如何创建产品文档

您创建精彩的博客、视频、指南和播客，帮助客户了解您的产品的工作原理。那太棒了！但他们是否得到了所有与产品相关的问题的答案？

答案是不。

虽然这些内容格式很吸引人，但它们并不是客户想要查找有关产品查询信息的第一个资源。当然，他们可以致电或与代理聊天寻求帮助。

然而，77% 的客户在联系支持代理之前会使用自助服务门户。

客户喜欢参考产品手册或文档作为事实来源，以便在遇到产品功能问题时帮助他们解决问题。这意味着您需要创建产品文档来帮助客户更快、真实地找到答案。

万一您还没有准备好，我们建议您开始创建一个。为了帮助您在产品文档流程中减少一些麻烦，我们构建了一个快速指南。本指南将帮助您了解以下内容：

事不宜迟，让我们开始吧。

什么是产品文档？

产品文档是一本用户手册，可帮助客户了解产品的内容、功能、故障排除指南以及产品提供的功能更新。一些产品文档还包括用例和示例，以帮助用户了解每个功能的工作原理。它们得到产品的阅读更多文章部分、GIF、视频和图像的支持。这些资源可帮助您创建更具吸引力的自助文章，帮助客户更快地找到解决方案。

产品文档的类型

仅仅了解什么是产品文档并不能帮助您为您的企业构建产品文档。您还需要了解可以创建它的所有形式。本节致力于探索构建产品文档的各种方法。

1. 用户文档

产品文档的流行格式之一是用户文档。它们可以是快速操作指南，也可以是详细指南。一旦您开始构建它们，您的客户就会找到相关示例，帮助他们更好地了解您的产品。

2. 使用说明书

说明手册是企业选择创建产品文档的另一种常用格式。我们已经看到了它的印刷版本，但多年来这种格式已经数字化。它允许您创建一本小册子，提供有关产品功能的详细信息。

3. 故障排除指南

您真的想帮助客户更快地解决产品故障或问题吗？创建故障排除指南怎么样？它将帮助您创建一套结构化的解决方案，客户可以在遇到任何挑战时实施这些解决方案。它是一份解决问题的产品文档，重点解决人们在使用产品时可能遇到的常见问题和技术问题。

4、软件开发工具包

该软件开发套件通常称为 SDK，以向开发人员提供库、代码示例、文档等而闻名。这主要是为开发人员构建的。它可以帮助他们轻松集成产品。

对于属于 IT 和 ITES 类别的公司来说，这些可能是有益的。他们可以为客户创建 SDK，并在选择产品订阅后发送。客户可以要求他们的开发人员集成或设置产品，以便组织开始使用它或在购买的平台上构建新的应用程序。虽然大多数 B2B 公司都采用基于订阅的模式，但仍有一些公司与客户共享 SDK 文件以帮助他们设置产品。

5. 内部产品文档

我们不要只专注于为客户构建产品文档。您还可以构建它们以供内部或利益相关者使用。事实证明，它们对客户支持、服务甚至成功团队都是有益的。

他们将帮助您向客户服务团队详细介绍该产品。他们可以了解您计划推出或已经发布的新功能和更新。更重要的是，它们还可以派上用场来培训新的团队成员。内部产品文档可以方便开发团队记录他们正在构建的新功能或更新现有功能，他们将其用作发布文档

6. 功能文档

这在 B2B 企业中很常见。他们创建产品的功能文档，帮助他们向客户解释其产品的每个功能及其工作原理。

它的工作原理就像一个目录，他们可以在搜索栏中添加功能名称并立即找到其信息。这种类型的产品文档对于想要向客户展示其全部潜力的企业非常有用。

7. 常见问题解答

通过为客户创建常见问题解答部分，帮助客户找到常见问题的答案。这有助于企业降低支持成本、节省代理时间并提高工作效率。他们可以更频繁地关注关键和时间敏感的问题，这些问题本质上需要个人支持。您可以回答常见问题列表，客户可以在有疑问时随时参考。

了解产品文档的类型后，可以更轻松地找出哪一种适合您的客户支持流程。但问题仍然存在，为什么要投资产品文档？

为什么您的 SaaS 业务需要产品文档

现在，您可以抓住一个让客户更满意的机会。您可以通过反应性文档（为响应客户遇到的问题而创建的文档）减少客户支持请求。

对于需要扩展的 SaaS 企业来说，产品文档是一个很有前途的支持系统，可以尽可能减少客户的支持请求。您可以通过文档使您的产品更加用户友好，从而更顺利地入职并减少客户流失。

