快速迭代交付看板实施五步法

任务依赖、外部不能及时配合、需求不能及时确认等，是我们在研发过程中经常遇到的风险或问题，当这些问题通过周例会或者周报显示出来时，往往已经造成一定程度的延期。

项目信息透明化并可视化，便可有效改善此类风险问题的发生机率。

今天，给大家分享下我们的物理看板实施五步法。

启动准备

除常规使用物料外，还可以购买一些个性物料，例如可以定制代表团队成员特征的大头贴、不同色彩的标贴等，团队启动看板时，可以参考如下购买物料。

看板设计

1、看板区域划分

工作区是看板的核心，如果看板较大，建议布局在左侧3/4的区域，其他区域可以设置为资源区、规则区、回顾区等。接下来我们将简要介绍每个区域的用途。

1）工作区

展示团队正在开展或者即将开展的工作信息，展现形式根据所在产品线研发的流程设定。

2）资源区

展示团队资源的投入及负荷情况，展现形式根据每个团队成员可以并行开展的工作数量设定。

3）规则区

展示团队成员需要遵守的看板使用规则，规则要团队一起达成共识，而且要和实际工作流程结合起来，这样的规则才能基于实践不断迭代优化。

4）回顾区
展示团队亮点和痛点，建立持续改进的源动力，定期组织回顾落地改进。

2 、工作区状态栏设计

工作区是团队成员使用频率最高的区域，它的设计好坏直接影响团队的执行效果。设计之前建议先参照我们长期实践并总结出的设计原则和技巧：

1）设计原则
体现团队差异性和不同的管理诉求，团队可自行定义最适合自己的工作泳道，但不要轻易改变团队现有的工作流程。

2）设计技巧
先阶段，后活动。如：先按项目的生命周期阶段划分作为第一层，然后选取最关键的工作活动作为第二层。可先在稿纸或白板上绘制草图，经团队内部达成共识后再正式绘制。

3、工作项及卡片设计

看板区域的划分给我们建立了价值流及管理方法，而价值就是工作项及卡片。

1）工作项
工作项，看板管理的价值流动，任何对团队有价值的工作都可以通过看板来管理。先有工作项，再针对工作项做卡片设计。

2）卡片设计
卡片设计时需要考虑三大要素：WHAT（做什么）、WHEN（何时完成）、WHO（谁负责做），常见的用户故事、开发任务卡片设计可参考如下样例。

用户故事卡片描述

开发任务卡片描述

规则制定

物理看板如果没有使用规则，白板就仅仅是白板，无法形成价值流动和透明化问题和风险。

1、制定原则

规则使用前团队内达成一致，明确责任人负责维护规则并定期组织团队优化规则，明确不遵守规则的惩罚机制，规则执行前公示。

规则的建立及优化方向：增强可视化效果，突出需要重点表达的内容，减少看板人工更新的成本，提高团队成员参与体验。

2、梳理规则项

规则项的制定都是基于如何保证价值快速流动，如何及时发现阻碍价值流动的问题和风险并快速解决。

1）如何管理流动
制定每个状态栏工作项卡片准入准出的规则。

2）如何表示阻塞

设置阻塞泳道：在单独的阻塞泳道上粘贴卡片说明具体阻塞内容；

标识阻塞工作项卡片：将红色纸条粘贴在任务卡片上表示阻塞；

设置问题/风险状态栏：将写有重大问题和风险的红色便签粘贴在状态栏。

3）如何表示延期
根据卡片规则，在卡片上可用圆点标记卡片的实际工作人天，实际工作一天，涂一个圆点，如果超出原计划人天数，在原计划人天数圆点后画斜线并继续画圆点。

4）如何表示资源及投入
资源区中可以用大头磁贴表示每个资源的投入，每个成员大头磁贴的个数表示该成员可以并行开展的工作的数量。一般是一个主要工作投入80%，一个次要工作投入20%，并通过磁贴大小或者不同颜色区分主要及次要工作，选择大头贴贴到任务卡片上，即表示任务由该资源负责。

举例说明：如果某成员的大头贴不在资源区中，则说明该团队成员已经满负荷工作了。

看板运作

好的看板规则都是团队在执行过程中不断迭代优化而来的，其中看板站会和看板回顾会议就是规则改进的有效途径。

1、看板站会

会前：每个工作日固定时间组织站会，一般是上午9点开始；

会中：团队成员依次回答三个问题：

1、昨天做完什么？

2、今天准备做完什么？

3、有什么阻塞？

已完成的任务移到下一栏，进行中的任务打圆点，没有任务则移入新的任务并打圆点，阻塞的任务标识出来；

会后：团队组长组织小范围讨论，针对会上提出的阻塞问题明确解决方案及其责任人、计划解决时间。

注意事项：会上不讨论问题，可以提出问题并粘贴在看板上。控制会议时间，尽量15分钟内。

2、看板回顾会议

收集问题：团队组长组织收集影响价值快速流动的瓶颈问题，可通过头脑风暴方式；

确认待改进问题：分析问题原因，明确需要改进的Top3问题；

改进实施：明确改进措施，改进责任人，改进完成时间，更新看板规则。

看板进化

无论何种类型的看板，只有不断进化才具有生命力。进化的过程需要遵循一些原则和步骤，以达到持续改进的效果。

1、进化原则

持续而非间断：建议每个项目/版本结束后，及时回顾总结，对看板进行优化改进。

渐进而非跃变：建议在原有看板的基础上做微改进，如：增加卡片的限制等。

适合而非完美：看板是团队的协作平台，现阶段适合的就是最好的。

2、进化步骤

梳理进化基因：包含看板中的状态栏、工作项卡片、团队参与角色、泳道、物料等；

识别改进基因：采用看板回顾会的形式，共同识别痛点问题，确定团队的改进点；

单基因进化或多基因重组：如“状态栏”合并或拆分、“参与角色”组合优化等；

进化适应：优化后看板需经历一段适应期，适合则保留，不适合则继续进入下一轮进化。

看板实施总结

问题和阻碍及时发现便于更快的关注和解决，发现资源负荷情况便于更合理安排资源，直观展示项目进展便于团队聚焦目标朝着共同目标努力，真实反馈实际工作开展情况，进度沟通会议更聚焦可大大缩短会议时间。

更多推荐

史上最详细项目管理流程出炉！33页PPT讲透项目管理（实用）

一图掌握项目管理各阶段必备工具方法大全

重磅！项目经理指导手册和全套管理秘籍下载

多图详解DevOps体系

项目经理面试问题及回答技巧

       

免责声明：

本公众号部分分享的资料来自网络收集和整理，所有文字和图片版权归属于原作者所有，且仅代表作者个人观点，与本公众号无关，文章仅供读者学习交流使用，并请自行核实相关内容，如文章内容涉及侵权，请联系后台管理员删除。

戳“阅读原文”海量文档免费阅读下载