什么是痕迹保留(转帖)

原创 2004年08月16日 16:14:00

什么是痕迹保留
  在企业发文管理中,经常会涉及到痕迹保留的问题。一篇发文的正文文档,往往会经过不同的用户进行修改,而且修改的痕迹在公文处理过程中都是要求保留的。在档案管理中也往往会要求保存带有痕迹的公文。
  实际上,用户一般使用文字编辑器word 就具有痕迹保留的功能。在word工具栏上点击右键,在弹出的菜单中选择审阅,就会出现审阅工具栏。在word97   2000   XP中可能工具栏有所不同。一般点中批注按钮,用户在word上做的更改就会以别的颜色显示出来。鼠标移至上面的时候会显示 “ 用户名,时间 ××操作 ”  这里的用户名就是使用word的用户姓名,选择菜单: 工具――>选项――>用户信息。 通过更改用户姓名,就可以更改痕迹中的用户名。
  可是设想当公文在word中起草,更改。用户的手工流程。
1 起草人起草一篇word文档。
2 word文档按照流程依次送给某个审阅者。  可能是通过软盘拷贝,共享,邮件的方式发送。
3 审阅者打开word文档,打开审阅工具栏,并更改用户信息为自己的姓名。并点中“修订”按钮。这样,他的更改就以其他颜色显示出来。
4 多个审阅者的情况下 只要用户信息不同,不同用户的更改的颜色就不一样 。

 用户可以 ――― 接受修订,使修订痕迹全部消失。  拒绝修订: 还原修订前状态。 不查看修订:使修订不以其他颜色显示,但修订还存在。  查看修订:使修订以不同颜色显示。
记住: 这些都是word提供的功能。
手工过程中的缺点:
1最大的缺点就是版本的控制。 因为如果文档依次批阅还罢了,如果并行的话,多个人披阅使文档很难保持一致。  无法保证一个人接到的文档是最新的。
2用户要做很多手工工作。而且如果他学会更改姓名的话 如果更改自己的姓名为领导的姓名的话,他的痕迹就和领导的一样了。

电子过程实现方法:
 如果仔细研究用户的手工流程,就会发现痕迹保留很容易实现,可是难于实现的是如何保证每个用户都能打开最新的文档,并且更改后能更新文档。
      文档储存系统 ―――― OA系统 ――――― 用户。
用户在OA的发文单中 点击“正文按钮”, OA系统把文档储存系统中的文档下载到客户的机器中,并打开。用户更改时,痕迹会自动保留。更改后的文档要被保存回文档储存系统,并有可能覆盖掉原有文档。
下载并打开非常容易。保存回去就很难了。用户需要保存完word文档后 ,打开OA的发文单,把新保存的文档上传回去,如果要覆盖原来的文档,还要先删除以前的文档。如果能说服用户这样做最好,因为可以不用编控件了。控件正是代替用户做这一系列事情。用户用起来可能丝毫没有感觉到我们做了什么,但实际上后面还是有一些工作量。更不要说note论坛中经常有人会出卖这个控件来挣钱。还有亏本甩卖、非典时期降价出卖的。

实现思路:
1. 一个控件 在web或者客户机中使用。
控件负责用户点击正文时自动把正文传到用户机器中,并为客户启动word,打开正文。替客户更改用户信息。写文档变量,使后面的插件知道:把文档保存回什么地方去。并设置word文档的痕迹保留为打开状态。
2. 一个word插件。用户在word中点击保存,插件负责将word文档传回服务器,并根据需要决定是否覆盖原有文档。
这里上传和下载都使用ftp方式。这也是最简单的方法。如果microsoft有word文档服务器提供了word的在线编辑和更改,无疑是一个最完美的解决方式。不过笔者似乎没有听说过。

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