选择文档管理软件要考虑的10大重要因素

选择文档管理软件要考虑的10大重要因素

文档管理解决方案具有数百种功能，有可能改善您企业的工作方式。但是，您不会因为其中一项功能而购买软件。根据我们与 DocuWare 在 100 多个国家/地区的 15,000 多家客户的经验，我们明确了文档管理最重要的功能。以下说明它们是什么以及它们为什么对您很重要。

1、安全

Equifax、Target、Uber 和 JP Morgan Chase 等知名公司的数据泄露事件让我们所有人都将安全放在首位。业务安全问题包括保护客户数据、机密员工记录、产品信息和财务数据。

文档管理软件应能够安全地捕获、处理和存储文档和数据，防止文档和数据的误用或丢失；具有强大的权限结构控制哪些文档和数据用户可以查看、检索、编辑、导出、修改和删除；加强的机密性，只有授权用户才能访问信息；能够定义访问权限，确保未经授权的文档无法更改，有权限更改的文档可以被追踪。

基于云的软件的附加安全功能

加密为基于云的软件提供了更高级别的安全性。所有文件都应使用 AES 存储，这是美国政府对具有最高机密许可级别的文件使用的加密标准。通信加密也很重要。所有互联网流量都应通过 TLS、HTTPS 和 HSTS 发送，保护云服务免受协议降级攻击和 cookie 劫持。

定期安排的外部和内部渗透测试有助于将云系统的安全性保持在或高于行业标准。渗透测试的结果在 SOC2 认证期间由外部审计员仔细审查。

2.易用性

在 DocuWare，我们通过使用客户和内部产品测试人员的反馈来衡量易用性。我们的目标是尽量减少完成流程所需的点击次数。我们还确保提供清晰的信息来指导每个步骤。我们的用户界面团队计算完成一项任务所需的时间，并努力将其最小化。我们还测量产品测试人员学习使用新功能所需的时间。我们专注于缩短采用时间和平坦的学习曲线，从而不断改进解决方案的易用性。

3.良好的捕获功能

捕获功能可自动执行扫描纸质文档或将电子文档导入文档管理系统的过程，可自动收集数据。出色的捕获解决方案使用预定义的业务规则来控制文档和数据的流动，无论它们是纸质的还是电子的。可以将 Microsoft Word 中的每种文件格式导入 CAD 图纸，有效地捕获结构化和非结构化数据。

DocuWare 智能索引是一项捕获创新，它使用机器学习来识别文档中最有价值的信息，并将其转换为高度结构化的可用数据。智能索引会自动记录扫描文档中最重要的元数据，并将它们建议为索引条目。同时，系统会在每个过程中学习：如果系统熟悉文档类型，则会自动且可靠地分配建议的索引词。用户只需确认建议或改进它们。

基于 Web 的表单是另一种有效的捕获方法。使用 DocuWare，即使无法访问您的 DocuWare 系统的人也可以在任何设备上填写表格并提交。然后可以使用这些数据来触发业务流程或导入其他程序，例如您的 ERP 或 CRM 软件。

DocuWare Forms 可快速处理申请、订单、注册和其他表格。我们的许多客户还通过发布可访问福利登记和带薪休假请求的表格将人力资源服务集成到他们的内部网上。

4.工作流程自动化

工作流任务管理和自动化使您能够根据捕获的信息采取行动——工作流是简单还是复杂完全取决于您的需要。工作流将任务路由到多个人员或部门以供审查，从而做出决策并启动流程的下一步。

DocuWare 工作流管理器通过直观的可视化设计器自动执行业务流程并定义工作流程。借助工作流管理器，用户可以自动化控制和计算功能、组织线性或并行任务、配置条件、设置截止日期、指定工作流参与者并限制个人或用户组的行动范围。

如果您想了解有关工作流程设计的更多信息，请试用 DocuWare Process Planner。您可以轻松地创建流程图，甚至与他人共享以协作处理项目。这个基于网络的工具是免费的，任何人都可以使用。您只需使用电子邮件地址注册。