SaaS 产品文档也有可能改善入职流程。通过主动文档可以实现这一点。

您是否知道文档还可以帮助您提高在线知名度？是的！拥有杀手级文档的优势在于，它可以成为您内容营销策略的一部分，尤其是当您的 SaaS 产品与热门行业相关时。

最终，它可以而且应该包含在您使用 SEO 优化知识库的努力中。

例如，MailChimp 的知识库匹配与电子邮件营销相关的查询。如果您搜索“分析电子邮件订阅者”，他们的文档会显示在搜索结果中。这是潜在客户发现他们的产品的好方法。

如果您的知识库是主网站的子域，并且计入您的网站排名，则此方法效果最佳。

产品文档的好处

现在我们已经了解了为什么您的企业应该拥有产品文档，让我们尝试探索可以从中获得的各种好处。

请注意：这些好处不仅仅从客户的角度来看。一旦建立了产品文档，企业也可以获得一系列好处。下面让我们来探讨一下。

客户利益

您可以列出客户可以从使用产品文档中获得的好处。下面的列表将向您介绍这些好处。这些包括但不限于：

1.更快地找到答案

客户可以跳过向支持团队寻求答案或指导的过程。他们不必接听电话、发送电子邮件或在网站上发起聊天。像这样的知识库可以立即解决他们的挑战或障碍。

2. 简化客户入职流程

客户上船后可能会提出多个问题。通过适当的产品文档帮助他们找到这些初始问题的答案。他们可以参考帮助文档来了解如何实时启用和实施某些功能。

3.帮助企业在线找到您的产品

有些企业正在寻找一种解决方案来帮助他们更快地处理现有产品。如果您可以针对此类查询优化您的帮助文章，那些寻求解决方案的人就会找到现有产品的替代品 - 这就是您！

4.成为他们可以依赖的资源

产品文档还充当信息资源，客户在遇到任何困惑或问题时可以随时返回。他们也可以在入职后参考您的产品文档。简而言之，它就像一本产品手册，他们可以随时回顾。

内部团队福利

确实，创建产品文档将使您的客户受益匪浅。但你不会空手而归。创建产品文档将使您在以下方面受益：

1.帮助代理商创建无缝的入职流程

通过将产品知识集中到一处，代理商可以更轻松地为所有新客户构建无缝的入职流程。他们不必等待产品分析师或开发人员向他们介绍您的产品将为客户提供的各种功能。

2. 保护关键产品信息免遭丢失

当您创建产品文档时，您最终会在其中存储大量信息。使用正确的软件，您可以确保只有有限的用户才能访问信息。通过设置角色，您可以确保只有管理员、编辑或作者才有权编辑所有文章中的信息。

3. 增强产品知识

借助最好的产品文档软件，您可以帮助代理商了解产品的演变以及迄今为止发布的各个版本。再加上围绕产品、优点和功能的搜索数据，将帮助他们增强产品知识并提供更好的支持服务。

4. 减少频繁的倦怠并提高座席工作效率

构建产品文档将使支持团队避免频繁的倦怠。这是因为他们不必处理有关产品的常见问题，因为它们将由您的中央存储库回答。更重要的是，他们可以专注于更紧迫的问题，这些问题可能会导致优先失去客户。

创建杀手级产品文档的 8 个基本步骤

对于立即创建产品文档的人来说，上述好处看起来是有利可图且引人注目的。如果您有同样的感觉，我们建议您阅读以下步骤，为您的品牌创建杀手级产品文档。

1. 了解您的受众以及他们为什么需要此文档

您是否计划为客户创建一个支持文档，以便在对您的产品有疑问时可以随时参考？您是否希望创建一份内部文档来帮助您的支持、销售和成功团队在与客户互动时找到相关解决方案？

确定您的受众以及他们需要此知识库备用的频率。一旦你确定了你的受众，接下来的步骤就会变得更容易。

2. 最终确定正确的文档类型

如果您想解决客户的问题，请问自己以下问题：

他们需要常见问题解答吗？

他们需要一本一次性手册吗？

或者他们是否需要一系列可以经常参考的有关特性、优点和功能的自助文章？

一旦回答了这些问题，就可以更轻松地决定需要从头开始创建的产品文档类型。

3. 使用直观的模板进行构建和工作

在任何产品中，强大的模板都可以让用户快速开始使用文档并参与产品。

这就是为什么我们强烈建议您创建一个可应用于所有专题文章的模板。通过设定的模板，作者可以按照一定的格式添加信息，并在编辑批准后发布。

4. 制作带有图像、视频和 GIF 的文章

模板就位后，您可以开始向知识库添加文章。但简单的文字是不行的。添加交互式 GIF、视频或产品屏幕截图，以提高文章参与度并帮助客户更快地解决他们的疑问和挑战。

5. 构建更简单的导航结构

想要帮助您的客户更有效地从一项功能导航到另一项功能吗？在这种情况下，设置更简单的导航结构至关重要。确定主要类别及其子类别。这将允许客户从一个类别文章导航到另一个类别文章，并帮助他们在搜索解决方案时节省时间。

