【IT项目管理】第4章 控制项目范围

4 控制项目范围

---

掌握要点

1：项目范围与项目范围管理

缺少正确的项目需求、定义和范围核实是导致IT项目失败的主要原因
控制范围是指掌握住对象不使其任意活动而超出范围，或使其按控制者的意愿活动。
IT项目中一个突出问题是项目需求的不确定性和易变性，因此项目管理的首要工作就是如何控制项目范围。

项目范围：指产生项目产品阶段包括的所有工作及产生这些产品经过的所有过程
包括两个方面的含义：
1）项目产品范围，是指客户对项目最终产品或服务所期望包含的特征和功能的总和。项目的产品范围有可能包括单一的产品，也有可能包括多种项目产品。
2）项目工作范围，是为了交付满足产品范围要求的产品或服务所必须完成的全部工作的总和。项目的可交付成果可以是一种产品、一项服务或成果。

👉项目产品范围与工作范围的关系：
对项目产品范围完成的衡量标准是根据客户的要求来进行的，而对项目工作范围完成的衡量标准则是参照项目范围管理计划来检验的。
产品范围的完成以需求来衡量，而项目工作范围的完成则是以计划的执行来衡量。

项目范围管理：指对项目包括什么与不包括什么的定义与控制过程。
这个过程用于确保项目干系人对作为项目结果的项目产品或服务以及生产这些产品或服务所确定的过程有一个共同的理解。
项目范围管理定义：项目范围管理主要就是保证项目利益相关者在项目要产生什么样的可交付成果方面达成共识，也要在如何生产这些可交付成果方面达成一定的共识。

👉项目范围管理的主要步骤：
把客户的需求转变为对项目产品的定义。
根据项目目标与产品分解结构，把项目产品的定义转化为对项目工作范围的说明。
通过工作分解结构，定义项目工作范围。
项目干系人认可并接受项目范围。
授权与执行项目工作，并对项目进展进行控制。

通常来说，确定了项目范围的同时也就定义了项目的工作边界，明确了项目的目标和项目主要的可交付成果。

👉项目范围管理的重要性：
提高费用、时间和资源估算的准备性
确定了进度测量和控制的基准
有助于项目分工

2：IT项目范围管理的主要过程及其内容

项目范围对项目的影响是决定性的，只有完成项目范围中的全部工作项目才能结束。
一个范围不明确或干系人对范围理解不一致的项目不可能获得成功。范围不明确最可能的后果是项目的范围蔓延，项目永远也做不到头；对范围的理解不一致的结果往往是项目组的工作无法得到其他干系人的认可。

项目需求管理是项目范围管理的基础，项目范围管理是项目需求管理的前提
项目范围管理的6个过程：

• 范围规划：指记载如何确定、核实与控制项目范围，以及如何制定与定义WBS。
• 范围定义：指制定详细的项目范围说明书，作为将来项目决策的根据。
  制作工作分解结构：指将项目大的可交付成果与项目工作划分为较小和更易管理的组成部分。
• 范围核实：指正式验收已经完成的项目可交付成果。
• 范围控制：指控制项目范围的变更。变更是不可避免的，关键问题是对变更进行有效的控制

（6）IT项目范围变更的过程，特别是软件项目范围变更控制流程

2-1 范围规划

从利益相关者的角度来看，范围是指项目中的交付成果的总和。
范围规划：确定项目范围，明确项目的主要可交付成果，制定项目范围管理计划，记载如何确定、核实与控制项目范围，以及如何制定与定义WBS。
项目范围的确定与管理直接关系到项目的整体成功。

👉范围规划的依据：环境因素、组织过程资产、项目章程、项目初步范围说明书

项目范围管理计划：是项目管理团队确定、记载、核实、管理和控制项目范围的指南
项目范围管理计划的主要内容有：根据详细的项目范围说明书制作的WBS，如何正式核实与验收项目已完成可交付成果的一个过程；控制详细项目范围说明书变更请求处理的方式等。
项目范围管理计划包含在项目管理计划之内，也可作为其中一项分计划。项目范围管理计划可以是正式或非正式的，极为详细的或相当概括的，具体视项目的需要而定。

