【Office】将Excel数据自动拆分到不同的word文档中

一、功能说明

在分发文件的工作中，常需要在同一个word模板中填充数据，如果仅使用复制粘贴，将是宏大的工作量，且容易出错。

本文介绍的方法可以自动高效地将Excel数据输入到word模板的指定位置中，简单易上手。

二、功能展示

三、操作步骤

1.数据准备

Excel数据为

需要将其输入到下方的word模板中

2.打开邮件功能

点击：引用 → 邮件

3.匹配数据源

点击：邮件合并 → 打开数据源 → 选择Excel文件

选择数据源所在的表格

4.将数据填入模板

选择数据填充区域 → 点击“插入合并域” → 选择Excel文件中对应的数据 → 点击“插入”

所有数据插入后，模板显示如下

5.检查输出样式

点击“查看合并数据”，点击“上一条”、“下一条”可查看不同数据对应的word文件样式

6.指定输出格式及位置

点击合并到文档即可生成拆分后的word文档，其中有2中拆分方式：
① 合并到新文档：合并为1个文档（便于打印）
② 合并到不同新文档：每条数据一个文档

对于“合并到不同新文档”的方式，可选择文件名（可以单独给定文件名数据）、文档格式、保存位置

7.获取word文件

对于“合并到新文档”的方式，将得到数据拆分后的1个总文档

对于“合并到不同新文档”的方式，可以快速生成对应的word文档

8.标准化word文件名

可以注意到，自动生成的word文档会在文件名后加入后缀序号，可以通过下面的方式自动去除

【Office】自动删除word邮件功能所导出文件的编号-命令行bat方法

四、异常处理

1.无法打开数据源

① 文件格式转换

无法打开数据源可能是因为Excel文件为“.xlsx”格式，需要将其转换为“.xls”格式

② 数据异常

无法打开数据源也可能是数据格式与记录方式不规范

2.数据格式需要调整

部分数据的展示格式异常，可以通过“编辑域代码”进行调整

例如，对于数据格式，对指定数据点击“鼠标右键”，选择“切换域代码”，在代码后增加 \#“0.00” 即可将数据格式展示为保留2位小数

域代码参考资料

1. Office技巧： 如何控制Word邮件合并数值小数点的位数？
2. 一篇文章教会你使用word域代码（seq field code ）
3. 在 Word 中插入域代码并设置域代码的格式(转)