6. 将代码文档与产品文档分开

避免将代码文档与产品文档合并。代码文档仅供内部团队使用。它可以帮助您的程序员了解现有代码，记录错误代码并相应地进行产品升级。然而，这不是客户应该看到的。因此，请确保将两者分开。

7. 回答所有可能的常见问题

制作产品文档的最大优势之一是能够减少常见问题。您可以使用产品知识库通过在每篇专题文章下解决常见问题来主动回答常见问题。不要只是解释该功能的含义、优点或如何启用它。尝试添加服务和许可详细信息，以帮助客户和感兴趣的买家更好地了解产品和服务。这将帮助他们更快地解决他们的担忧。

8.考虑频繁更新

如果不定期更新，您的产品文档就不会成为杀手级文档。确保在功能更新即将发布时更新您的文章。更新的文档将帮助客户更快地了解升级。这种做法还将帮助销售代表向潜在客户提供有关产品功能及其频繁更新的更多信息。

创建产品文档必须遵循的 7 项最佳实践

当您遵循下面给出的最佳实践时，您的产品文档会变得更加精彩。

1. 保持语言简单

是的，您正在创建产品文档。由于您提供的功能及其操作方式，这听起来可能有点技术性。然而，最好保持语言简单。避免使用技术术语来帮助所有读者了解每个功能在您的产品中的工作原理。如果添加行话或产品语言，则使用术语表支持它。

2. 保持信息丰富的语气

创建 SaaS 产品文档时，请注意您使用的语气。它不是您友好的博客，而是内部和外部使用的信息来源。其想法是帮助客户更快地找到解决方案。因此，你的语气要尽可能提供丰富的信息，以帮助他们实现同样的目标。

3. 包括示例和用例

使用的示例越多，客户就越能理解产品功能。例如，您可以回访现有客户。在文章中解释现有客户如何使用您的产品以及不同的功能如何帮助他们实现目标。

4. 构建视觉丰富的内容

如果您为每个功能创建分步文章，我们建议您添加尽可能多的产品屏幕截图，以概述该功能。这将使客户更容易了解在哪里可以找到该功能以及如何启用它。您还可以添加视频、图表和 GIF，使其更具吸引力。

5. 通过轻松导航使所有文章易于访问

创建易于滚动的导航。虽然大多数客户更喜欢使用搜索栏来查找必要的文章，但您的产品文档工具不一定具有相同的功能。在这种情况下，请通过限制类别及其子类别来保持导航简单。