需求管理计划
需求管理计划的主要内容有：
如何规划、跟踪和报告各种需求活动； 配置管理活动； 需求优先级排序过程； 产品测量指标及使用这些指标的依据； 用来反映哪些需求属性将被列入跟踪矩阵的跟踪结构。

软件项目范围计划：是管理和控制软件项目的基础
软件项目范围规划的工作要点包括4个方面：
1）确定详细的项目范围
2）根据详细项目范围得到WBS–通过制定WBS的方法有类比法、自顶向下分解、自底向上归纳等方法。
3）验收已经交付的项目成果
4）控制并管理范围变更

范围变更控制是范围管理中非常重要的一部分。项目中的范围变更控制是通过对范围变更请求的评估和决策，来管理和控制范围的变化，保证项目不会因为范围的变更而失控。
在范围规划阶段，项目经理需要建立变更控制系统，同项目干系人确定变更控制的方法与准则，指导后续的范围控制工作。

软件项目范围管理规划中需要明确以下几点：
①范围规划是范围管理的第一步，是对整个范围管理工作的计划，是指导范围管理工作的指南–>范围规划的工作就是定义过程，定义后续范围管理工作工作的方法、时间、资源和准则等内容。
②范围规划是一个渐进的过程，不可能一蹴而就。
③通过范围规划过程得到的范围管理计划可能不是独立的，而是融入到项目管理计划或其他的文档中。

2-2 收集需求

需求与收集需求
1）项目需求重要性
IT项目最大的问题是项目需求的开发与管理问题，项目的首要工作是有效的开发需求和管理需求。
让项目干系人积极参与需求发掘和分解需求，并认真进行确定、记录和管理对产品、服务或成果的需求，能直接促进项目的成功。
2）需求定义：
项目需求包括发起人、客户和其他干系人的以量化且书面记录的项目需要和期望
3）需求的分类：
许多组织将需求分为不同种类，如业务解决方案和技术解决方案； 前者是干系人的需要，后者是如何实现这些需要
把需求分成不同的类别，有利于对需求进行进一步完善和细化
需求一般分为：业务需求、干系人 解决方案 过渡 项目 质量
需求一般可以按如下方式分类：
①业务需求 ②干系人需求 ③解决方案需求 ④过渡需求 ⑤项目需求 ⑥质量需求

收集需求的依据与成果
依据：
根据范围管理计划和需求管理计划，确定所收集的需求的类型。
从干系人管理计划中了解干系人的沟通需求和采用程度，评估并适应干系人对需求活动的参与程度。
从项目章程中了解项目产品、服务或成果的高层次描述，并据此收集详细的需求。
从干系人登记册中了解干系人所提供需求的信息，对干系人对项目的主要需求和期望进行收集和记录。
成果：
收集需求以形成需求文件为完成标志。
在项目的前期阶段，可能只有高层次的需求，然后随着有关需求信息的增加而逐步细化。
需要强调，只有明确的、可跟踪的、完整的、相互协调的，且主要干系人愿意认可的需求，才能作为项目范围的基准。这些基准应该是可测量的和可测试的。

需求文档的内容
需求文件的主要内容包括业务需求、干系人需求、解决方案需求、项目需求、过渡要求以及与需求相关的假设条件、依赖关系和制约因素等。

2-3 定义范围

范围定义概述
范围定义就是定义项目的范围，即根据范围规划阶段定义的范围管理计划，采取一定的方法，逐步得到精确的项目范围。项目范围说明书是范围定义工作最主要的成果

项目范围与质量、时间和成本的关系

面积(Scope) 成本(Cost) 质量(Quality) 时间(Time)
任何一个项目都有三个主要约束条件，即质量、时间、成本。相互影响、相互制约的，而且往往是由于范围影响了时间和成本。
说明：S不变，成本C、质量Q、时间T就可以在一个固定的S的边界限制下给出一个约束的关系模型Cost=f(Quality,Time,Scope)。
若S的值并不固定，就如图所示出现边界模糊或者向外扩展时， C、Q、T就失去可依赖的边界限制，其之间的约束关系就会变得复杂。因此，在对项目范围进行控制时，
一是要保证项目初期的S是准确可靠的，尽量减少边界的模糊性；二是要保证项目实施过程中S的稳定，尽量避免扩大化，或是说让扩大化受到合理的控制。

