【笔记】行测——常识判断之公文常识总结与归纳

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第一章 公文概述

一、公文的概念和特点

（一）公文的概念

公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用、表达社会集团意志的信息记录。广义公文包括：通用公文(法定公文)、专用公文和事务文书。狭义公文包括：通用公文(法定公文)和专用公文。

1.通用公文

通用公文也称法定公文，是指在党政机关、团体、企事业单位普遍通行适用的，具有规范体式和法定效力的公文。

新、旧公文区别

• (1)党政机关公文处理工作条例是全新的首次统一党政机关公文处理规范标准
• (2)在“文种”方面，在《国家行政机关公文处理办法》的13个文种基础上，增加了党委的“决议”和“公报”两个文种，共15个文种
• (3)在“格式”方面，取消了主题词；行政公文也要署发文机关名称
• (4) 在公文拟制方面，要求“重要公文”由主要负责人签发
• (5)在行文规则方面，增加“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”
• (6)在公文管理方面，增加发文立户的规定

2.专用公文

概念

专用公文是指限定在一定业务范围和工作部内使用的特殊公文

内容

• (1) 外交公文，如照会、备忘录等
• (2)军事文书，如通令、条令等
• (3) 经济公文，如经济合同
• (4) 科技公文，如专利说明书、技术鉴定书等
• (5) 司法公文，如笔录、起诉书、抗诉书、判决书、裁定书、通缉令等

（二）公文特点

1.公文的特点

法定作者

法定作者是指公文的作者是法定的。需要注意的是公文一般由 秘书或业务部门人员起草，这些人员不能视为公文的法定作者，他们只是在履行自己的工作职责而已

规范体式

规范体式指公文写作具有严格的规定性，公文的种类、名称、格式、办理程序都有严格规定

法定效用

法定效用是指行政公文代表了发表机关或法定负责人的意图和权力，并受到相应授权单位的保护，行政公文在发文范围内起强制性作用

2.公文的文体

公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征 表现为:被强制性规定采用白话文形式:兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。公文写作忌讳“形象生动”， 因而很少描写，忌讳偏激情绪，因而很少抒情。公文写作可以适当的议论，可以简洁地说明。

叙述是公文写作中最常用、最基本的表达方式。公文据写要选用含意明确，范围限定的词，准确地表述概念的内涵与外延，正确揭示事物真相及其本质。

二、公文的种类

（一）公文的分类

1.根据形成和作用的公务活动领域

可分为通用公文和专用公文两类

2.根据内容涉及国家秘密的程度

可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类。

• (1)秘密：含有一般国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭到损害。
• (2)机密：含有重要国家机密，泄露会使国家的安全和利益受到严重损害 。
• (3)绝密：含有最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害

3.根据行文方向

• (1)上行文指向所属上级机关呈送的公文。比如：报告、请示
• (2)下行文指向所属下级机关发送的公文。比如：命令、决定、通知、公告、通告、通报、批复、纪要、决议、指示、公报、条例、规定
• (3)平行文指同级机关或不相隶属机关之间来往的公文。比如:函

4.根据处理

• (1) 平件:没有特殊时间要求
• (2)急件:内容重要并紧急，需打破常规优先传递时限的要求
• (3)特急件:已临近规定的办结时限，需立即优先迅速传递的文件

5.根据来源

在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类

6.根据内容的性质

(1) 法规性公文

对人们或组织的行为规范和准则做出规定的公文。比如：条例、 规定。
条例和规定在行政机关也经常用到， 但通常是用命令、公告、通知等形式发布

(2)指挥性公文

上级机关对下级机关部署工作、进行指挥协调管理的公文。比如：命令、决定、通知、批复、意见、决议、指示

(3)公布性公文

通过新闻媒体发布或公开张贴形式发布的公文。比如：公告、通告、通报、公报

(4)报请性公文

汇报工作、请示问题、请求审议的公文。比如：报告、请示、议案

(5)通联性公文

机关之间联系工作、询问答复问题的公文。比如：函。

(6) 记录性公文

记载会议情况的公文。比如：纪要。

（二）党政机关公文种类

文种	适用范围
命令	适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员
决定	适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项
公告	适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项
通告	适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项
通知	适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员
通报	适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况
议案	适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项
报告	适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问
请示	适用于向上级机关请求指示、批准
批复	适用于答复下级机关的请示事项
意见	适用于对重要问题提出见解和处理办法
函	适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项
纪要	适用于记载、传达会议情况和议定事项
决议	经过国家重要会议讨论通过，并要求贯彻执行的重要事项使用的文件
公报	是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文，是党和国家经常使用的重要文种

第二章 公文格式

本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记；页码位于版心外。

一、公文的构成

（一）版头部分

置于公文首页红色反线( 党的机关公文在红色反线正中嵌一颗五角星)以上的各要素统称为版头。相关要素的格式要求如下：

1.公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数字标识在版心左上角第1行。公文份数序号的主要作用是便于公文的分发、清退和查找。一般情况下只适用于绝密、机密公文或需要清退的公文。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行