5. 电子签名

在现代办公室中，电子签名现在是日常业务的正常组成部分。电子签名（有时称为“数字签名”）减少了纸张的使用并简化了您的安全文档工作流程，这是一件好事。DocuWare 签名服务确保您的文档由经过验证的信任服务提供商进行数字签名，并为您的业务提供最大的速度和灵活性。

通过将 Validated ID 或 DocuSign 等外部签名工具无缝集成到 DocuWare 工作流程中，文档在 DocuWare 和信任服务提供商之间自动传输。当文件准备好签名时，会通知签名者。

好处包括：

从一个工作流程中收集所有相关员工、客户、供应商和服务提供商的文档电子签名；
根据您的需要选择签名所需的安全级别；
启用版本控制，确保您将最终签名的文档存档；
确保遵守州、联邦和国际合规标准的审计跟踪。

6.可扩展架构

应在不影响组织或软件以及在就如何使用系统方面不对员工进行再培训的情况下，随着您的需求变化而扩大规模。全面的文档管理系统使您可以从单个部门的几个用户开始，逐渐将系统扩展到其他部门，并且不影响性能。这种灵活性和可扩展性的关键是系统架构，该架构使用 Web 服务处理文档访问和用户操作。

基于云的文档管理软件使可扩展性更进一步。公司可以以较小的规模启动软件项目，然后随着业务需求的发展而发展。云可以支持所有类型和规模的团队。当您雇用更多员工或您需要的存储容量增加时，可以轻松增加其存储量和用户许可证数量。

7.整合

没有一种软件解决方案可以满足您的所有业务需求。文档管理系统应为 IT 基础架构中的其他软件添加重要功能。由于其基于 Web 的开发，DocuWare 可以与几乎所有类型的数字基础设施集成。DocuWare 功能也可以直接从第三方应用程序或网络扫描仪或平板电脑等设备调用。集成选项包括数据库同步、从邮件服务器导入和集成外部用户管理。

8. 支持混合劳动力

向远程工作的转变凸显了基于云的软件在简化工作流程方面的重要性。借助云，您可以在任何位置以相同的速度继续工作。其基于订阅的模式也可以更具成本效益。这就是为什么随着越来越多的公司转向云计算，而不是为新硬件进行大量不必要的投资。

公司必须关注大多数员工在家工作时出现的安全和合规问题。从意外违规、数据管理不善到访问控制，企业需要配备正确的工具并实施最佳实践，以最大限度地降低风险和损害。基于云的文档管理系统通过强大的用户身份验证、使用 HTTPS 的数据传输、使用 256 位（美国军用标准）的文档加密、文档和设置的多级访问控制、跟踪操作和冗余数据存储来确保安全性，以提供强大的防止恶意软件和其他攻击。

9.电子邮件同样重要

电子邮件与任何其他与业务相关的文档一样重要。您可以通过将电子邮件集成到业务流程中来将其转变为业务资产，并确保所有授权用户都可以访问电子邮件中包含的信息。DocuWare 根据您的要求单独或一起收集电子邮件和附件。电子邮件经过适当标记，可以直接回复或转发到 DocuWare 进行存档。

10.移动能力

今天的知识工作者希望在家或在旅途中工作。 借助 DocuWare Mobile 应用程序，用户可以随时随地访问文档、参与工作流程并将文档存储在 DocuWare 中。

授权的远程员工可以从任何移动设备使用 DocuWare 应用程序。他们所需要的只是互联网连接！ 然后他们可以在那里提取他们需要的信息。员工还会收到有关要审查的新任务和要批准的文件的警报。他们可以与其他工作人员实时协作，以保持工作向前发展。

如果您牢记这 10 件事，您会发现您的文档管理解决方案提供了高级安全性、易于使用并与您的业务软件成功集成。不要被文档管理系统提供的众多功能分心——您可能不会使用所有这些功能。