使用Ctrlbox项目管理软件的文档管理心得

上周分享了《使用Ctrlbox项目管理软件的设计快速定稿使用心得》，这周分享下项目文档管理。

在项目的过程中，我们会使用很多的文档，来记录项目的过程、项目成果物、和项目的知识沉淀。

随着公司的发展，项目的不断增多，文档的数量不断增加，传统的文档管理方式，已经不匹配现今的要求。

根据我这么多年的项目管理经验，结合我们公司的情况，我做了些总结。

常见的问题，总结如下：

 

01 文档重复冗杂

项目过程中有些类型的文档有借鉴意义，可以在此基础上优化。

但很多时候项目成员们，不知道别人已经做过此类文档，自己重新又做了一个。

比如，《婚嫁行业需求分析》，不同的需求分析师每人做一份，实在太浪费了。

 

时间一久，文档库里会很繁杂，文件雷同、数据庞大。

不仅效率低，影响项目周期，还浪费人力资源。

这类文档需要多人管理，需要信息共享。

 

02 版本管理

版本管理很重要，因为版本错乱出现的项目事故很多。

常见的有两个原因，版本命名不规范，和版本遗失。

 

比如，发布文档，除了每周项目组自己发布的版本，还有发布给客户测试的版本。

一旦，发布错了版本覆盖了当前的版本，一周的工作可能就白费了。

项目组自己需要花时间重做，客户也会怀疑你的专业度，我有过惨痛的教训。

不好好管理版本，这类事故会一直发生。

 

03 文档储存

你们是用什么来管理文档？硬盘、网盘、域？

这些我们都用过，还是存在以下问题：

 

硬盘：不流通，用来备份还不错。东西多起来，都不知道有哪些文件。

网盘：多人使用一个网盘，希望资源共享，但更新很费时间，设计师深有体会。时间一长，大家也不愿意上传。

域：不可多人编辑，有更新了大家都不知道，需要每次使用前都查看版本。

 

综上所述，我们需要一个可共用的文档库，可以及时查看、分享、更新。

 

Ctrlbox项目管理的文档管理，给出的解决方案是这样的：

在系统中设置一个文档库，所有项目的文档不管从哪一个入口上传，都能汇聚到文档库中。

只要有权限，在任何可搜索界面，都可以搜索到、并且可以下载使用。

具体管理特点，如下：

 

01版本管理

上周的《设计如何快速过稿？》中有提到Ctrlbox项目管理系统中，每个文档都有版本记录，可查看上传日志。

 

每个项目都有一个文档上传入口，上传后，文档会存在项目管理系统中。

这样解决了文档版本混乱，和查找困难的问题。

 

文档经常会更新，比如视觉设计稿，同样一张图设计师会修改N次。

但是经常出现的情况是，设计师已经修改了，开发人员并不知道，还在用老的文件，导致最终干的活全部白费，还要花大量时间修改。

Ctrlbox项目管理系统根据这一需求，做的更智能。

同样的一个文件，可以设定某些人只能看到最新版本。

并且当文档更新的时候还会发通知给相关的工作人员。

 

02 文档库

文档库是和业务系统连通的，比如项目管理系统、OA系统、hr系统等。

项目管理系统可储存所有的文档，包括单个项目的，及项目经理培训、知识沉淀、以及项目管理制度的。

 

举个例子，在项目过程中，外包合同需要上传到项目管理系统中，供PMO审批。

上传到项目管理系统后，该文档自动就存储在文档系统中，并通知PMO查看审批。

 

03 文档聚合功能

上文提到的，公司有很多文件是可以不断复用的，但是因为各个文件是分散的，导致每个人花费大量时间去做重复的文档。

再举个例子，销售给客户写医药行业方案，如果公司有其他同事有写过类似需求和客户的方案，那么直接引用即可。

但实际场景是这个销售并不知道公司曾经有同事写过这个类似的文档，只有自己累死累活去做。

Ctrlbox项目管理文档系统能够将和该工作人员相关的文档进行聚合，并可以通过搜索引擎对整体的文档库进行检索，一站式找到自己所需要的文档。

不仅同部门可以这样使用，跨部门也可以使用。

对于医疗行业方案里面的内容，项目中心需求人员也同样需要。

需求人员就可以在系统中搜索这个文档。

 

 

还有一个隐藏的功能哦。

比如，项目的经验的分享，可以把项目中遇到的情况整理成案例库，上传到项目系统中。

当我们的项目经理在项目中遇到问题后，可以直接搜索关键词，可查看相关的解决方案文档。

如，新来的项目经理没有处理过需求变更的情况，在项目系统中搜索“需求变更”，会有相应的文档供他参考。

这样一来，可以进行知识管理，我们公司目前正在做这一块，在知识搜集过程中。

后续我会分享这块，有兴趣的朋友可以持续关注。

 

目前我们公司基本已经改变了，文档一团糟的情况。

项目成员也不会因为文档的问题耽误工作，效率提高了很多。

后续分享，敬请期待~

作者：倾叶轩
链接：《分享：使用Ctrlbox项目管理软件经验（七）——文档管理》
來源：简书
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