时间管理学习

超效率手册的总结，从99个中提取了37个有用的时间管理策略

一.克服拖延症

1.每周/每日目标法

每周/每日目标法在作者的另一本书《在办公室外思考》中也重点介绍过，看来是小杨（作者姓 Young，我们就叫他「小杨」吧）比较看中的时间管理技巧。

每周/每日目标法只有三条规则：

每晚列出明天的任务清单，其中的待办事项均来自于本周的任务清单；
当你完成了任务清单上的内容，日程就圆满结束，绝不给自己添加额外的任务；
当一周结束时，准备下一周的任务清单。
列出任务清单，可以迫使自己将自己的计划进一步简化。一个人脑中可能放着无数件想办的事情，而为了列出清单，人们会主动驱使自己理清思路，找出自己最需要完成的目标。

在清单的帮助下，工作时可以只专注于下一个目标，这与 GTD 工作法的「心如止水」，只关注当下行动的理论是一致的。

而清单代表了和自己定下的一个协议，如果在完成所有任务后，又任意添加更多任务，那么协议就失去了它的意义，大脑就会不自觉的恐惧和抵触完成所有目标，再一次陷入拖延的怪圈。

所以，当完成了每日和每周的目标后，要抛开羞愧感，好好享受接下来的闲暇时光。

2.限定时间

设定一个30~90分钟的时间，在任务完成之前或任务完成之前不许停止工作。限定时间有两个好处：

时间短，比几个小时的连续工作让人更容易接受；
增加紧迫感，刺激你加快速度。

3.分解任务

不明确的大型任务是滋生拖延症的温床，将大型任务分解成易于行动的小任务，会让我们更有动力。

4.营造一个不会分心的工作场所

清理掉工作场所中那些容易让你分心的因素，比如：

在电脑上关掉收件箱，隐藏弹出窗口，必要时关掉网络；
清理掉书桌上任何分散注意力的东西；
屏蔽「噪声」，让人们知道你的专注「时间」。

5.拒绝「应该」

「应该」是不会激励你的，它只会在你不工作的时候让你感到内疚。把自己的事情尽量归为两类：「想要做」和「不去做」。把你做一个工作的原因列出来，也许它是你想要做的事情，或者是一个通向「想要做」的中间阶段（比如为了得到学位而写你讨厌的论文）。

如果找到具体的任务和主要目标之间的强关联（哪怕是间接的），我们就容易完成任务。如果找不到，那就直接把它归入「不去做」的行列吧。

6.预备、射击、瞄准

每个人都熟悉「预备、瞄准、射击」的过程。获取资源，列出计划然后行动。可是如果对于采取的行动并不是很明确，那就容易一直陷入计划阶段。

预备、射击、瞄准，意味着先采取行动，得到反馈，然后纠正方法。在准确反馈的帮助下，让自己更有效地行动。

二.做事更有条理

7.捕捉装置

这条建议出自伟大的 GTD，当然也出自父母老师口中的「好记性不如烂笔头」。

找到适合自己的「捕捉装置」，随时随地可以方便记录下自己的想法，解除记忆压力，让你避免不慎遗忘时间、后续要求或新的待办事项

8.给所有东西规定放置的地方

9.分支法

人无法提前设计一个完美的组织系统，与其寻找完美的系统，不如建立一个能随时适应新变化的系统。分支法就是这样一个系统，定期检查自己的组织系统，注意以下三件事情：

有没有哪些类别里面包含了太多东西？如果有，把它分成小的类别。
有没有哪些类别没有用过？把它归入一个相关的类。
有没有可能建立的新类别？如果你有新的工作，你可以建立一些以前没有的类别。