6. 捕捉用户反馈以提高文章质量

确保捕获用户反馈，以了解他们是否认为本文有用。如果文章不能帮助客户找到他们正在寻找的答案，您可以随时返回并进行更改。

7. 确定可能的主题以保持文档更新

如果您在软件中具有搜索栏功能，则可以更轻松地识别客户更频繁搜索但找不到答案的可能主题。您可以使用搜索词创建新文章，以更快地回答客户查询。

跟踪产品文档性能的 6 大指标

我们知道如何创建产品文档。我们还知道哪些最佳实践将帮助您从长远来看完善文档流程。但现在是时候确定最重要的指标来衡量产品文档的性能了。下面让我们来探讨一下。

1. 访客反馈

使用反馈分析来了解有多少客户喜欢或不喜欢您的文章内容。这将使您了解客户是否认为所提供的信息有用。

2. 热图

如果您将 Hotjar 与产品文档软件集成，您可以轻松跟踪每篇文章的用户行为。它将帮助您了解客户阅读您的自助文章的程度以及他们从哪里开始失去兴趣。

3. 失败的搜索

跟踪有多少搜索词导致客户“未找到结果”。这将帮助您识别常见查询并围绕它们创建文章。

4. 用户参与度

监控知识库中每篇文章在一定时期内获得的总阅读量，以跟踪用户参与度。如果您的阅读时间接近每篇文章中给出的时间，则意味着您的客户发现该文章有用并且能够继续阅读。

5. 找不到页面

使用未找到页面指标来识别损坏的链接或 URL。它将帮助您跟踪访问链接后导致404 页面错误的所有 URL。您可以纠正它们并为客户构建无缝的支持体验。

6.文章浏览量

跟踪文章的浏览量指标以了解客户是否认为该信息有用。如果阅读时间低于预计时间，则意味着客户浏览了该文章，但未能找到他们想要寻找的相关信息。

这些指标将帮助您了解您的产品文档在客户中是否表现良好。

另请阅读：产品管理的 8 种重要文档类型

您应该了解的七大产品文档软件

完全了解产品文档的制作方式后，是时候寻找可以帮助您成功完成任务的最佳软件了。为了帮助您在搜索中抢占先机，我们列出了您可以为您的企业考虑的 7 种顶级产品文档工具。我们的顶级产品文档工具列表从 Baklib 开始。

1. Baklib

Baklib 是一款产品文档软件，以即时创建自助知识库而闻名，供您的客户或员工公开、私下或混合访问。

它配备了丰富的编辑器，如Markdown 和所见即所得编辑器选项、人工智能驱动的搜索、版本控制、高级定制、分析和私人托管都可用。 Baklib 拥有大量吸引用户且难以忽视的功能。它甚至提供高级安全功能，如团队角色、自定义域映射、 IP 限制、企业 SSO 等，帮助用户轻松保护所有产品信息。它与 Zendesk、Freshdesk、Intercom、Slack、Microsoft Teams、Zapier 等集成。您还可以使用 Java Script Snippet 与任何工具集成。

优点：

用户界面非常直观

详细的分析报告可帮助用户有效地分析其产品文档的性能。

定价透明，可以选择购买套餐并在必要时轻松升级

在单个仪表板中管理多个项目

可以创建内部、外部混合KB

多语言支持为您的全球客户提供产品信息

应用程序助手中的工单偏转可减少支持工单

2. Paligo

Paligo 是一个组件内容管理系统，也可用于企业构建知识存储库。这个端到端平台允许用户实现内容重用和结构化创作，以交付信息驱动的文章。它甚至承诺克服内容孤岛，因为它促进整个内容制作过程中的协作。

优点：

帮助用户定义主题模板，以保持整个产品文档的写作风格和结构的一致性。

Paligo 以其客户服务和为客户提供解决方案的快速周转时间而闻名。

缺点：

用户在将现有文档导入 Paligo 界面时面临困难。

将表格从 Word 格式复制粘贴到 Paligo 很困难。它们需要在源代码级别进行编辑。这意味着，技术知识很少或没有技术知识的用户在使用该软件时可能会遇到困难。

3. Mediawiki

Mediawiki 是您的企业在搜索产品文档软件时可以考虑的另一个选择。众所周知，该工具能够为维基百科和其他工具提供收集和组织必要信息的能力。该工具令人印象深刻的是其多语言功能，使其在市场上的众多竞争对手中脱颖而出。除此之外，它是免费的，可供所有人使用。

优点：

它是免费的，这一事实使小型企业可以更轻松地立即启动其产品文档流程。

它提供了从开源中挑选信息并将其添加到您的文章中的选项，从而帮助用户简化文档流程。

缺点：

与其他产品文档工具相比，该产品相当复杂。从安装、设置到维护，每一步都需要付出很大的努力才能保持工具的正常运行。

它的文档功能相对较新，这就是为什么许多用户可能会发现它与其他选项相比出现故障并遇到更多错误。

4.Clickhelp

您可以查看的另一个文档工具是 Clickhelp。这款功能丰富的软件以其从一种文档软件无缝迁移到另一种文档软件而闻名。它提供完整的阅读器 UI 定制，从而为用户带来最佳的用户体验。它甚至允许用户通过评论、主题状态等进行协作。就像其同行一样，Clickhelp 也通过片段和条件内容促进内容重用。

优点：

为所有人打造用户友好的体验。没有技术背景的人也可以使用该产品轻松制作自助文章。

保护存储的信息，因为它允许用户仅向那些直接处理将在存储库中发布的文章的人员授予访问权限。

缺点：

缺乏可以减少写作、编辑和发布过程的快捷方式。

有时页面加载缓慢，从而影响用户体验。

5.Nuclino

Nuclino 也是我们在最佳产品文档软件列表中的首选之一。该工具汇集了一个统一的空间，可以帮助您避免内容孤岛和上下文切换。由于设计非常简单，用户可以更轻松地找到所有功能并更快地构建知识库。

