Office协同办公讲解以及软件归纳

对于企业/组织/个人开展的工作项目中，或多或少都与office软件打交道，有些人就会说“office办公就办公，需要文件的话，我复制多几份不就可以了嘛，为什么还要协同办公呢，这不是多余的吗？”，更有甚者说“如果都是协同办公，那么我的隐私文件怎么办？”。

下面，小编将从多角度/多场景探讨和分析协同办公的优缺点。以及协同办公需求产生的原因。在Office软件还未出现的时候，我们通常靠纸质文件来做文书工作，靠投影仪/黑板演示教学和开会，靠账簿进行资产记账。当Microsoft公司推出office和金山公司推出wps办公软件后，绝大多数公司/组织/个人的办公由实质性的操作改为软件虚拟化办公。而当时office软件推出均为本地化办公，比如，财务部小李编写好一份“月度考勤表”，准备邮件发送给全公司的职员进行考勤统计。而每位职员收到“月度考勤表”后，对自己的考勤统计好后又转发回财务部小李。由于每一个职员填写的都是自己的考勤信息，其他人的考勤信息都留空，则返回给小李的每一份月度考勤表都是相互独立的，小李最后要将全公司的职员考勤作一个全面统计，每个人的文件多且汇总更容易出错。于是，协同办公的概念就被提出来了。协同办公，顾名思义就是一份云端文件，多人协作完成。它既解决了文件的冗余，也方便多方面数据的汇总和实时更新。

先看看普通的办公方式。

 再看看协同办公的办公方式。

 目前支持协同办公的office软件：1.金山公司的wps Office，金山文档。2.腾讯公司的腾讯文档。3.microsoft公司的office2010-2021/Office365等。4.Apple公司的numbers表格/keynote讲演/pages文档。5.Google公司的Google文档/Google表格/Google幻灯片/Google表单。6.石墨文档等等。其中microsoft和Google公司的协同办公分享的链接需要连接VPN才能正常访问。

下面以wps实现多人协作为例进行演示。

1.新建一张excel表格。

 2.点击分享或者协作，选择查看/编辑权限和相关人员配置。

 3.复制分享链接发送给同事1/同事2/同事n。。。。。

4.登陆并完成协作编辑。尝试写入几个数据。

 

 5.回到wps，再次打开协作的文件，已将看出数据已经同步云顿更新了。

 6.我们也可以将本地的Office文件上传到云端网盘，以实现在线多人协同办公的。

 手机微信/QQ可以通过小程序搜索相应公司的Office协作工具完成协同办公。这里就不多介绍了。

总结：协同办公一方面实现数据实时更新汇总，减少文件的重复度，减少重复的编辑步骤，具有高度的数据开放性；另一方面，由于其共享一份文件实现全数据汇总和更新，如有恶意者删除，则会导致数据丢失，且输入的数据可能是非法符号导致整个共享文件的崩溃。但协同办公由于是要将文件上传到云端网盘，会有相应的空间容量限制。小编认为：一些隐私文件/大型保密项目不建议协同办公，而一些需要多个人才能完成汇总的Office则建议共享实现协同办公。在共享的同时，设置好访问权限，需要时备份好一份作为应急使用。