10.通信记录

有意识的记录自己的通信记录，它会提醒你：

自己对他人的承诺是否兑现；
等待他人回复时判定要不要再催他一下；
被你遗忘的任务和活动。

三. 保持活力

11.晨礼

晨礼是你醒来后30~60分钟内持续不断进行的一系列活动，你可以在每天醒来后花同样的时间重复同样的动作来进行它。

一旦你适应了，它就会替换掉你现在的习惯，让你起床不再困难。

每天增加一些锻炼，会比冲个澡更有效。晨礼同时应该避免过度的脑力活动，阅读就比写作轻松多了。

12.休一天假

每周工作6天，而不是7天，反而会让自己的效率提高，同时还能避免拖延。

13.日常运动

没有什么投资能比运动带来的回报大。运动会增加你的精力。而决定工作效率和成果的往往不是时间，而是精力。

14.让你的时间头重脚轻

最难办、最花时间、最令人头疼的任务最先处理。

15.按周期工作

把工作看做一系列的短跑，而不是马拉松。给自己恢复精力的时间。

16.15 分钟法则

在任何你想放弃的时候，再多做 15 分钟，坚持 15 分钟后，再停下来休息一会儿。

经常坚持 15 分钟法则，就会一点点提升你的精力和自律能力。

17.喝水

四.把事情完成

18.完成项目，而不是完成任务

项目是比任务更高的一种形态。任务多变又没有条理或是大的目标，而项目有一定的结构和具体的目的。应该把重心放在完成整个项目上，让你的目标贯穿于项目的始终，而不仅仅围绕项目中一个个小的任务上。

19.设定最后期限

所有的项目和任务都应该有最后期限。它是你时间上的预算，把这个计划对你的价值做时间上的限定。没有最后期限的计划，就像没有预算的花销，非常容易导致浪费。

把你的最后期限写下来，如果它只是你脑子里的一个想法，它不会激励你。

20.每周回顾

每 7 天给自己 90 分钟的独立思考时间。每周回顾能确保你付出的努力都是值得的，而不仅仅是让自己忙碌。

每周回顾应该评估一下你所做的工作与最后期限的相符情况，还要评估一下你的错误和弱电有哪些。回顾完成后，还可以顺便确定下一周将要完成哪些计划和任务。

21.帕金森定律

帕金森定律表明只要还有时间，工作就会不断扩展，直到用完所有时间。如果给你两个小时完成一项工作，你就会用将近两个小时。如果给你 30 分钟，你只会花 30 分钟。

在开始一个项目之前，通过设定最后期限来使用帕金森定律。根据这个计划对你的价值，来决定要花多少时间。

当然，要考虑自身的能力，你不可能在一天写几十万字。但是首先基于价值来设定最后期限，会避免浪费时间。

22.霍夫施塔特定律

霍夫施塔特定律表明即使将霍夫施塔特定律考虑在内，你在一件事上花费的时间总是要比想象得要多。霍夫施塔特定律看似和帕金森定律矛盾，但是它们可以并行使用。

你可以这样使用这两种定律：

在给一个项目制定严格的最后期限，要看这个项目的价值，而不是你预期的时间；
你要清楚，你雄心勃勃将要完成的事情，搭配这样的截止日期，是不现实的。你可以设定一个严格的最后期限，但是别指望你的项目会按计划全部完成，结果只能是比理想预期完成得少。

23.不要重新发明轮子

在你的项目里寻找捷径。通过预先做的解决方案，外包或移除一个特征，你可以省去一大部分工作。一个以任务为核心的人经常会忽略这些解决办法，这就是为什么我们要关注完成一整个项目，而不是只关注即将要做的事。

24.每日标记

你可以列一份你希望自己每天关注的能够提高生产力的好习惯清单。每天做到哪一点，就把哪一点划掉。这个习惯可以让你关注特定的思维习惯并且通过坚持这些思维模式而从中受益。

你可以关注的好习惯有：

晨礼
自律
避免拖延
把时间放在最重要的位置
朝着一个重要目标努力
工作不分心
完成每日工作
把重要的事情放在紧急事情的前面
运动

25.制定一个出口策略

工作做完了该干什么？如果回答不了这个问题，那目标列表就很容易占用你一天的时间。
出口策略就是当你完成一个项目，为接下来做什么而制定一份计划。如果这一步没做好，你会再次陷入拖延的状态中。

