基础技术组件-工作流

一、前言

工作流是什么？业务流程是什么？业务与流程是什么关系？工作流与业务流程又是什么关系？
这些我们耳熟能详的概念，但是其实我们并没有仔细去思考过其中潜藏的一些东西，本文想对这些问题进行梳理和探讨。

二、概念说明

2.1 业务

• 业务是企业为实现其目标所进行的各种活动和交易，包括销售、采购、生产、人力资源管理、客户服务等。
• 业务可以是企业的核心活动，也可以是支持和辅助核心活动的各种职能和支持性活动。这些活动的目标是实现盈利、提供价值、满足客户需求等。

2.2 流程

• 流程是指企业中的特定业务活动或任务按照特定顺序和规则执行的一系列步骤。
• 流程描述了活动和任务的执行顺序、参与者、交付成果、时间要求等细节，可以包括跨部门和系统的协作，也可以是单个部门内的操作流程。

2.3 业务和流程的关系

• 业务和流程之间存在着相互依存的关系。
• 业务活动是通过流程来实现的，流程是为了完成特定的业务活动而设计和执行的。
• 流程规定了业务活动的执行顺序、参与者、操作规则等，通过流程的设计和执行，可以确保业务活动按照一定的标准和流程执行，提高工作效率、降低错误率，并支持业务活动的持续改进和优化。
• 业务和流程是企业运作中的两个重要方面，它们相互作用，协同发展，对于企业的高效运营和管理都至关重要。在企业管理中，通常会对业务活动进行流程化管理，通过设计和优化流程来提高业务活动的执行效率和质量。

2.4 业务流程

• 业务流程是指企业中的特定业务活动或任务按照特定顺序和规则执行的一系列步骤。
• 业务流程可以涉及多个部门、多个岗位和多个系统之间的协作，通常用于描述和管理企业的核心业务活动。
• 业务流程可以是复杂的跨部门流程，也可以是单个部门的操作流程，如销售流程、采购流程、人力资源招聘流程等。

2.5 工作流

工作流（Workflow），是对工作流程及其各操作步骤之间业务规则的抽象、概括描述。 工作流建模，即将工作流程中的工作如何前后组织在一起的逻辑和规则，在计算机中以恰当的模型表达并对其实施计算。
工作流要解决的主要问题是：为实现某个业务目标，利用计算机在多个参与者之间按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务。

• 从广义上说，工作流是一种设计思想，即将工作按照“流”的方式进行梳理和拆解，从初始状态到终态，形成一个完整的闭环。
• 从系统层面来说，工作流是一种技术和工具，用于自动化、管理和执行业务流程中的各种任务和活动。工作流系统可以定义、控制和执行业务流程中的各项任务，并且可以将任务分配给不同的参与者，跟踪任务的执行情况，自动触发任务的执行，支持任务的并行执行等。
• 从开发层面来说，工作流是一种设计模式，保证业务逻辑的连续性和状态的闭环。

工作流的特点包括：

1. 定义了业务活动的流程和规则，明确了每个步骤的执行顺序、条件和参与者。
2. 支持业务活动的自动化执行，减少人工干预，提高工作效率。
3. 可以跨部门、跨系统进行协调和整合，支持业务流程的跨组织执行。
4. 提供了对业务流程执行情况的监控和分析，支持持续改进和决策支持。

2.6 业务流程与工作流的关系

• 业务流程描述了企业中的业务活动和任务的执行顺序和规则，而工作流则是一种用于管理和执行业务流程的技术和工具。
• 工作流系统可以帮助企业更好地组织和管理业务流程，提高工作效率、降低错误率，并支持业务流程的自动化和优化。