范围定义依据
①项目已有的各种文件，主要包括：项目章程；需求文件；项目范围管理计划；批准的变更请求
②项目范围定义中搜集的信息
这方面的依据主要包括：
及时更新的环境因素和组织过程资产方面的信息；
IT项目专业领域对项目产出物和项目工作的客观要求方面的信息；
项目各相关利益主体提出的项目范围变更请求方面的信息；
项目限制条件与假设条件方面发展变化的信息等。

IT项目范围说明书：是项目范围、主要可交付成果、假设条件和制约因素的描述
详细的项目范围说明书的内容：
①项目目标和项目范围指标 ②项目产品范围说明书 ③项目可交付成果的规定
④项目条件和项目假定条件 ⑤项目配置关系及其管理要求 ⑥项目批准的规定

软件项目范围定义
软件系统的范围经常表现为SRS（软件需求规格说明书），其中常会包括下面三个主要的内容：

2-4 WBS

工作分解结构（WBS，Work Breakdown Structure）是一种为了便于管理和控制而将项目工作任务分解的技术，
WBS是以可交付成果为分解对象、以结果为导向的一种分析方法。WBS是当前批准的项目范围说明书规定的工作。

创建WBS所需的主要依据有4个方面：组织过程资产、项目范围说明书、项目范围管理计划、批准的变更请求

制作WBS的方法

创建WBS需要遵循下述一些基本原则：
一个单位工作任务在WBS中是唯一的；
一个WBS项的工作内容是下一级各项工作之和；
WBS中的每一项工作都必须明确由一个人来负责；
WBS必须与工作任务的实际执行过程一致；
谁来完成WBS中的任务，谁就应参与WBS的制定；
每一个WBS项都必须归档；
WBS必须灵活性，以适应无法避免的变更需要。
WBS必须能够回溯，以确保范围的一致性与完整性。

WBS作用：
WBS是很多项目管理工作的基础，项目的范围管理、时间管理、成本管理都建立在WBS的基础之上。根据不同的分解策略，整个WBS可以根据交付成果导出或按照阶段、子项目及项目生命周期分解甚至可以根据组织机构来划分。

2-5 项目范围核实与控制

范围核实是指利益相关者对项目范围的正式接受。 范围控制是指对项目范围变更的控制。

项目范围核实
项目范围核实指的是根据已经定义的项目范围说明书和项目交付的成果来核实项目成果是否可以让项目干系人满意。
核实项目范围包括审查可交付成果，确保每一项结果都令人满意。如果项目提前终止，则项目范围核实过程应当查明并记载完成的水平与程度。
范围核实与质量控制的不同之处在于，范围核实主要关心验收可交付成果，而质量控制主要关心满足为可交付成果规定的质量要求。质量控制一般先于范围核实进行，但两者也可以同时进行。

项目范围核实的主要依据有：
①需求文件 ②项目范围说明书 ③工作分解结构词汇表 ④项目范围管理计划 ⑤可交付成果

IT项目范围核实的一般步骤：
①确定需要进行范围核实的时间 ②识别范围核实需要哪些投入 ③确定范围正式被接受的标准和要素 ④确定范围核实会议的组织步骤 ⑤组织范围核实会议

