信息化系统上线后的重点关注内容

信息化系统上线后，必须关注几个重点

经过前期的规划、选型、试运行等紧张筹备后，企业的信息化系统终于上线了，许多人以为信息化建设就算是成功了，其实这才刚刚开始。稍有不慎，很有可能在前三个月，你的所有努力就全部白费了。

信息化系统上线后的前三个月，是最危险的时期，因为这个阶段你将面临着多重压力：

1、各部门工作量增加。

突如其来的新系统，可能会增加有些部门的工作量。

对于一些掌握数据较多的部门/人员（比如财务、仓储、客服等等），不得不将原有的数据从线下或其他系统中，移到新系统中来，而且还必须确保源数据的准确，这个过程的工作量并不小，很容易导致各部门对新系统的排斥。

2、员工使用率低。

新系统上线后，原来的业务流程、原来手工管理的事务、原来可管不可管的，现在全部要纳入系统来管理。这意味着，许多人必须花时间动脑筋去学习适应一个新系统，来改变他原有的工作习惯，这等于要求他克服自己的惰性，大多数人的初始反应肯定是拒绝的。尤其是在没有人监督的情况下，肯定有很多人还使用原来的模式来工作，而这种状态也会影响到其他人，所以前期系统的使用率会非常低，如果没有及时的引导，使用新系统的习惯是很难养成的。

3、系统故障或调整。

系统上线之前，设定的一些参数、模块、流程等都不一定很准确，对系统上线后可能会出现的问题考虑的也不那么全面，但在真实运用系统之后，许多问题就会随之暴露，所以在新系统上线初期，经常会有系统功能、使用逻辑、系统故障等等方面的问题需要做出调整或解决，如果这些问题调整或解决不好，也很容易遭到各部门及员工对新系统的反对。

那这最危险的三个月，企业应该怎么做？

首先，必须做好全方位的培训。

培训分为两方面。

一方面是对系统管理员的培训，要确保系统管理员对系统各个模块、各个细小的操作、系统运行中可能会出现的问题以及如何解决等都要特别的熟练，这不仅要求系统运营商要给出特别详实的操作手册，而且还应有专人对企业系统管理员进行专业的培训及操作指导；另一方面是对员工的培训，对员工的培训要越简单越直观越好，对不同部门不同权限的人员进行分开培训，确保他们能快速使用自己可以操作的模块即可。

其次，信息部人员要做好全方面的支持和监督。

在前期的源数据导入阶段，信息部人员应主动去支持各部门，而不是告诉他们怎么做之后就不管了，对于主要人员可以派专门的人员在固定的时间去协助他一起完成系统源数据的初步导入，减轻他们的工作量；

同时，要主动去监督员工对系统的使用情况，及时去解答员工对系统的疑问，最好的办法是让部门负责人对系统完全了解，并主动使用系统，从而带动底下的员工来使用系统。而如何让部门负责人配合，那只有是高层领导对软件足够的重视，信息化系统的实施必须是自上而下的。

最后，保持与系统运营商实时沟通。

负责信息化系统上线的人员，应保持与系统运营商实时沟通。系统有任何的问题及调整，要让系统运营商第一时间给出解决方案或调整计划，确保新系统不耽误员工的使用。在辛苦两三个月之后，公司员工已基本掌握了系统的操作，大家已经开始习惯于使用新系统来工作，也开始通过新系统能快速的完成一些数据统计、报表、客户管理、文档管理等工作，而且通过软件，公司实现了强制规范执行，工作流程逐渐标准化，相比以前的模式，工作效率有所提高。

那么恭喜你，你的企业信息化系统已经算是上线成功了。

但是系统上线成功后并不意味着实施成功，要真正发挥出它的价值才是真正的实施成功。

企业信息化的价值可以归为五层：一层是提高效率，二层是加强管控，三层是科学的决策辅助，四层是商业模式的创新。系统上线成功仅仅是实现了第一层的价值而已。

如何才能让信息化系统体现出它的价值？我们仍需从以下几点来着手：

1、继续全方面监督检查。

在系统上线使用一段时间后，可能就会有人会因为利益或者想偷懒，便趁着公司放松对流程监督的机会，私自更改业务流程的运作模式，让有些本来已纳入系统管理的业务，又向手工操作方面发展。

所以，企业应该设置专门的部门和专门的人，不断对系统的应用情况进行全方面监督检查，及时消灭和处理不正之风。尤其是大公司，如果不及时处理这些问题，那么系统的使用就只是流于表面。

2、继续推进业务管理的变革，优化流程。

公司的业务会随着市场变化而发生变化，那相应的管理流程也应该跟着业务的变化进行优化，从而逐步对系统提出一些新需求、去优化系统，让系统的使用功能能时刻切合企业的现有业务。

3、推动管理层使用好系统。

使用系统之后，许多管理问题就会暴露，这也是大多数中高层不喜欢用信息系统的原因。

而且在使用系统一段时间后，对信息化系统的投入并没有减少，但信息化系统带来的价值却没有那么明显，能直接给企业带来业绩增长，所以渐渐的企业老板对系统也不如之前的重视。

中高层管理者本来就不喜欢用，加之老板不重视，那他们对信息系统的使用更少，而他们不使用信息系统来分析数据、汇报工作等，那老板就更难体验到系统的价值。这是一种恶性循环。

所以，要发挥企业信息化的价值，得帮助中高层管理者使用好信息系统，打消他们的疑虑才是关键！

你得想尽各种办法，让中高层管理者能把信息化系统作为主要的管理手段，这样不但可以去推动业务改善，而且通过他们的使用，也能让老板渐渐习惯每天从系统中获取数据，渐渐的还会利用系统来帮助企业做出一些重大决策，帮助企业提升核心竞争力，最终发挥出信息化系统的最大价值。

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