自动化 HR 流程，实现人力资源部门无纸化

自动化 HR 流程，实现人力资源部门无纸化

如果公司使用手动流程，人力资源部门则可能是纸张最密集的部门之一。使用像Google Docs或Dropbox这样的免费文件共享应用程序可能会感觉比使用纸张更上一层楼。但是，这些应用程序旨在在某个时间点启用项目协作，它们不能管理整个文档生命周期或版本控制、自动化工作流程和安全性，从而保护您的公司免受欺诈和网络威胁。

文档管理系统，具有集中化、隐私保护和业务流程效率的优点。人力资源人员、经理、员工和合同工使用一个系统，在整个组织中实现一致的方法。自动化使员工免于管理电子邮件链和持续状态查询的不便。此外，如果该解决方案用于提高其他部门的生产力，员工和经理可能已经熟悉该界面。

当人力资源部门实现无纸化时，会用集中式数字存储库取代纸质记录，并通过安全的访问权限和数据加密保护敏感的员工信息。它还通过电子表格、授权员工搜索、电子签名和门户集成等功能为员工自助服务打开了大门。

紧急服务机构的人力资源自动化

约翰尼特紧急救济组织拥有近300个团体成员，是德国最重要的慈善组织之一。它的服务范围包括：紧急医疗服务、救灾和急救培训，以及为青少年和老年人提供儿童保育和服务。在国际上，约翰尼特紧急救济组织也积极投身于饥荒或自然灾害事件中。

人力资源文件的安全存储是引入文件管理系统的最重要目标。约翰尼特需要为德国各地的 20000 多名全职员工和 36000 名志愿者建立人事档案。各办事处希望可以从单一数据库访问文件，关键要求是集中归档敏感文件和受保护的访问。

使用DocuWare，所有人力资源文件都可以以数字格式提供给授权人员。通过邮件到达相应人力资源部门的工作申请、病假文件、培训证书或地址变更将按员工编号进行扫描和存档。

人力资源团队对快速访问文档表示赞赏。由于他们不再通过邮寄方式向区域协会发送文件，因此确保没有未经授权的员工访问文件。IT 管理员斯蒂芬妮·施林克说，“如今，我们流程的效率提高了许多。在人力资源领域，员工可以更快、更集中地访问他们的人事文件。“

自动化 HR 流程彻底消除纸张的 5 个方面

1. 招聘
经理从简单的员工申请表单开始招聘流程。工作申请被集中存储，招聘工作流程管理人力资源人员、经理和申请人之间的沟通。所有相关的团队成员都通过统一的数字化流程连接起来。您的人力资源人员可以创建职位发布，根据预定义的技能组合接收简历并自动索引简历，并使用工作流程来发送申请以供评审、安排面试和收集申请人反馈。面试是与合格的候选人进行的，那些不符合部门需求的人会收到一封电子邮件，通知他们状况。一旦候选人接受工作，就会启动入职和配置流程，确保公司的政策得到遵守，并保证新员工有一个井井有条的开始。

2. 入职
一旦申请人接受工作，您的入职流程就会开始。 电子表格可以预先填写新雇用的文件，因此，新员工不再需要在多个纸质表格上填写重复的信息。使用电子表格，您的部门可以一次性预先捕获所有必需的员工数据，并填充其他入职文档，例如税表、福利和其他员工表单。

您还可以创建所需的入职清单，包括雇佣确认、保密协议、分发员工手册和初始培训计划。由于自动化配置工作流，可以保证员工第一天开始工作就拥有所需的软件和设备。

3. 绩效管理
当满足您设置的条件时，系统会自动通知经理和员工进行绩效评估。您可以自定义绩效评估模板并自动设置截止日期，同时捕获和存储信息。

4. 员工离职
当员工离开公司时，文档管理解决方案会启动离职表格，其中包括要签署的所有必需离职
文件，并列出要归还的所有公司财产。自动化此过程可确保不会遗漏任何内容，并且在不影响公司安全的情况下完成离职过程。

5. 合规
管理您的所有人力资源文档，以满足公司定义的业务规则的隐私要求。员工记录存储在多层文件夹结构中，该结构区分了人力资源、经理和员工之间的访问权限。保留计划是自动强制执行的，这保证了审计准备并符合 PII、GDPR、EEOC、HIPAA 和其他法规要求。