公司如何实施 EDI 项目？

许多公司需要实施 EDI 以满足重要客户的需求。例如，克莱斯勒公司要求其供应商必须实施完整集成的 EDI 解决方案，对于小型供应商，则可放宽为使用基于网络的表单或由服务机构替它们生成 EDI 单据。在符合业务伙伴的 EDI 要求后，公司通常发现，在更广泛的贸易圈内实行自己的 EDI 项目能够带来潜在优势。

如果您的公司已决定将 EDI 作为战略举措的一部分，以削减成本和提升效率，或为了方便与客户进行业务往来，那么，您需要确定是自行实施，还是将实施工作全部外包给B2B 托管服务提供商，或采用这两种方式相结合的模式。

自理模式

为确定上述三个模式中的哪一个最契合您的公司需求，您需要了解自理模式所需的工作量。某些公司，如沃尔玛，已决定采用自理模式作为战略决策的一部分，以完整控制业务的每个方面。

下面将概述成功实施 EDI 所需完成的主要任务。

制定组织结构

EDI 是一项重要投资，如果从一开始就制定正确的组织结构，那么，随着项目的发展，您将会得到丰厚回报。

EDI 结构的部分关键要素包括：

• EDI 协调员：在 EDI 交付方面具有丰富经验的 IT专业人士。协调员可从内部安排，也可从外部聘用，具体视组织的 EDI 资源而定。

• 指导委员会：指导委员会由 EDI 协调员领导，通常包括相关业务部门的经理、IT 主管以及法务代表。

• 高层中的支持者：正如其他重要的 IT 项目一样，EDI 能否成功实施，很大程度上取决于高层管理人员是否给予支持。

• 专职 EDI 团队：EDI 团队将负责系统的实际实施。

EDI 协调员的一项重要工作就是定期与公司中将受 EDI项目影响的所有部门进行沟通，以确保他们接受和支持EDI。这种持续的沟通十分重要，可以帮助各个部门了解EDI 项目带来的益处和对流程产生的积极影响。

执行深入分析

这一分析可确定最适合 EDI 部署的公司应用程序和单据，并设定好转换至 EDI 的先后次序。为此，需要考虑的因素包括：供应商、客户或其他贸易伙伴的数量，以及将要交换的事务数量和类型。另外，在分析的同时，还要对每个职能领域中的现有系统加以描述，并阐述 EDI 将如何改进这些系统。

每种商业单据类型的生成和接收都基于一系列人工程序和机器程序，您必须记下所有这些程序并进行分析以提高 EDI 效率。为实现最佳结果，目标应该是缩短业务周期，而不仅仅是实现自动化。

制定 EDI 系统要求

上一个分析步骤的结果可为组织提供制定全面的 EDI系统规范的依据。其中包括：
1、预期的 EDI 通信量，以及支持该通信量所需的 IT基础架构；
2、支持 EDI 数据所需的内部网络基础架构容量；
3、管理与贸易伙伴通信所需的网络连接；
4、为确保内部系统满足贸易伙伴数据要求和 EDI 标准而须进行的编程；
5、将内部系统和 EDI 系统进行集成所需的自定义工作量

有了上述信息后，便可以开始进行 EDI 系统设计。此设计的关键是选择最符合公司需求的通信模式。尽管公司可以选择实施自理模式，但大多数公司仍选择使用 EDI 网络服务提供商的服务来连接所有或部分业务伙伴。在本书的前面部分，我们讨论了选择使用 EDI 网络服务提供商的原因。不过，您必须认识到并非所有提供商都能够提供同等服务。

为了给公司选择合适的提供商，一些注意事项包括：

网络覆盖范围

您的贸易伙伴中有多少已在使用该提供商的服务？该提供商在您的行业中是否有举足轻重的地位？该提供商是否覆盖全球，不仅可交换单据，还可提供当地客户支持？

收费模式

EDI 网络服务提供商提供多种收费模式，包括按需付费、包月或包年。大多数提供商基于单据中的千字符 (KC)数计算费用。影响收费的其他因素可能包括：涉及的贸易伙伴数量，特殊需求（如针对国际合作伙伴的当地语言支持），以及承诺期的持续时间。

网络可行性

提供商的网络是否可靠？在可预见的未来，该网络是否仍够能提供服务？该提供商是否提供灾难恢复？是否能够在不降低服务质量的情况下处理峰值负荷？

提供的增值服务

增值服务包括：在含有错误数据的单据到达您的系统前自动拒绝它们；让您的业务部门员工能够独立地按需获取数据和报告；能够查看供应链所有阶段的业务交易的状态。在挑选提供商时，这些增值服务通常比成本因素更重要。

获取 EDI 基础架构

在确定了 EDI 系统要求后，接着就需要购买 EDI 解决方案所需的所有硬件或软件。这通常会需要购买专用服务器，特别是在使用 AS2 通信协议时。您还需要获取通信软件和 EDI 转换软件。转换软件可通过您的内部数据创建 EDI单据，也可以将传入的 EDI 单据转换为内部数据格式。

