EDI 单据需要包含同类纸质单据中的所有信息。例如,在采购订单中,您需要指定公司名称、地址、电话和传真号,以及您希望采购的产品种类、每种产品的数量等等。
在 EDI 单据中,每条信息被称为一个“数据元素”。我们将每行数据元素称为一个“段”。一个 EDI 商业单据(如采购订单、发票或发货通知)称为“事务集”或“报文”。EDI 单据与电子邮件的不同之处在于,每个数据元素都位于特定行或段的特定位置上。
例如,如果 EDI 规则要求您的公司地址始终位于以代码 “N3” 开头的段的第一个星号后面,那么在理论上,世界上任何 EDI 计算机程序都可以找到您的公司地址,只需查找一个以 “N3” 开头的段,并读取第一个星号后的内容即可。很明显,单据可能会非常复杂。例如,您如何针对多个位置表示多个地址?这就是 EDI 单据的优势所在。它具有的规则几乎可表示所有内容。
当您创建采购订单等 EDI 单据时,您必须遵守严格的标准格式规则,如 ANSI X12 或 EDIFACT。这些规则精确定义了每条信息在单据中的位置及查找方式,即每条信息位于哪个段的哪个位置。通过这种方式,当接收方计算机上的 EDI 转换器读取传入的 EDI 采购订单时,会将立即知道在哪里查找买家的公司名称、采购订单号、订购的商品、每种商品的价格等等。然后,以正确的内部格式将数据填充到接收方的订单管理系统,无需手动录入订单。
下图展示的是一个纸质采购订单样本,以及在它转换为 ANSI X12 EDI 格式和 EDIFACT EDI 格式后的样子。
数据元素
EDI 标准可设定规则来界定单据中每个数据元素的类型和格式。例如,对于订购的货物数量,数据类型可能是数字;对于地址,数据类型可能是字母数字;对于交货日期,数据类型可能是日期格式。EDI 标准还提供表示某些数据元素格式或类型的代码。例如,由于当今的企业是在全球经济中进行贸易,因此,必须使用代码来表示货币(与表示价格或成本的数据元素关联)。代码可表示价格以美元、欧元或人民币等货币计量。
段
如果您曾填写过采购订单,一定很希望订单上的相关数据能按组划分。例如图 13 中展示的是一个只订购了一种商品的纸质采购订单。请注意,该订单分为四个部分,每个部分都提供一个不同的信息集:在 EDI 单据中,每个部分都用一个或多个段描述:每个段都包含一个或多个数据元素。每个段都以一个段标识符开头(例如,ANSI 中的ST、BEG、N1;EDIFACT 中的 UNH、BGM、DTM),这种标识符勇于描述随后的数据元素类型。每个段中的数据元素都用一个数据段分隔符分隔,如星号 (*) 或加号 (+)。
上述 XYZ 采购订单在转换成 ANSI X12 单据后会是这个样子。(编号 (1) 到 (4) 与图 13 中的已编号部分对应)
上述 XYZ 采购订单在转换成 EDIFACT 单据后会是这个样子:
对于每个商业单据类型,EDI 标准可定义:
• 可能包含的段,以及这些段是必需的、可选的还是有条件的(仅当包含另一个段或数据元素时才可以包含条件段);
• 对于每个段,可能包含的数据元素(对于纸质单据上的每条信息,都有一个对应的 EDI 数据元素);这些数据元素可在标准词典中定义,每个标准都有自己的词典;
• 段和数据元素必须遵循的顺序;
• 一个段或段组(循环)可以重复多少次。
信封
按指定顺序将所有段组合在一起后,就形成了一个完整的电子单据或“事务集”。
有时候,企业可能只需要向业务伙伴发送一个单据,而其他时候则可能需要发送数百个单据。通过 EDI 可以在一个文件中针对一个贸易伙伴发送一个或多个单据。我们将这个概念称为“信封”,因为它就像是把纸质采购订单装进信封一样,然后通过邮件发送。
EDI 信封称为“交换信封”。它包含一个位于所有单据前面的段,和一个位于所有单据后面的段。这些信封段包含发送方和接收方的标识、传输的日期和时间、让接收方计算机可以验证是否已收到正确数量单据的总数,以及 EDI 接收程序处理数据元素所需的其他信息。
图 14 展示的是准备传输的 ANSI 和 EDIFACT EDI 交换信封中的 XYZ 采购订单。
本章旨在让读者对 EDI 单据的样子有个大致了解。由于 EDI 功能强大,因此它也比较复杂。例如,本文尚未介绍信封层、数据段类型以及数据元素组,这些都是 EDI专家需要熟知的内容。如果有读者感兴趣这方面的内容,可以后台联系我们哦~~
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