三、工作流的发展

3.1 发展背景

  工作流的发展背景可以追溯到20世纪80年代和90年代，当时信息技术的发展为工作流的兴起提供了条件。

其发展背景主要包括：
（1）信息技术的发展：
  随着信息技术的迅速发展，企业开始广泛应用计算机系统来管理和处理业务信息。计算机系统的出现为自动化和规范化业务流程奠定了基础，使得工作流技术的应用成为可能。
（2）企业管理的需求：
  随着企业规模的扩大和业务复杂性的增加，管理业务流程变得越来越困难。企业需要寻找一种更有效的方式来管理和执行业务流程，从而提高工作效率、降低成本、减少错误率。
（3）质量管理和流程改进的需求：
  20世纪80年代，全面质量管理（TQM）和精益生产等管理理念开始在企业中兴起。这些理念强调对业务流程的持续改进和优化，需要有效的方法来实现这一目标。
（4）跨部门、跨系统协作的需求：
  企业内部的业务活动往往跨越不同部门和系统，需要协调和整合不同部门和系统的业务流程。传统的手工操作和纸质流程已经无法满足这种需求。
（5）全球化和市场竞争的压力：
  20世纪末，全球化和市场竞争的加剧使得企业需要提高运营效率，降低成本，以保持竞争优势。工作流技术可以帮助企业实现这些目标。

在信息技术的支持下，以及企业对业务流程管理、效率提升和质量改进的需求推动下，为了应对市场竞争和全球化挑战，工作流技术得到了广泛的应用和发展。

3.2 发展过程

  工作流的发展经历了多个阶段，主要包括人工流程、自动化流程、集成流程和智能流程等阶段。
（1）人工流程阶段：
  最初，业务流程主要依赖于人工操作和纸质文档流转。业务流程的执行依赖于人工协调、传统的办公文档和手工记录，这种方式效率低下，容易出现错误和延误。
（2）自动化流程阶段：
  随着信息技术的发展，企业开始使用计算机系统来支持业务流程的自动化执行。这一阶段的工作流主要是基于计算机系统的流程自动化，通过定义、管理和执行业务流程，实现了业务活动的自动化和规范化。
（3）集成流程阶段：
  随着企业内部系统的复杂性增加和业务流程的跨系统化，集成流程的需求逐渐凸显。这一阶段的工作流技术主要是围绕系统集成展开，通过将不同系统的业务流程进行整合和协调，实现跨系统的业务流程执行。
（4）智能流程阶段：
  当前，工作流正朝着智能化的方向发展。基于人工智能、机器学习等技术，工作流可以实现智能化的流程监控、决策支持和自动优化，从而更好地适应复杂、多变的业务环境。

在工作流的发展过程中，技术的进步、企业管理需求的变化以及市场竞争的压力等因素都推动着工作流技术的不断演进。未来，随着人工智能、大数据等技术的不断成熟和应用，工作流将继续朝着智能化、自适应的方向发展。

四、核心理念

4.1 流程驱动

关键词：业务流程化，流程信息化，信息数据化，数据智能化

• 流程驱动是指在组织或企业中，业务活动的执行受到事先设计和规定的流程的引导和驱动。
• 流程驱动强调了通过设计和实施具体的流程来引导和管理业务活动的执行，以确保活动按照预定的规则和顺序进行，从而提高工作效率、降低错误率和支持业务活动的持续改进。
• 流程驱动是企业管理中核心的方法之一，是企业标准化、信息化的必要输入，可以帮助企业提高运作效率、质量和透明度。差异化的流程也可以使企业在商业竞争中占据优势，并通过流程优化不断巩固和持续发展。企业IT系统建设也应该以完善的业务流程为依据进行建设。
• 在流程驱动的情况下，业务活动按照规定的流程顺序和流程规则来执行，流程定义了活动的执行路径、参与者、操作规则等细节，对活动的执行起着引导和规范的作用。

通过流程驱动，可以实现以下几个方面的目标：

• 提高效率：通过规范和流程化的执行，可以减少活动的执行时间和成本，提高整体工作效率。
• 降低错误率：流程驱动可以减少人为因素带来的错误，提高工作的准确性和一致性。
• 支持持续改进：流程驱动的执行方式可以使得业务活动的执行过程可见、可量化，有助于识别问题、改进流程，实现持续改进。