2.密级和保密期限

密级分文“秘密”、“机密”、“绝密”三种。如需标注密级和保密期限，般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，如:“机密★1年”保密期限年份用阿拉伯字标识

3.紧急程度

需要紧急送达和办理的公文要标识紧急程度，紧急程度分为“特急”、“急件”两种。紧急电报分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四种。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。若公文标题中已出现“紧急”字样的(如：《国土资源部关于进一步做好抗震救灾工作的紧急通知》)，紧急程度不再单独标出

4.发文机关标识

发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成(如：浙江省人民政府文件)。对一些特定的公文，发文机关标识略有不同：

• 信函式只标识发文机关名称
• 命令式为发文机关名称加“命令”或“令”(如：XXX国务院令)
• 纪要式为会议名称加“纪要”两字。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm

5.发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。如“国办发[2018]54号”、“国办发”表示国务院办公厅发文，[2018]是年份，“54号”是序号。发文字号位于发文机关标识下空2行，居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份必须标全称(如:[2018] )，不能标注两位数简写(如: [18] )，年份要用六角括号“[]”括入;序号不编虚位(如:“1号”不编为“001”号)，不加“第”字(如: xx发[2008] 第2号不符合要求)。单一行文公文字号“一”字排开；如是联合行文只标注主办机关发文字号。上行文的发文字号居左空字编排，与最后一个签发人姓名处在同行。

6.签发人

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“ 签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（二）主体部分

1.标题

公文标题一般由发文机关、 事由和文种三要素组成。如《国务院办公厅关于进步做好地震灾区医疗卫生防疫工作的意见》，发文机关为：国务院办公厅；事由为：进步做好地震灾区医疗卫生防疫工作；文种为“意见"。在发文机关、事由、文种三个要素中“文种” 不可省略，在特殊情况下“发文机关”和“事由”可以省略。

• 一是省略 “发文机关”， 多见于上行文， 其他因版头印有发文机关而省略此项的情况也很常见，如《关xxxx的通知》
• 二是省略“事由”，在命令、公告、通告等文种中较为常见，如《XXX国务院令》、《XXX国务院公告》。
• 三是省略“发文机关”和“事由”，在公告、通告等公布性文件以及内容单一的知照性通知经常这样处理。标题末不加标点;标题中一般不使用标点， 标题中出现法规、规章名称可以使用书名号《》，如:“关于印发《xx省政府信息公开条例》的通知”。

“事由”前面一般加“关于”二字，表示涉及的范围或事务。标题的文字应当高度浓缩，准确表达公文的内容。

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分- -行或多行居中排布;回行时，要做到间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形

2.主送机关

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上行，之间不加分隔线。

主送机关主送机关又称抬头、 上款，指对公文负有主办或答复责任的机关。主送机关名称应使用全称(如:“XXX教育部”)或规范化简称(如:“国务院”)或同类机关的统称(如:“ 部属各高等院校”)。

位于标题下空一行，左侧顶格书写，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

3.正文

正文是公文的主体部分，用以表述制发机关的意图。正文位于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1”“(1)标注; 一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注

4.附件说明

附件指附属于公文正文的其他公文、图表、名单等材料。附件是公文的重要组成部分，与正文具有同等效力。如《xxxxx关于表彰节水型城市的通报》中的附件“附件：节水型城市名单”

附件说明应在正文下空1行左空2字处标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。

附件如有序号应使用阿拉伯数码( 如“附件: 1. xxxx" )，不得使用“附件附后”、“附件四份”等标注方法。附件名称不使用书名号，名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)

5.成文日期

成文日期指成文的具体时间，是公文的生效时间。成文日期用阿拉伯数字，年、月、日标全不能省略(例如: 2018年1月10日)，位于中文右下方(右空四字)。

成文日期确定公文成文日期的原则是：

• 一般公文，以负责人签发的日期为准；
• 经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；
• 法规性公文以批准日期为准；
• 联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准；
• 电报以发出日为准

6.公文生效标识

(1)加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、 居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文(或附件说明) 一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

(2)不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

(3)加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章般用红色

7.附注

附注用以说明公文的阅读范围(如“此件发至县团级”使用注意事项↓(如“此件不得翻印”)、请示和上行的意见的联系人和电话(如“联系人：xx，联系电话：xxxxx”)等。正文中的名词术语的解释一般采用句内括号或句外括注的办法解决，不作为附注。

附注标识在成文日期下1行，居左空2字加圆括号

（三）版记部分

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm)，中间的分隔线用细线( 推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

1.抄送机关

• 如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
• 如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线

2.印发机关和印发日期

• 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全
• 月、日不编虚位(即1不编为01)，后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一 条细分隔线隔开
• 页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页马。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

