将文档从本地迁移到云软件的最佳实践

将文档从本地迁移到云软件的最佳实践

直到过去十年，企业技术都在本地服务器上运行。新应用程序伴随着大量的实施、集成、存储和安全开销。IT 部门对组织使用的软件和应用程序拥有庞大的预算和广泛的控制权。

迁移到云会将选择和维护应用程序、存储、安全以及对额外带宽的需求的责任转移给云安全提供商，还提供对更广泛功能的访问，包括工作流以及以较低成本从单一来源与其他软件集成。

与维护安全性、可扩展性和灾难恢复相关的任务也外包给云提供商。然后，高管、行政人员和员工可以专注于改进流程和提高生产力。

在这篇文章中，您将了解如何为您的业务确定最佳方法、每种方法的优缺点以及迁移的最佳实践。

使用云软件显着节省成本
从财务的角度来看，您的 CFO 会意识到您的组织可以将 IT 成本从资本转移到运营费用，因为不需要前期的软件或硬件投资。由于云解决方案的现收现付模式，它在现金流方面也具有财务意义。成本基于一段时间内的使用情况，避免了一次性花费大部分 IT 预算的需要。随着迁移到云文档管理和工作流程自动化等云应用程序，可以根据您当前的需求购买软件，并根据后期需要进行扩展。

DocuWare 在本地到云迁移方面的经验
如今，我们看到越来越多的 DocuWare 客户计划将他们的本地解决方案迁移到云端。这篇文章不涉及使用本地和云文档文件保持同步的混合系统，只关注迁移文档的最佳实践。

你应该从哪里开始？

在将文档迁移到云解决方案之前，首先应当完成包含用户、组、角色和配置文件的云系统设置。在 DocuWare，我们将保存您的文档和数据的数据库称为文件柜。我们通过将设置从本地系统导出到云系统来创建云文件柜。这可确保所有数据库字段名称和对话框都是本地系统的镜像，并可能节省大量后续配置工作。

根据您的 IT 需求确定正确的方法
迁移前首先要完成的任务是将本地软件升级到最新版本，使其与云系统兼容。下一步是决定是使用同步方法还是传输方法。两者各有利弊，取决于您的要求。

同步方法
同步通过选择性地在这些文件柜之间复制新的和更改过的文档，使两个或多个文件柜保持同步。同步有一个镜像选项，可用于仅向一个方向发送新的和更改过的文档。对于从本地到云的迁移，镜像选项是最佳选择。

同步的优点：
(1)维护源文档和目标文档之间的关系。#

(2)如果在本地系统中更改了文档，则可以根据需要多次重新运行该过程，在云中镜像这些更改。

#注意关系是内部关系，不会暴露给用户。这使得创建可审计的传输或同步成为可取的。

同步的缺点：
(1)不能与启用了版本控制的文件柜一起使用。
(2)文档可能会在没有通知的情况下被删除：如果运行同步作业以将文档复制到云，并且随后在云柜中删除了文档，则这些文档将无法再次同步到云。这样做的原因是已删除的文档被标记，因此它们不会重新同步，如果指定，也会在下一次同步运行期间在源文件柜中删除。该软件会认为，“好吧，你在目标文件柜中删除了它们，所以你显然不希望它们在那里。”

要记住的重要一点是，您不能执行同步，然后决定手动或使用删除策略删除云中的所有文档并重新开始。

传输方法：
用于将文档从一个文件柜复制或移动到另一个文件柜。

传输方法的优点：
(1)使用传输方法可以实现相当快的传输速率，因为它不进行任何源和目标比较。请注意，文档中的章节或页面越多，传输速度就越慢。
(2)成功传输后删除源文档的能力提供了一种避免重复和故障安全重新启动传输的有效方法。

传输方法的缺点：
(1)由于源文档和目标文档之间没有关系，如果重新启动或重新运行传输作业，可能会在目标文件柜中创建重复的文档。
(2)转移不会记录转移的内容。如果未使用“删除源文档”选项，则必须在传输配置中实施有效过滤。
(3)传输后对源文件柜中的文档所做的更改不会出现在目标文件柜中。删除云中的文档后，需要重新传输这些文档以避免重复。

每种方法的建议：

一般建议：
1)在迁移到云之前，请对本地数据库和文件系统进行适当的完整备份。
2)如果本地系统数据库是 MySQL，请在开始同步或传输之前检查所有自定义日期字段的正确日期。原因是 MySQL 不检查日期的有效性，除非它比 01/01/0001 新。例如，DocuWare 云数据库基于 Microsoft Azure，不接受早于 01/01/1753 的任何日期。任何早于 1753 年的错误日期都将无法同步或传输。
3)请检查源文件柜和目标文件柜之间的字段映射，以确保所有索引值都正确同步/传输。如果云柜是手动创建的，这一点至关重要。
4)无论是否需要，都要创建可审计的同步或传输。如果您可以清楚地将源文档与云中的目标文档相关联，则可以更轻松地跟踪问题。

使用同步方法时：
1)限制用户在本地文件柜中只读。如果用户在同步尝试访问文档时正在编辑该文档，则该文档将被跳过。
2)请勿删除云文件柜中的文档。这些文档将无法重新同步。
3)不要（如果可行）允许存储新文档，以避免在一个文件柜上运行多个同步作业。

使用传输方法时：
1)一定要限制用户只读正在传输的本地文件柜。如果用户在 Transfer 尝试访问文档时正在编辑文档，则该文档将被跳过。
2)请务必使用“删除源文档”选项以避免重复记录，并提供一种简单的故障安全方法来重新启动作业。此选项还可以轻松列出所有未传输的文档。使用此选项时，完整备份至关重要。或者，实施可审计的传输配置。
3)不允许在本地系统中存储任何新文档。

4)不允许在传输期间更新或重新启动本地服务器。未将自身标记为完成（错误或成功）的传输将自动重新启动。这将导致云数据库中出现重复记录。

仔细规划是任何软件迁移成功的关键。如果您遵循我概述的最佳实践，可以防止最常见的错误。当您分析管理本地系统所需的资源成本并查看其技术限制时，迁移到云对大多数组织来说都是有意义的。

云解决方案使员工能够立即访问最新技术，无需购买新硬件，随着公司的发展减少雇佣额外 IT 人力资源的需求，并使高管、经理和员工能够专注于核心业务问题。