在选择 EDI 转换软件时，需要注意，不同软件的功能各异，比如处理大量单据的效率、报告能力、映射工具（将内部数据格式与 EDI 格式关联）、ERP 集成特功能等。

您需要选择适合自己公司的 EDI 转换软件。最重要的是，您必须具有适当的人手来实施和维护系统。这可能需要聘请具有通信和 EDI 专业知识的新员工。

实施技术解决方案

在购买了 EDI 解决方案所需的硬件和/或软件后，接下来要交由技术熟练的 EDI 编程人员，将需求转换成现实。EDI 编程人员必须全面了解 EDI 标准、内部系统和通信协议。需要执行的基本任务包括：

1、将 EDI 与公司的内部业务系统集成，也就是提取和加载数据；
2、将提取出的数据映射（关联）到 EDI 事务集的相应段和数据元素，同时提供信封和其他所需数据，从而创建 EDI 单据；
3、安装和配置用于发送和接收单据的通信软件。

上述每一个流程都非常复杂，特别是当您具有许多贸易伙伴，而每个合作伙伴又有各自的需求时。因此，拥有技术娴熟的编程人员非常重要。

推广到您的贸易伙伴圈

如果您是贸易伙伴圈内的 EDI 项目发起人，例如，您想要您的所有供应商都能够通过 EDI 接收您的采购订单和退回 EDI 发票，那么，您必须具有技术娴熟的人员来为您的供应商制定、管理和维护 EDI 推广项目。其中包括：
1、调查您的贸易伙伴圈，以了解每个供应商的 EDI就绪程度；
2、制定和实施贸易伙伴圈通信计划，以传达您的项目目标和提供所需的培训；
3、为供应商提供多种 EDI 方案，例如，对于尚不打算将 EDI 与后台办公系统集成的供应商，可以使用基于网络的表单或基于 Microsoft® Excel® 的表单；
4、通过启动流程为每个供应商提供支持。

管理和维护 EDI 项目

EDI 项目必须持续调整，以满足不断发展的业务需求。您可以添加 EDI 单据类型、EDI 合作伙伴，也可以更改通信设置。应配备必要的技术人员，以应对这些变化。您需要雇用技术娴熟的技术人员来持续管理 EDI 项目，以便：
• 监控和排除通信故障及数据问题，以确保单据持续流动；
• 在问题产生时，可以全天候响应贸易伙伴的咨询；
• 报告贸易伙伴的活动和系统使用情况；
• 在您或您的合作伙伴添加新单据、更改当前单据或升级通信流程时，更新转换映射和/或通信协议。

B2B 托管服务模式

自理模式的替代方法是使用 B2B 托管服务提供商的服务，由提供商替您提供专业知识、技术基础架构以及项目和流程支持。通过 B2B 托管服务模式，您可以将 EDI 项目的所有日常运营分流给一个第三方，由它来提供所有需要的服务，包括：
• 与您的内部系统集成：
• 与您的所有贸易伙伴（您的客户、供应商、物流提供商、金融机构）建立连接和协调协议；
• 将数据从您的单据格式转换为您的贸易伙伴的单据格式；
• 与各个贸易伙伴进行合作，以将他们的流程与您的流程完整集成，包括设置、测试、通信监控，以及通过帮助中心为您和您的贸易伙伴提供全天候支持；
• 在贸易伙伴圈中进行推广和启用服务；
• 报告贸易伙伴的活动和系统使用情况。

采用 B2B 托管服务模式后，您不再需要管理和/或购买 B2B 硬件和软件的升级包。此外，如果您原先就实施了内部 EDI 项目，那么，您可通过转移到 B2B 托管服务模式，将原先分配至 EDI 项目的人手腾出来，以支持其他业务需求。

通常情况下，您可以先支付一笔前期实施费用，然后基于您的 EDI 单据事务量支付每月费用。

当然，每家公司的业务需求不尽相同。能够满足一家公司需求的解决方案可能并不适合另一家公司。但是，您可针对公司面临的特定挑战，从上述的三个基本模式中选择一个进行精确调整，以适应当今不断发展的商业环境，在市场中逐步发展，脱颖而出。现在，所有公司都有机会以电子方式与贸易伙伴进行商业往来。为了让中小型贸易伙伴也能尽早参与进来，可采取一些简单易行的方案。例如，自定义的基于网络的表单，或是与 Excel 或其他会计软件直接集成。现在，所有公司，无论是大是小，都能通过把 EDI 作为核心技术组件，获取优势，简化采购、接收、开票和付款流程。此外，这些基于互联网的方案可在全球使用。因此，想要进军新兴市场的公司可以使用 EDI 以电子方式在世界上的任何地方进行通信，免去因不同时区、法规和语言带来的复杂性。

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