（1）流程+数据 双驱动

• 流程驱动是指企业通过优化流程来提高效率和降低成本，而数据驱动则是指企业通过收集、分析和利用数据来指导决策和优化业务流程。相比于流程驱动，数据驱动更加注重数据的采集、分析和应用，能够更精准地了解市场需求和客户行为，从而更好地指导企业的决策和业务运营。
• 流程驱动分工协作明确且形成标准化，提高了企业的管理效率，但所有流程都是以人为中心，每个人在业务流程中充当一个角色，存在人为的不可控因素，需要大量的人力、物力和时间来完成任务。而数据驱动的模式以市场的实时数据为基础，借助人工智能算法，迭代快，响应快，能直接驱动业务应用。
  引用地址

（2）流程+数据+智能 三驱动

“三驱动”是“术”，在钻石模型的上方，是华为数字化转型的关键行动以及实践中的经验教训。通过连接，依次聚焦数字化企业的在线、共享、智能的三大特征。

• 流程驱动：数字化转型需要从哪个环节开始，华为给出的答案是：必须从端到端的流程化变革和企业业务在线化开始。
• 数据驱动：数据驱动数字化转型的本质是实现基于数据和事实进行科学管理，表现为数出一孔、经营数据可追溯、经营预测可信赖。华为以客户为中心，将数据通过平台化管理，将企业共性的资源、流程、业务能力整合起来，以获得更大的价值。
• 智能驱动：企业智能化，是数字化转型的高阶目标。智能的存在是为了支撑企业的运营效率，而运营效率主要体现在以下3个方面：流程效率、决策效率、人的效率。
  引用地址

4.2 工作流的核心理念

  工作流中的核心理念是将组织内部的业务流程进行自动化、规范化和优化，以提高工作效率、降低成本、减少错误率，同时支持持续改进和透明度。
  工作流通过定义、管理和执行业务流程，使得工作在组织内部按照既定的规则和顺序进行，从而实现以下核心理念：

1. 自动化：将重复性、标准化的业务流程通过工作流技术自动化执行，从而减少人工干预，提高工作效率，减少人为错误。
2. 规范化：通过定义和规范业务流程，确保业务活动按照固定的流程规则和标准操作进行，提高工作的一致性和质量。
3. 优化：优化工作流程，去除低效环节，简化流程，减少冗余操作，以实现更高效的业务执行。
4. 透明度：工作流使得业务活动的执行过程变得可见、可量化，有利于监控和评估业务执行情况，促进透明度和信息共享。
5. 持续改进：工作流支持对业务流程的不断优化和改进，通过监控流程执行情况，识别问题和瓶颈，推动持续改进。
6. 协作：工作流可以促进跨部门、跨系统的协作，实现信息流和工作流的无缝连接，促进协同办公和信息共享。

  总的来说，工作流的核心理念是以流程为核心，通过自动化、规范化和优化业务流程，以支持企业内部业务活动的高效执行和持续改进。

五、工作流系统

  工作流系统是一种基于计算机技术的软件系统，用于设计、管理和执行组织内部的业务流程。
  工作流系统通过建模、定义、自动化和监控业务流程，实现业务活动的规范化和自动化执行，从而提高工作效率、降低成本、减少错误率，并支持持续改进和透明度。

5.1 核心功能

工作流系统通常具有以下核心功能：
（1）流程建模和设计：
提供图形化界面或工具，用于设计和建模业务流程，包括定义流程步骤、规则、条件和参与者等。
（2）流程执行引擎：
负责解释和执行流程模型，控制流程的执行顺序，自动分配任务和协调流程参与者。
（3）任务分配和管理：
跟踪和管理流程中的各项任务，包括任务的分配、执行状态、审批流转等。
（4）规则引擎：
支持对业务规则和条件进行定义和管理，用于控制流程的分支和决策。
（5）通知和提醒：
支持自动发送消息、通知和提醒，以协调流程参与者的行动。
（6）监控和分析：
提供实时的业务流程监控和分析功能，包括流程执行情况的实时状态、历史数据和统计报告等。
（7）集成和连接：
能够与其他系统和应用程序进行集成，支持跨系统的业务流程执行和信息交换。
（8）安全和权限管理：
管理用户和角色的权限，确保数据和流程的安全性，同时支持审计和监管需求。
（9）版本控制：
支持对流程模型和规则的版本管理，确保流程变更的追踪和管理。
（10）自定义扩展：
提供可定制和扩展的功能接口，以适应特定业务流程的需求，支持定制化开发和集成。