二、公文的行文规则

发文机关把公文发给受文机关阅读办理称为行文。为了加强对文件数量和传递过程的控制，提高传递的效率和准确度，国家有关部门对行文方向、行文方式制定的有关规定即为行文规则。
机关之间的工作关系决定着公 文应使用的文种、行文方向等内容。 处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导、 被指导的下级机关主送下行文 (如决定、 通报、批复等)；被领导、被指导的下级机关向 上级领导、指导机关主送上行文 (如请示、报告等); 具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互主送平行文(如函等)。

（一）根据机关之间的工作关系行文

不同机关部门工作关系行文内容各不相同：

1.隶属关系

隶属关系指同一组织系统中的上下级机关间的领导与被领导的关系。如浙江省政府同杭州市政府、杭州市政府同杭州市人事局均属于直接隶属关系。浙江省政府同西湖区政府(杭州市下辖的一个区)属间接隶属关系。

2.业务指导关系

业务指导关系是指同一专业系统中上级业务部门与下级业务部门之间的指导关系。如浙江省人事厅同杭州市人事局属于业务指导关系。

3.平行关系

平行关系是指同一组织系统中同级机关之间的平行关系。如浙江省教育厅与浙江省人事厅之间，西湖区政府(杭州下辖的一个区)同余杭区政府(杭州下辖的一个区)之间是平行关系。

4.不相隶属关系

非同一组织系统任何机关之间都属于不相隶属关系。如浙江省教育厅与杭州市政府之间属于不相隶属关系。

（二）选择适宜的行文方式

1.逐级行文

具有隶属或业务指导关系的机关之间应基本采取逐级行文的方式。即上级机关向所属的下一级机关行文(下行文)或下级机关向直接所属的上一级机关行文(上行文)。逐级行文是为了维护和体现正常的领导和被领导关系。下行文中的逐级行文可以使下级在领会文件精神的基础上，结合本地实际情况再下达贯彻执行。

2.多级行文

在必要的情况下，同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文，包括直达基层组织和向人民群众公布。上行文中的多级行文方式只有在少数有特殊需要的情况下采用，一般是问题比较重大，需要同时上报上级和更高级别的领导机关，如杭州市政府向浙江省政府行文，同时上报国务院。下行文中的多级行文可以提高公文传递的效率，节省公文转发的时间，如国务院的文件同时发至县团级以上的各级机关。

3.越级行文

越级行文指下级机关在特殊情况下，越过直接上级向更高一级的领导机关行文。上行文一般不得越级行文，除非在极特殊情况下：

• (1)由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；
• (2)经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；
• (3)由上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；
• (4)出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项；
• (5) 需要检举、控告直接上级机关等。

4.直达行文

直达行文是指领导机关直接将文件发至基层组织或直接传达给人民群众。政府发布的行政法规和重要政策措施等，往往采用这种方式。

5.直接行文

平行文采用的是直接行文的方式。需要注意的是向同级的主管部门请求批准或主管部门答复审批事项，应当使用平行文( 如教育局向土地局申请有关事项)

（三）正确选择主送机关与抄送机关

1.上行文

向上级机关行文，应当遵循以下规则：

• (1)原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
• (2)党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
• (3)下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾I向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
• (4)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
• (5)除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
• (6)受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关

2.下行文

向下级机关行文，应当遵循以下规则：

• (1) 主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
• (2) 党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。
• (3) 党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。
• (4) 涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一 致的，不得向下行文;擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。
• (5)上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另-个上级机关。

同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文

（四）按职权范围行文

• (1)行文应该在各自的职权范围内进行，下级在自己职权范围可以解决的事情不必事事请示上级，上级也不应当代替下级行文
• (2)部门可以根据职权范围向下级相关业务部门行文，但一般不得向下一级党委或政府行指挥性公文。经党委或政府授权方可向下一级党委或政府正式行文，且行文是要注明“经党委(政府)同意”字样
• (3)行政机关不能径向党的组织发布指挥性公文，一般也不得以行政机关的名义径向党的组织报告工作或请求指示或批准
• (4)部门内设机构除办公厅(室)外，不得对外正式行文
• (5)联合行文时，作者必须是同级机关。如同级政府之间、政府各部门之间、上 级政府下一级政府之间。政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门;政府部门与同级人(如人大、政协等)和行使行政职能的事业单位可以联合发文。上下级机关不可联合行合行文应当确有必要，联合行文单位不宜过多。

第三章 公文办理

（一）公文的发文办理

(2012年党政机关公文处理工作条例》第23条公文办理包括收文办理、 发文办理和整理归档
《2012年党政机关公文处理工作条例》第24条发文办理主要程序是：

• (1)复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
• (2)登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
• (3)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
• (4)核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发

（二）公文的收文办理

《2012年党政机关公文处理工作条例》第24条收文办理 主要程序是：

• (1)签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
• (2) 登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
• (3) 初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
• (4)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门]对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
• (5)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
• (6)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
• (7)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。