自动化会计从这四个流程开始

自动化会计从这四个流程开始

会计和财务业务流程的自动化对企业领导者来说是一个巨大的机会。对于首席财务官 （CFO） 而言，可以让他们在改善运营和降低成本等传统角色中脱颖而出，同时利用他们在自动化方面的经验成为整个公司数字业务流程转型的核心。

根据美国生产力和质量中心（APQC）的数据，近四分之三的组织正在进行积极的财务流程转型。接受这种变化可以为首席财务官和公司带来长期利益，它可以将首席财务官定位为数字化转型和业务流程转型等企业目标的强大力量。

以下来自APQC财务和会计成功和可持续流程转型蓝图的数据，显示顶级公司与不太成功的同行之间存在显着差异。

这些偏差通常是由依赖基于纸张的非标准化、手动会计流程引起的，给未能采用文档管理驱动财务流程自动化的公司带来了成本劣势。

自动化以下 4 个会计流程是重中之重

1.应付账款
根据APQC的说法，自动化发票流程管理可以获得各种各样的效率。想想表现优异的组织相对于表现落后组织的差异，以及这对整体业务效率、成本和生产力造成的日复一日的影响。

这就是基于纸张的手动流程如此具有破坏性的原因。在使用纸质发票时，很难实现发票管理的效率。纸质发票通常会在审批者的收件箱中放置一周，或者完全丢失，从而导致员工花费额外的时间寻找发票，并有可能错过提前付款折扣。

但是，通过文档管理系统 （DMS） 提供的数字工作流程，文档可以高效地在您的组织中流动。然后，您的团队会自动收到纠正错误或查找其他信息的警报，而不是等到他们必须纠正错误。即时标记非标准发票、灵活地路由到正确的决策者以及简单的注释对于自动化异常流程至关重要。

2.审计文件
如果你有一个基于纸张的系统，审计对会计部门和审计师来说通常是一种折磨。想想会计人员浪费时间苦苦找寻甚至可能没有存储在现场的纸质文件。如果您的纸质文件不完整或杂乱无章，您的审计可能会被拖沓而且充满压力。

如果您消除繁琐的纸质流程并用安全的数字文档取而代之，您的团队能够为审计做好更充分的准备，因为他们所需的一切触手可及。重要的是要能够看到谁访问了哪些会计凭证，以及何时访问的，对于上市公司来说尤其如此。为了遵守萨班斯-奥克斯利法案，公司需要高度详细的审计跟踪，而这只能通过 DMS 来实现。通过数字化，您的员工可以快速响应审计员的请求，并保持对业务信息的更大控制。

3. 采购和采购
采购包括将业务需求转化为供应商要求、供应商关系管理；最终是订购生产产品或提供服务所需的商品和服务的过程。采购团队可能会被淹没在大量文档和文书工作、不兼容的文件、格式和系统中。将文书工作从物理格式转换为数字格式是流程改进的关键第一步。

4. 月末结算
一旦上述核心流程实现自动化，公司应专注于将这些改进纳入整个部门的工作中，以简化每月结算流程，这为战略思考腾出了时间。财务团队可以更好地理解他们报告的数据的含义，而不仅仅是数字本身。

根据国际注册专业会计师协会（AICPA）的说法，“对于参与月末结算流程的人来说，速度和准确性是一个持续的挑战。许多组织正在加速寻求信息，但他们也需要能够信任他们正在处理的数据。

准备好实现飞跃

您的文档管理解决方案应能够与公司财务运营的任何财务、会计和 ERP 系统轻松集成。文档管理不仅仅是电子文档的存储方式和位置的问题；您的目标是自动化业务流程。这些流程（财务领域以及与会计流程相关的许多其他流程）是重叠的。因此，解决单个问题的单点解决方案，会让您在各部门之间面临更大的风险。

不要陷入分析瘫痪。很明显，摆脱纸张和流程自动化对您的业务、客户和您的利润都有相当大的好处。您可以使用基于云的预配置发票处理文档来加快会计部门的数字化转型。为了创建此解决方案，DocuWare打包了大多数公司共享的关键要求和决策点，然后将这些共同点集成到易于实施的数字工作流程中。该解决方案可以在短短几天内启动并运行。