5.2 涉及的标准

工作流系统涉及到的标准主要包括：
（1）BPMN（Business Process Model and Notation）：
  BPMN是一种用于描述业务流程的图形化标准，它提供了一套通用的符号和规则，用于建模各种类型的业务流程。BPMN标准有助于工作流系统的流程建模和设计，提供了统一的语言和符号，便于不同组织之间的业务流程模型的交流和理解。
（2）BPEL（Business Process Execution Language）：
  BPEL是一种用于描述和执行业务流程的编程语言标准，它可以用于定义和编排各种业务流程的执行逻辑。BPEL标准通常与Web服务技术结合使用，支持跨系统的业务流程执行和协同。
（3）XPDL（XML Process Definition Language）：
  XPDL是一种基于XML的流程定义标准，它提供了一种通用的格式，用于描述业务流程的各个方面，包括流程模型、数据、参与者等。XPDL标准有助于不同工作流系统之间的流程定义和交换。
（4）WfMC（Workflow Management Coalition）：
  WfMC是一个致力于推动工作流技术标准化和发展的组织，它发布了一系列关于工作流系统标准的文档，包括工作流模型、接口定义、流程执行引擎等方面的标准。

这些标准和规范对于工作流系统的设计、实现和集成具有重要的指导作用，有助于不同系统和组织之间实现业务流程的协同和整合。

5.3 因何需要

（1）业务可视化
  工作流系统能够将业务流程可视化，帮助管理人员和员工清晰地了解业务流程的执行状态和进展情况。
  使用工作流系统，可以通过视图看到整个业务流程，可以看到当前处在哪个节点，已经经过了哪些节点，后续会进行什么样的处理等，而且每个节点执行什么业务逻辑一目了然，分支处理也非常清晰。
（2）业务可编排
  业务的变化是非常快的，意味着业务流程也要不断地进行调整，而工作流系统赋予了这种能力，可以通过配置灵活快速地调整业务流程。从而适配不同的业务需求和流程变更，便于业务流程的持续优化和升级。
（3）自动化
  工作流可以根据预设的规则和条件，自动控制流程的执行顺序和路径，并支持多人协同执行。可以自动将任务分配给相关的执行者或系统，并监控任务的执行情况。可以自动发送通知、提醒和警报，确保相关人员及时了解业务流程的执行情况。通过自动化提高了工作效率，并减少错误，能够更好地满足企业的业务需求。

5.4 工作流系统分类

工作流系统可以按照不同的角度进行分类，主要的分类包括：
（1）基于执行方式的分类：

• 人工工作流：需要人员手动进行任务分配和执行的工作流，通常用于辅助人员协同工作和任务管理。
• 自动化工作流：通过计算机系统自动进行任务分配和执行的工作流，包括自动触发、执行和监控，减少了人为干预。
  （2）基于流程控制方式的分类：
• 串行工作流：任务按照严格的顺序依次执行。
• 并行工作流：多个任务可以同时并行执行。
• 分支/合并工作流：根据条件的不同，流程可以分成多个分支进行执行，然后再合并到一起。
• 循环工作流：可以多次执行的工作流，通常用于重复执行的任务。
  （3）基于应用领域的分类：
• 生产制造类：用于管理生产制造流程。
• 客户服务类：用于管理客户服务和支持流程。
• 人力资源类：用于管理招聘、培训、绩效考核等流程。
• 财务审批类：用于管理报销、审批流程等。
  （4）基于部署方式的分类：
• 本地部署工作流系统：部署在企业内部的服务器或计算机上，由企业自行管理。
• 云端工作流系统：部署在云服务商的服务器上，由云服务商进行管理和维护。
  （5）基于功能特点的分类：
• 业务流程管理（BPM）系统：注重对业务流程的建模、执行和优化。
• 工作流引擎：专注于流程的执行、任务分配和控制。
• 文档管理系统：集成了工作流功能，用于管理文档的审批和流转。

