EDI 单据的样子

EDI 单据需要包含同类纸质单据中的所有信息。例如，在采购订单中，您需要指定公司名称、地址、电话和传真号，以及您希望采购的产品种类、每种产品的数量等等。

在 EDI 单据中，每条信息被称为一个“数据元素”。我们将每行数据元素称为一个“段”。一个 EDI 商业单据（如采购订单、发票或发货通知）称为“事务集”或“报文”。EDI 单据与电子邮件的不同之处在于，每个数据元素都位于特定行或段的特定位置上。

例如，如果 EDI 规则要求您的公司地址始终位于以代码 “N3” 开头的段的第一个星号后面，那么在理论上，世界上任何 EDI 计算机程序都可以找到您的公司地址，只需查找一个以 “N3” 开头的段，并读取第一个星号后的内容即可。很明显，单据可能会非常复杂。例如，您如何针对多个位置表示多个地址？这就是 EDI 单据的优势所在。它具有的规则几乎可表示所有内容。

当您创建采购订单等 EDI 单据时，您必须遵守严格的标准格式规则，如 ANSI X12 或 EDIFACT。这些规则精确定义了每条信息在单据中的位置及查找方式，即每条信息位于哪个段的哪个位置。通过这种方式，当接收方计算机上的 EDI 转换器读取传入的 EDI 采购订单时，会将立即知道在哪里查找买家的公司名称、采购订单号、订购的商品、每种商品的价格等等。然后，以正确的内部格式将数据填充到接收方的订单管理系统，无需手动录入订单。

下图展示的是一个纸质采购订单样本，以及在它转换为 ANSI X12 EDI 格式和 EDIFACT EDI 格式后的样子。

数据元素

EDI 标准可设定规则来界定单据中每个数据元素的类型和格式。例如，对于订购的货物数量，数据类型可能是数字；对于地址，数据类型可能是字母数字；对于交货日期，数据类型可能是日期格式。EDI 标准还提供表示某些数据元素格式或类型的代码。例如，由于当今的企业是在全球经济中进行贸易，因此，必须使用代码来表示货币（与表示价格或成本的数据元素关联）。代码可表示价格以美元、欧元或人民币等货币计量。

段

如果您曾填写过采购订单，一定很希望订单上的相关数据能按组划分。例如图 13 中展示的是一个只订购了一种商品的纸质采购订单。请注意，该订单分为四个部分，每个部分都提供一个不同的信息集：在 EDI 单据中，每个部分都用一个或多个段描述：每个段都包含一个或多个数据元素。每个段都以一个段标识符开头（例如，ANSI 中的ST、BEG、N1；EDIFACT 中的 UNH、BGM、DTM），这种标识符勇于描述随后的数据元素类型。每个段中的数据元素都用一个数据段分隔符分隔，如星号 (*) 或加号 (+)。

上述 XYZ 采购订单在转换成 ANSI X12 单据后会是这个样子。（编号 (1) 到 (4) 与图 13 中的已编号部分对应）

上述 XYZ 采购订单在转换成 EDIFACT 单据后会是这个样子：

对于每个商业单据类型，EDI 标准可定义：

• 可能包含的段，以及这些段是必需的、可选的还是有条件的（仅当包含另一个段或数据元素时才可以包含条件段）；

• 对于每个段，可能包含的数据元素（对于纸质单据上的每条信息，都有一个对应的 EDI 数据元素）；这些数据元素可在标准词典中定义，每个标准都有自己的词典；

• 段和数据元素必须遵循的顺序；

• 一个段或段组（循环）可以重复多少次。

信封

按指定顺序将所有段组合在一起后，就形成了一个完整的电子单据或“事务集”。

有时候，企业可能只需要向业务伙伴发送一个单据，而其他时候则可能需要发送数百个单据。通过 EDI 可以在一个文件中针对一个贸易伙伴发送一个或多个单据。我们将这个概念称为“信封”，因为它就像是把纸质采购订单装进信封一样，然后通过邮件发送。

EDI 信封称为“交换信封”。它包含一个位于所有单据前面的段，和一个位于所有单据后面的段。这些信封段包含发送方和接收方的标识、传输的日期和时间、让接收方计算机可以验证是否已收到正确数量单据的总数，以及 EDI 接收程序处理数据元素所需的其他信息。

图 14 展示的是准备传输的 ANSI 和 EDIFACT EDI 交换信封中的 XYZ 采购订单。

本章旨在让读者对 EDI 单据的样子有个大致了解。由于 EDI 功能强大，因此它也比较复杂。例如，本文尚未介绍信封层、数据段类型以及数据元素组，这些都是 EDI专家需要熟知的内容。如果有读者感兴趣这方面的内容，可以后台联系我们哦~~

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