优点：

用户界面简单干净，因此使用户可以更轻松地更快地使用该产品。

该工具可以让您在编写内容时更轻松地添加图像。

缺点：

很难跟踪谁对更新的文章进行了最后的编辑。

与市场上的同行相比，它的集成数量较少。

6.GitBook

GitBook 是您可以考虑满足知识库需求的另一种产品文档软件。作为一个文档工具，GitBook 承诺帮助用户创建公共和内部文档，帮助用户更快地找到答案。它还允许您创建技术简介，而无需从头开始。您可以通过他们的即用型模板和所见即所得编辑器抢占先机。

优点：

使用 GitBook 可以轻松向用户发送控制访问权限。您可以邀请整个社区，他们可以轻松管理您的文档，同时保证数据安全。

轻松的 UI 可帮助用户更快地自定义文章，从而打造出色的体验。

缺点：

目前，许多用户认为没有范围在单独的部分中添加整个 REST API 文档。

鉴于它是 Github 的产品，有时用户无法将内容与父平台同步。

7. Confluence

想要一个精致的文档工具来帮助您更快地完成自助文章构建活动吗？在这种情况下，Confluence 就是您的首选工具。它提供了最佳实践模板，可帮助您立即开始创建文章。最重要的是，它还提供高级搜索，帮助用户在存储库中更快地找到文章。通过其页面树，您还可以确保所有文档在您的团队创建时都按其组织方式进行组织。

优点：

使用 Confluence 时，多个团队成员可以更轻松地同时编辑一篇文章。

它还可以帮助您跟踪各个作者发表的文章数量以及您的客户通过其报告功能接受的情况。

缺点：

除了对正在进行的文档文章发表评论之外，团队没有其他方式使用该工具进行协作。

使用 Confluence 共享访问权限有点麻烦。他们的许多客户抱怨，如果一名用户收到文档，另一位用户将无法访问该文档。

3 个真实的产品文档示例

如果您认为我们只会列出最好的产品文档工具，那么我们请再考虑一下。我们坚信，了解市场上其他人如何使用这些工具非常重要，这样您才能更好地了解如何为您的业务实施这些工具。下面给出了三个现实生活中的产品文档示例，它们将帮助您了解该工具的实现并鼓励您开始构建自己的工具。

让我们深入了解一下。

1. Baklib

想要查看深入的产品文档吗？ Baklib 是您开始观察的完美示例。客户可以查看有关该工具提供的各种功能的文章。但除此之外，他们还可以访问产品功能版本，帮助他们及时了解品牌推出的所有升级。

那不是全部。您还会注意到他们的导航系统结构良好。

它们使客户能够更轻松地确定他们想要参考的正确类别，并帮助他们找到他们一直在寻找的文章，轻松地回答他们的问题。您还可以在同一窗口中找到详细术语表的链接。它将用户带到一个单独的页面，帮助他们了解每个功能在工具中的含义和作用。这一详细的产品文档示例可帮助您了解如何构建自己的产品文档并为更改留出空间。

直观的知识库软件，可轻松添加内容并将其与任何应用程序集成。尝试一下Baklib！

2.Stripe 文档

想要一个常见问题解答风格的产品文档的示例吗？请参阅条纹。

全球数以千计的开发者通过文档热情支持 Stripe 开发者体验。

Stripe 的开发人员文档因使用三列布局来组织导航、内容发现和实时代码片段执行而闻名。顶部导航将文档分为 Stripe 的各个产品类别，例如支付、业务运营、开发人员工具等。您可以在每个产品下方执行的每个活动都有一个相应的帮助文件，供开发人员从左侧导航开始。除了入门指南之外，Stripe 还在导航中内置了深入的文档和教程。

3. Microsoft

最后，我们的列表以 Microsoft 的功能文档示例结束。我们已经了解了产品文档和常见问题解答的样子。现在是时候查看不同类型的文档了。

您会注意到他们如何在文档中按字母顺序列出所有产品。人们只需单击其中一个产品名称，它们就会将您引导到另一页面，您可以在其中找到在一个位置列出的所有功能。

这可以帮助客户更快地找到常见问题和技术问题的答案。

开始以无忧无虑的方式构建您的产品文档

有了我们的指南，您的企业将可以更轻松地立即开始处理您的产品文档。它将帮助您确定从头开始构建文档时必须遵循的最佳实践。

对于那些尚未找到合适工具来帮助他们完成此过程的人来说，可以在我们的指南中找到一系列选项，他们可以尝试并评估这些选项是否符合自己的需求。最重要的是，我们还介绍了一些现实生活中的例子。他们将帮助您的企业了解市场上其他企业如何采用和实施不同类型的文档。

我们希望本指南可以帮助您获得正确的开端，并找到能够简化您的产品文档流程的最佳解决方案。