-07-22 16:36:18 修改

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文章标签： Access 实例资料管理

于 2022-07-22 15:44:47 首次发布

本文链接：https://blog.csdn.net/ngbshzhn/article/details/125892391

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本文详细介绍了使用Access构建资料管理系统的过程，包括需求分析、数据库设计、表结构设定、表关系建立、数据录入以及创建各种查询，如所有资料信息、借阅者查询、日期区间查询和模糊查询等，旨在实现高效、准确的资料管理和检索。

摘要由CSDN通过智能技术生成

1.资料管理数据库需求分析

在传统的资料管理中，资料管理员起到了重要作用。资料管理员的工作方式直接决定了整个资料管理过程的准确性及有效性。比如说，在一家公司的档案管理部门，部门的管理人员首先需要将来自不同部门需要存档的资料按照类别分类，这其中有来自公司的文件档案，有来自人力部的文件档案，有来自技术部的文件档案，也有来自财务部的文件档案等等，首先管理员需要根据其类别分开并且存放在不同位置，这样才不至于造成档案存放混乱，并且方便了日后的管理。
在做好了资料分类之后，资料管理员要面临的主要是两方面的工作：一个是当有新的资料传过来时如何处置，放在什么样的位置可以在日后很方便地找到，或者当有新的管理员来后，不用多长时间就可以掌握全部资料的存放情况，这就需要一个管理的方法；另一个是当有人来借阅资料时，可以迅速准确地在众多资料中找到所需的资料，方便快捷。
当有一份资料传过来时，资料管理员首先要将资料编号登记，资料管理员手中要有一份所有的资料的帐。然后再将其分类。不同类别的资料一般是不放在同一个房间的。所以可以有资料室1、资料室2、资料室3和资料室4等等来存放公司、人力、技术和财务等不同类别的资料。确定了资料室后，再根据资料的内容可以分柜存放。同一类别的文件可能涉及不同的内容，比如说技术部的资料有的可能是图纸，有的可能是软件资料等等，这样的话可以在一个房间内分不同资料柜来存放。确定了资料柜
后，可以根据资料的日期来放在不同的资料夹中。至此，管理员按照资料的内容一步步的细分，先确定资料室，再确定资料柜，最后确定资料夹，这样就为这份资料找到了合适的位置。

当有人需要来借阅时，资料管理员需要根据所要借阅的资料内容、日期找到资料夹、资料柜、资料室，找到资料后做好借阅登记。实际上资料员查找资料的过程就是存放资料的反过程，只要存放准确，查找资料也是很方便的。

2.资料管理数据库设计分析

首先，资料管理员需要对所有存储的资料清楚，要建立一个资料的台帐来记录当前所有资料的信息。这就需要在资料管理数据库系统中有一个“资料信息”表，资料管理员在这个表中可以查阅到所有的资料的详细信息、存放位置。还要有一个“借阅记录”表，用来登记资料的借阅情况。当有新的资料传来时，管理员也将在资料信息表中进行登记，时刻保证该表的准确性，资料信息表的准确性在资料管理过程中起到了重要的作用。
其次，为了能迸一步详细描述“资料信息”表内容，还需要一些表来支持“资料信息”表，这其中包括：资料类别表。借阅记录表、资料室表、资料柜表、资料夹表。在这些表中建立起关系，从而来构建整个数据库系统。例如在“资料信息”表中的“资料号码”字段也是“借阅”表中的标识字段，用来建立两个表之间的关系。我们需要“资料室”表、“资料柜”表、“资料夹”表来洋细记录每一份资料具体的存放位置，需要“资料类别”表来进一步完善该数据库系统，使之操作更加方便、实用。
在数据库设计过程中，从本质上看仍然是手工设计方法，其基本思想是过程迭代和逐步求精。

3.资料管理数据库中的表

（1）”资料信息“表

字段名	数据类型	字段大小	默认值	备注及属性设置
资料号码	文本	12		主键，输入法模式：关闭。“资瓷料信息”表的标识字段
日期	日期/时间		Date()
资料名称	文本	80		输入法模式：开启。
关键词	文本	30		输入法模式：开启。
资料类别	文本	20		输入法模式：开启，查阅选项卡中一些属性的设置：“显示控件”属性值设置为“组合框”，“行来源类型”属性值为“表/查询”，“行来源”属性值为“资料类别”。
资料室	文本	20