这些分类并不是相互独立的，一个工作流系统可能同时具有多种特点和分类。不同的工作流系统适用于不同的场景和需求，选择合适的工作流系统对于提高工作效率和管理效果具有重要意义。

5.5 常用的工作流系统

常用的工作流系统包括但不限于以下几种：

（1）Activiti：

  Activiti是一个轻量级的开源工作流引擎，它基于BPMN 2.0标准，具有良好的灵活性和可扩展性。Activiti可以与Java应用程序集成，支持分布式部署和跨平台使用。

（2）Camunda：

  Camunda是一个基于BPMN和DMN标准的开源工作流引擎，提供了全面的业务流程管理功能，包括流程建模、执行控制、任务管理等。Camunda还支持Spring、Java EE等技术栈的集成。

（3）JBoss jBPM：

  jBPM是一个开源的、基于业务流程管理标准的工作流引擎，它提供了图形化的流程建模工具和执行引擎，能够与Java应用程序无缝集成。

（4）IBM Business Process Manager：

  IBM BPM是IBM提供的企业级业务流程管理平台，它支持基于BPMN 2.0的流程建模和执行，提供了全面的业务流程管理功能和集成能力。

（5）Flowable：

  Flowable是一个轻量级的开源工作流引擎，它支持BPMN 2.0和DMN标准，提供了灵活的流程建模和执行功能，适用于企业级应用程序的集成和扩展。

以上工作流系统各有特点，适用于不同的业务场景和技术栈，企业可以根据自身需求选择适合的工作流系统进行应用和集成。

六、工作流的应用场景

工作流技术在各种组织和行业中都有广泛的应用，涉及到诸多业务流程和活动。

6.1 应用场景

以下是一些常见的工作流应用场景：
（1）审批流程：
  例如请假申请、报销审批、采购审批等。工作流系统可以自动分发申请、协调审批人员，提高审批效率，减少纸质流程和手工操作。
（2）客户关系管理：
  包括客户信息管理、销售机会跟进、客户投诉处理等。工作流系统可以协调销售、客服等部门之间的协作，提高客户服务质量。
（3）合同管理：
  例如合同起草、审批和执行过程。工作流系统可以跟踪合同的执行情况，提醒相关人员进行必要的操作，确保合同按时生效。
（4）供应链管理：
  涉及供应商管理、采购流程、库存管理等。工作流系统可以协调不同环节的流程，确保供应链畅通，降低库存成本。
（5）人力资源管理：
  包括招聘流程、培训管理、绩效评估等。工作流系统可以帮助人力资源部门更好地管理人才招聘和培训流程。
（6）金融业务：
  如贷款审批、理赔处理、财务报销等。工作流系统可以提高金融业务流程的执行效率和准确性，降低风险。
（7）医疗卫生：
  涉及患者预约、医疗流程、病历管理等。工作流系统可以协调医疗服务流程，提高患者就诊体验。
（8）制造业：
  包括生产计划、质量检验、物料调配等。工作流系统可以帮助制造企业优化生产流程，提高生产效率和质量。

总的来说，工作流技术适用于各种需要协调和管理复杂业务流程的场景，能够提高工作效率、降低成本、减少错误率，有助于组织实现业务流程的自动化、规范化和持续改进。

6.2 适合场景的业务特点

1. 重复性高：业务流程需要反复执行，有固定的执行步骤和规则。
2. 复杂度高：业务流程具有多个环节和参与者，需要协同工作和信息传递。通过业务流程对业务进行梳理，可以将复杂业务进行分解。
3. 审批流程：业务流程中需要进行多级审批和决策，包括合规审批、经费审批等。
4. 数据处理：业务流程涉及到大量的数据处理和传递，需要确保数据的准确性和及时性。
5. 时效性要求高：业务流程需要在规定的时间内完成，有严格的时效性要求。
6. 跨部门协作：业务流程涉及到多个部门或团队之间的协同合作和信息共享。
7. 业务流程的标准化和规范化要求：业务流程需要进行标准化管理，确保执行的一致性和质量。
8. 业务流程的透明度和监控要求：需要对业务流程的执行过程进行实时监控和反馈。

