项目沟通管理和干系人管理

与沟通相关的概念、如何制定沟通管理计划、管理和控制沟通、项目干系人管理等

1、沟通的基本概念

沟通：包括信息的生成、传递、接收、理解和检查

沟通渠道的数量和参与者之间成正比关系

沟通渠道的计算公式：

M = n（n - 1）/ 2 ；（n >= 1，n 为参与者数量，M 为沟通渠道数量）

一般沟通过程采用的方式分为以下几类：

1. 参与讨论方式
2. 征询方式
3. 推销方式（说明）
4. 叙述方式

从参与者（发送信息方）的观点看，参与讨论方式的控制力量最弱

沟通渠道的选择基本上从两个维度进行考虑：

1. 即时性维度
2. 表达方式维度

沟通过程的有效性

包括两个方面：效果、效率

沟通的基本技能

1. 主动倾听
2. 有效利用多种手段，尽最大可能帮助自己理解信息内容
3. 有效利用多种手段，加强团体沟通技能
4. 不回避问题，尽量了解事实真相
5. 设定目标，采取必要的跟踪、验证手段确定是否达到沟通目标
6. 有多层次沟通协商能力，保证最大程度满足多方利益
7. 强大的人格魅力和信用，帮助其他人树立信心
8. 强大的表达能力，帮助他人提升士气，增强团队执行力

2、制定沟通管理计划

输入：

干系人登记册中的干系人的信息：主要沟通对象（主要干系人）、关键影响人、次要沟通对象（次要干系人）

制定沟通管理计划的工具

识别和确定项目沟通需求时包括如下内容：

1. 组织结构图
2. 组织与干系人的责任关系
3. 项目涉及的学科、部门和专业
4. 参与项目的人数和地点
5. 内部和外部的信息需求
6. 干系人信息和沟通需求等

制定沟通管理计划的输出

沟通管理计划应该包括以下内容：

1. 干系人的沟通需求
2. 针对沟通信息的描述，包括格式、内容、详尽程度等
3. 发布信息的原因
4. 负责信息沟通工作的具体人员
5. 负责信息保密工作的具体人员的授权
6. 信息接收的个人或组织
7. 沟通渠道的选择
8. 信息传递过程中所需的技术或方法
9. 进行有效沟通所必须分配的各种资源，包括时间和预算
10. 沟通频率，如每周沟通等。
11. 上报过程，针对下层无法解决的问题，确定问题上报的时间要求和上报路径
12. 项目进行过程中，对沟通管理计划更新与细化的方法
13. 通用词语表、术语表
14. 项目信息流向图、工作流程图、授权顺序、报告清单、会议计划等
15. 沟通过程中可能存在的各种制约因素
16. 沟通工作指导及相关模板
17. 有利于有效沟通的其他方面，如建议的搜索引擎、软件使用手册等。

3、管理和控制沟通

输入：

绩效报告是指搜集所有基准数据，并向项目干系人提供项目绩效

管理和控制沟通的输入对比

	管理沟通	控制沟通
输入	沟通管理计划  工作绩效报告 事业环境因素 组织过程资产	项目管理计划 项目沟通 组 问题日志 工作绩效数据 织过程资产

管理和控制沟通的工具与技术方法

项目中的会议一般包括：项目的例会、项目启动会议、项目总结会议

管理和控制沟通的工具与技术方法对比

	管理沟通	控制沟通
工具与技术	沟通渠道的选择 信息传递方式的选择 信息管理系统 绩效报告	信息管理系统 专家判断 会议

管理和控制沟通的输出

管理和控制沟通的输出对比

	管理沟通	控制沟通
输出	项目沟通 项目管理计划更新 项目文件更新 组织过程资产更新	工作绩效信息 变更请求 项目管理计划更新 项目文件更新 组织过程资产更新

4、项目干系人管理

沟通管理强调对项目信息的计划、收集、存储、组织、发布以及监控沟通，以保证它的高效性

项目干系人管理强调的不仅是要管理干系人的期望，更要保证他们的适度参与

后者是项目成功非常关键的因素之一

项目干系人管理

项目干系人管理：是对项目干系人的需求、希望和期望的识别

识别项目干系人

1. 项目干系人是能影响项目决策、活动或结果的个人、群体或组织
2. 在项目启动时（在项目的初期、制订项目计划之前）识别出项目干系人非常重要，进而分析他们的利益层次、个人期望、重要性和影响力。

编制项目干系人管理计划

• 有些干系人对项目持反对态度，因此项目经理对这部分信息不宜公开
• 干系人管理计划为收集项目需求，推动干系人参与提供了依据

管理和控制项目干系人

• 不仅让干系人中的支持者清晰地理解项目目的、目标、收益和风险以争取其支持，还要让干系人中的反对者降低敌意，从而提高项目成功的概率。
• 项目经理负责调动各干系人参与项目时应尽早开展，并对他们进行管理
• 在项目生命周期内，应该对项目干系人参与进行持续控制，维持并提升干系人参与活动的效率和效果
• 项目干系人管理的主要目的是避免项目干系人在项目管理中的严重分歧