Sage X3帮助企业更好的管理固定资产

              转载自Sage官网Sage UK - Software & Solutions for Every Business

 

在任何一个企业里你都可以看到一个充满计算机，书桌，椅子和文件柜的专业空间。

虽然它们在普通人看来并不起眼，但它们在财务里有一个专业的称号，它们被称为固定资产。

我们在本文中介绍的内容包括：

1. 什么是固定折旧？
2. 计算固定资产折旧的挑战
3. 不准确的固定资产折旧如何导致超额开支
4. 如何重回正轨并节省资金
5. 关于固定资产折旧的最终思考

什么是固定折旧？

固定资产折旧是跟踪固定资产的生命周期并报告其价值以用于保险和税收目的的过程。

这是任何企业或组织中最重要的财务流程之一。

然而，许多公司难以准确记录和报告其固定资产，因此多付了保险费和税款。

计算固定资产折旧的挑战

固定资产是业务增长的关键推动因素。

无论什么行业，任何组织都需要计算机，复印机，办公桌和办公设备，以便茁壮成长并做自己最擅长的事情。但是，所有这些资产都需要根据复杂的时间表进行跟踪和折旧。

根据所涉及的资产以及适用于该资产的规则和条例，单个资产可能会根据特定的时间表或特定的方法折旧。

如果一家公司不能确定地知道账面上有什么固定资产（而这是计算固定资产折旧的基础）那么它很快就会面临一个复杂而耗时的问题。

例如，企业使用电子表格管理其固定资产库存和折旧计划，对固定资产进行非正式和临时调查，以便在员工有时间时更新其记录，这种情况并不少见。这可能导致记录保存方面的差距，迅速使库存失控。

当财务团队经常忙于准备更高优先级的预算材料和年度审计时，跟踪和折旧固定资产可能具有挑战性。

在某些情况下，财务人员可能必须与组织的其他部门（如 IT 部门或区域办事处）合作，这些部门或区域办事处可能拥有自己管理的固定资产记录。协调多组记录的过程可能会给所有相关人员增加额外的管理负担。

这种管理固定资产的方法虽然司空见惯，但就员工时间和资本而言，可能被证明是昂贵的。

首先，以这种方式手动管理固定资产会消耗大量员工时间，而这些时间本可以更好地投入到其他地方。事实上，这是困扰成长型企业的最常见的生产力流失之一。

其次，如果不再使用的资产在会计记录中没有得到妥善处置，公司可以继续多付财产税和与之相关的保险费用。

不准确的固定资产折旧如何导致超额开支

那么，低效的固定资产流程会让组织付出多大的代价呢？

平均而言，公司为其账面上约12%的固定资产多付税款和保险费。

即使计算折旧金额的错误也可能导致超额支付，因为保险费通常基于固定资产总流动价值的百分比。企业最终可能会错过他们本来有权获得的扣除额。最终，公司可能背负着比必要更高的固定资产总拥有成本（TCO）。

因此，低效的固定资产折旧流程可能导致该公司浪费本可以应用于帮助业务增长的明智投资的资本。以这种方式管理固定资产所涉及的机会成本不仅仅是财务成本。与员工时间和效率相关的软成本也随之而来。

当财务专业人员陷入困境，试图理清公司是否仍然存在特定资产以及它们是否正确折旧时，他们必须花时间完成这项任务，否则他们可以将其投入到公司更高价值的项目上，例如确保更好的GDPR合规性或为执行领导层提供战略财务分析。

最重要的是，缺乏强大的固定资产管理方法甚至可能使财务报告的准确性受到质疑，这是任何财务团队都不需要或想要的头痛问题。

事实上，没有密切跟踪的资产可能会丢失或被直接窃取，从而消耗额外的员工时间，并在必须更换这些资产时使公司花费更多的钱。

在遇到这些挑战后，许多公司开始探索重回正轨的方法，这样他们就可以节省时间和金钱。

如何重回正轨并节省资金

幸运的是，有一种更简单，成本更低的方法来管理固定资产。固定资产管理软件，组织可以保持健康的固定资产登记册并充分为其资产投保。

这样做还可以节省员工的时间，使财务团队能够将其专业知识和人才集中在对公司具有更大价值的项目上。

以下是三种重回正轨、准确管理固定资产以及仅为公司使用的资产付费的方法：

1. 创建完整的库存

生成公司手头固定资产的完整库存并不困难。

使用条形码阅读器，您可以对固定资产进行完整的盘点（如果有的话，也可以在多个位置进行）的清点，并在一个中心位置自动核对所有这些记录。

以这种方式消除孤岛可消除重复数据输入的情况，从而节省员工时间并消除麻烦。

2. 简化固定资产生命周期

一旦你知道你拥有什么固定资产，那么有趣的部分就来了：弄清楚哪些折旧方法适用于每一种，并确定如何最好地管理它们的生命周期，从收购到处置。

Sage X3的固定资产管理可以在这里发挥离合器作用，协助从折旧计算和成本分配到年终财务的所有工作。它甚至可以以数字方式存储关键资产记录的图像，为组织拥有的每个资产提供单一参考点。

通过这种方式，公司可以主动规划其未来投资，并更好地最大化其投资回报率，而不是被动地追逐固定资产信息。

3. 持续更新软件管理

电子表格虽然在很多方面都很有用，但在管理固定资产方面只能让您的公司走得更远。

有了固定资产的软件管理，可以让您的公司更深入地了解其固定资产，最大限度地降低其总拥有成本，同时简化运营和财务工作流程。

关于固定资产折旧的最终思考

固定资产乍一看可能看起来很复杂。

毕竟，它们可能受到多种规则，法规和折旧方法的约束，同时物理上位于广泛的区域位置，比如集团公司下设的各个分子公司和工厂，因此难以关注。

但是，有一种更好的方法来管理它们，可以确保为公司节省成本并提高所有相关人员的生产力。

在人力成本居高不下的情况下，通过软件简化跟踪和折旧固定资产流程，它们可以简单地成为运营良好的组织的重要组成部分，从而实现其增长而不是阻碍其进步。