基于以上特点，一些典型的适合使用工作流的业务包括但不限于：报销审批流程、采购流程、合同审批流程、客户服务流程、财务审批流程、项目管理流程、人力资源管理流程等。

七、工作流的问题

工作流系统虽然具有诸多优点，但也存在一些问题，包括：

1. 复杂性：设计、实施和维护工作流系统需要深入理解业务流程和相关技术，因此会增加一定的复杂性和技术要求。
2. 成本：引入和维护工作流系统需要一定的投入，包括软件采购、定制开发、培训和人员成本等。
3. 定制和集成难度：对于复杂的业务流程，定制化和与现有系统的集成可能会面临一定的困难和复杂性。
4. 流程改动的灵活性：对于已经实施的工作流程，后期如果需要对流程进行调整和改动，可能会面临一定的灵活性和成本问题。
5. 技术依赖：工作流系统依赖于计算机系统和软件支持，如果遇到系统故障或软件升级，可能会对工作流程产生影响。
6. 人员接受度：员工可能需要一定时间来适应和接受新的工作流程系统，特别是对于不熟悉计算机系统的员工。
7. 适用范围限制：并非所有业务流程都适合使用工作流系统，一些简单、灵活性较高的业务流程可能不适合引入工作流系统。
8. 性能问题：在处理大规模流程和数据时，工作流系统可能会面临性能瓶颈和响应速度问题。

虽然工作流也面临一些问题，但是这些问题并不是不可克服的，而是在实施工作流系统时需要认真考虑和解决的问题。通过合理的规划、培训和技术支持，可以克服这些问题，实现工作流系统的良好应用效果。

八、未来发展趋势

工作流的未来发展趋势主要包括：

1. 智能化和自动化：未来工作流系统将更加智能化，通过引入人工智能、机器学习等技术，实现对业务流程的智能分析、优化和预测，实现更高程度的自动化和智能化。
2. 跨平台和移动化：工作流系统将更加注重跨平台和移动化的支持，能够适应多种终端设备和操作系统，并且提供更好的移动端用户体验。
3. 低代码/无代码平台：未来工作流系统将更加注重低代码/无代码的开发方式，使得业务人员可以通过简单的拖拽和配置，即可实现业务流程的搭建和优化。
4. 云原生和微服务架构：工作流系统将更多地基于云原生架构和微服务架构，提供更好的弹性扩展和灵活部署，适应云端环境和多样化的业务需求。
5. 区块链技术的应用：区块链技术将被应用于工作流系统中，提供更加安全和可信的流程记录和数据传递。
6. 生态系统的建设：未来工作流系统将更加注重构建生态系统，与其他系统和服务进行更好的集成和协同，形成更加完整的业务解决方案。
7. 全流程协同：工作流系统将更加强调全流程的协同和协作，包括业务流程、数据流程、决策流程等多方面的协同。
8. 智能分析和决策：工作流系统将更加注重对数据的分析和挖掘，提供更好的决策支持和智能优化。

总的来说，未来工作流系统将朝着智能化、自动化、移动化、云原生、低代码、区块链、全流程协同等方向发展，更好地适应多样化的业务需求和数字化转型的趋势。

九、总结与思考

工作流是一套非常好的方法论，可以帮助我们开发者更好的理解业务，我们在学习某一项业务的过程中，最先做的应该就是以工作流的思想，去梳理业务流程，对业务进行抽象，并可视化出来，获得业务闭环。在进行系统设计的时候，针对核心业务领域对象，我们也应该首先去梳理出状态机或业务流程，形成闭环，作为后续设计的输入，这样可以使设计考虑的更周全，具备很强的容错性。

工作流系统有很多开源的产品，文档也比较齐全，使用起来也比较方便，总的来说，这类系统的产品化做的还是比较好的，这一点其实方便了很多开发者使用。当然也带来了一些问题，就是工作流系统还是比较复杂的，学习成本不低，而且整个系统比较重，几十张表，也对其应用带来了一些困难。在一些简单的流程或场景下，其实建议使用状态机进行控制，这样也不用考虑分布式事务的问题。

总而言之，工作流不仅作为一个思维模式，也作为一个比较完善的系统产品，都是值得我们好好学习和深入挖掘的。