项目范围的控制
项目范围控制是指当项目范围变化时对其采取纠正措施的过程，以及为使项目朝着目标方向发展而对项目范围进行调整的过程。

进行项目范围控制时，需要重点考虑以下几个方面：
①范围控制是必须的，不存在无变化的项目。一定要首先建立起变更控制系统来处理未来可能发生的变更。
②项目范围变化，并不仅仅意味着工作量的增加。还意味着项目更贴近客户的要求、更适应项目的环境。
③项目范围控制的目的不是阻止变更的发生。范围控制的主要任务是在出范围变更请求后，管理相关的计划、资源安排以及项目成果，使得项目各部分可以很好地配合在一起，消除变更带来的不利影响。
④只有积极地、主动地进行项目范围管理，才能控制变更、减少变更，使变更朝着有利于项目顺利完成的方向发展。

IT项目范围产生变更的原因：
①需求不明确 ②系统实施时间过长 ③用户业务需求改变 ④系统正常升级

项目范围控制应该从需求开始，以需求结束。

范围控制的依据主要有：
①项目范围说明书 ②工作分解结构 ③工作分解结构词汇表 ④项目范围管理计划 ⑤绩效报告 ⑥批准的变更请求 ⑦工作绩效信息

对范围进行有效控制的方法有：
①变更控制系统 ②偏差分析 ③补充规划 ④配置管理系统

软件项目范围变更过程控制：
进行综合变更控制的主要依据是项目计划、变更请求和提供了项目执行状况信息的绩效报告。为保证项目变更的规范和有效实施，通常项目实施组织会采取以下措施：
1）项目启动阶段的需求范围变更预防
2）项目实施阶段的需求范围变更
3）项目收尾阶段的总结

对软件项目范围进行变更控制，就是要明确项目“必须做的”、“可以做的”和“不应该做的”区间范围，以把握范围控制区域的重点、难点和关键点。

软件项目范围变更控制流程：
变更控制的目的不是控制变更的发生，而是对变更进行管理，确保变更有序进行。

提交变更请求：项目的任何涉众均可提交变更请求。通过将变更请求状态设置为已提交，变更请求被记录到变更请求追踪系统中（例如ClearQuest）并放置到CCB（Change Control Board，变更控制委员会）复审队列中。
复审变更请求：此活动的作用是复审已提交的变更请求。在CCB复审会议中对变更请求的内容进行初始复审，以确定它是否为有效请求。如果是，则基于小组所确定的优先级、时间表、资源、努力程度、风险、严重性以及其他任何相关的标准，判定该变更是在当前发布版的范围之内还是范围之外。
确认重复或拒绝：如果怀疑某个变更请求为重复的请求或已拒绝的无效请求（例如，由于操作符错误、无法重现、工作方式等），将指定一个CCB代表来确认重复或已拒绝的变更请求。如果需要的话，该代表还从提交者处收集更多信息。
更新变更请求：如果评估变更请求时需要更多的信息（详细信息），或者如果变更请求在流程中的某个时刻遭到拒绝（例如，被确认为是重复、已拒绝等），那么将通知提交者，并用新信息更新变更请求。然后将已更新的变更请求重新提交给CCB复审队列，以考虑新的数据。
安排和分配工作：一旦变更请求被置为已打开，项目经理就将根据请求的类型（例如，扩展请求、缺陷、文档变更、测试缺陷等）把工作分配给合适的角色，并对项目时间表做必要的更新。
进行变更：指定的角色执行在流程的有关部分中指定的活动集（例如，需求、分析设计、实施、制作用户支持材料、设计测试等），以进行所请求的变更。 这些活动将包括常规开发流程中所述的所有常规复审活动和单元测试活动。然后，变更请求将标记为已解决。
核实测试工作版本中的变更：指定的角色（分析员、开发人员、测试员、技术文档编写员等）解决变更后，变更将放置在要分配给测试员的测试队列中，并在产品工作版本中加以核实。
核实发布工作版本中的变更：已确定的变更一旦在产品的测试工作版本中得到了核实，就将变更请求放置在发布队列中，以便在产品的发布工作版本予以核实、生成发布说明等，然后关闭该变更请求。
范围变更控制流程中的每个活动由指定的角色或组织来完成。

3：IT项目范围管理的常见问题及对策

章节小练

bingo~   ✨ 生活在继续