五.让你的工作自动进行

26.30 天试验

利用 30 天养成一个好习惯，但要遵照以下原则：

专注于一个月内连续培养一个习惯；
如果你忘记了或是出错了，重新设定时间，回到开始的第一天；
到第 30 天的时间，你的行为会被自动调节，不再需要费脑力。现在你可以选择继续或是放弃。

27.一次培养一个习惯

一次改变多个习惯往往难以成功。因为只有专注，试验才能成功。如果将注意力分散到多个不同的习惯上，最后只能是一事无成。

28.先投资自己

「先投资自己」是一个很好的养成习惯的口号。在日程安排以前，先养成投资的习惯。避免日程安排挤占你所有的额外时间。

投资自己可以包括：运动、阅读、写日记、跟家人共处、学习。

29.建立一个牢不可破的标准

为了取得 30 天试验的成功，需要建立一个牢不可破的标准：无论如何，你都要坚持到 30 天的最后一天。如果刚一有困难你就放弃，日后你的习惯就不能坚持下去。

六.生产效率的黑洞

30.外包

放弃那些可做可不做的事。外包的本质是用金钱换取时间，当你时间更宝贵时，你可以考虑利用外包来：

避免一些单位时间价值低的工作。
让你更加专注于自己的优势。

31.批量处理

把相似的任务在同一时间一起处理，比如在一天中的某一时间集中回复邮件。批量处理的好处是：

省去了工作的开始阶段和减速阶段；
让你保持一样的心境。
通过一次性处理一大批工作，你可以减少头脑需要记住的工作量。

32.避免接触懒惰的人

作者的原标题如此，但是其实应该反过来说：多和能激励你的人交朋友。态度是会传染的，多和生产效率高的人在一起，多和目标一致的人在一起，多和有好习惯的人在一起，他们也会影响到你。

33.信息节食

生产效率需要选择性的注意力。选择性的注意力就是要完全忽略某些信息流，并且严格限制另外一些。任何一个不能影响你行动的信息流都是在浪费时间。

34.速读

掌握一点快速阅读的技巧，能使你的阅读更有效率。速读是一个需要反复练习的技能，但基础训练很容易：

用手指在所读的词语下画线，引导眼睛的运动。一开始的几周，这样会比直接阅读要慢，一旦你适应了，这个方法会很快
练习比你能够理解的速度更快地阅读，这样会训练你更快地理解；
练习比你默读的速度更快地阅读，可以纠正默读的习惯。

35.学习清单

在待办事项以外，建立自己的学习清单。要读的书，要看的电影，要学的课程，都是学习清单的内容。学习清单给你未来的计划提供强大的意见库，而且是消磨时间的良好方法。

七.做对的工作

36.知道你想要什么

如果一个项目的结果不明了，你会在很多无用的事情上浪费时间。在你开始一个大的项目之前，先回答几个问题：

我为什么做这个项目？
项目完成的时候我会收获什么？
为了完成项目，需要具备什么特性？
这个项目的主要目标是什么？
这个项目的次要目标是什么？（比如你完成一项工作，主要目标是赚钱，次要目标可能是获得用户认可和建立口碑。你写一篇文章，主要目标是完成作业，次要目标可能是提高你的写作技巧或理解一个主题）

37.日程记录

做时间日志，了解自己大部分时间花费在什么地方，以及是否花足够的时间在重要的项目上。写时间日志非常简单：当你开始或结束一项任务的时候，记下时间和你所做的事情，并且把花费的时间归入不同的类别（吃饭、睡觉、工作、上网、电视、社交等等）。

时间日志的真正魅力在于它打破一切假象。你会发现你理想的生产效率和真正的工作习惯之间有多大的差异，只有了解这差异，才能告诉你哪里需要改进。