探究IA 信息论的奥秘与价值

第一部分

跨边界移动信息

本文重点关注信息架构在解决组织数字内容管理挑战方面的作用。第一部分介绍了信息论的关键组成部分：消息、通道和边界。第二部分将更深入地探讨这种方法对大规模信息丰富的项目的直接影响。

首先，我们需要围绕信息架构（ information architecture）和信息论（information theory）创建一些上下文（context ）。首先假设信息体系结构的目标是将信息从一个地方移动到另一个地方。

此假设提供了两个重要的见解：

它有助于专注于手头的任务，使组织能够深入研究信息所扮演的角色。

其次，它阐明了信息的价值是在共享时实现的。

字符串电话，公共领域，通过Wikimedia Commons

信息的转移需要时间、介质和流程。这就使信息架构师有责任确保我们了解信息将如何使用，信息的接收者将如何与之交互，以及信息对组织的价值。

通信的数学理论

克劳德·香农（Claude Shannon）在《通信的数学理论》一书的开头写道：“通信的基本问题是在某一点精确或近似地再现在另一点选择的信息。为了透明起见，他只关注以“比特”（bits）形式传输数字信号，将其视为电气工程问题，他的信息概念肯定比我们通常所讨论的更抽象，但他的工作影响是深远的。几乎每个传输和/或接收信息的设备（当然是每个数字设备）都依赖于信息论领域。包括密码学和手机。让我们看看香农是如何看待信息和通信的。

信息与通信

通用通信系统的示意图。“A Mathematical Theory of Communication”，Bell System Technical Journal 27（1948 年 7 月、10 月），第 379-423、623-656 页。

从这张图中可以看出，发送方、发送方（编码）、传输方式、接收方和目的地的概念都直接发挥作用。鉴于 IA 的主要目标是将信息（而不是数据）从一个地方传输到另一个地方，这是一个很好的起点。可以肯定地说，任何 IA 项目都会将这些组件投入使用，即使它们没有被明确调用。
出于我们的目的，我们将使用发送方/接收方、通道和边界的概念。所有这些都对 Baklib 的工作产生了直接影响，并为我们强大的方法论的发展提供了宝贵的框架。应该注意的是，需要向系统添加工作量（能量）来移动信息。

您能否确定组织信息架构需求中的发送方/接收方、通道和边界？

发送器/接收器

这里的目标是将信息从源获取到目标。为了做到这一点，我们需要尽可能多地了解每一个。因为源头和目的地通常是人（尽管并非总是如此），我们需要知道他们的信息需求、他们的背景、他们已经知道的内容等。了解这一点有助于我们了解在内容和结构方面要发送哪些信息。例如，如果我们知道接收者会说英语和印地语，那么我们就知道我们需要用这两种语言中的一种发送消息…或者我们需要提供一个流程来将其翻译成这两种语言之一。

对组织的影响，这为用户研究、竞争对手分析以及在某种程度上为内部流程提供了重点。关注发送者和接收者共享的信息目标、观点和上下文将告知需要共享的信息的数量、格式和类型。

在企业的信息体系结构中，通常有多个发送方和接收方：客户、员工、投资者、合作伙伴、媒体等。

渠道

虽然这些实际上应该分解为离散的部分，但我们可以将边界区域称为通道。这是对消息进行编码的过程和基础设施，通过“电线”发送消息，然后为接收者解码。在这种情况下，电线可以是实际的铜线、光缆、无线电信道等。它可以是网站界面或物理空间。

该电线（或通道）具有传输限制（可以传输多少信息），并且是噪声可能进入系统的地方。提高传输限制或降低噪声是我们在 Baklib 的工作中要解决的问题。出于这个原因，我们为理解沟通的完整背景所做的工作是必不可少的，它会导致意想不到的地方，并且往往会导致根本性的组织变革。

您能否根据 IA 的目标确定组织的渠道？

边界

考虑边界的一种方式是，当信息从一个地方移动到另一个地方时，它正在跨越边界。Baklib 有助于识别和理解这些边界，以及它们如何影响信息、通道和发送者/接收者。如果我们的工作要让信息从一个地方移动到另一个地方，我们需要确定打包和发送的最佳方式。我们需要最好地了解所传递信息的背景。

跨越边界而对接收器知之甚少的一个极端例子是旅行者黄金唱片。在这种情况下，唯一能做的就是对接收器做出假设。更常见的边界包括跨技术系统、业务部门、语言、界面等移动信息。

在以上内容部分中，我们讨论了有关信息架构 (IA) 的理论，该架构从根本上将信息从一个地方移动到另一个地方。虽然该文章触及了一些实际含义，但本部分重点讨论如何专注于了解用户的一致性和沟通渠道的能力可以为 IA 工作提供信息并使其集中。

第二部分

信息是决策的基础。作为IA的工作是确保在正确的时间向正确的人提供正确的信息。未能提供信息可能意味着未能采取正确的行动。

了解用户和渠道的信息需求为我们提供了实际坐下来进行信息架构工作所需的细节。我们的工具箱中有很多工具。几乎所有项目都需要这些工具的组合。事实上，组织所犯的最大错误之一就是假设有灵丹妙药。没有单一的分类法、系统、培训或界面可以解决这些复杂的问题。

在上一篇文章中，我们讨论了香农的信息论图。如果我们稍微移动一下方框，我们可以将 IA 工作分为两种主要方式。

一致性：了解发送和接收信息的人员的一致性是了解应传输什么信息、多少信息以及何时传输信息的关键。例如，他们是否说相同的语言或具有相同的教育背景？如果人们说的语言不同，那么就必须努力翻译信息，以便他们能够相互理解。同样，由于共同的教育背景，两个图书馆员可以轻松地一起编目书籍。

渠道：了解移动信息的机制对于构建正确的体验、集成和交互以使信息从 A 点移动到 B 点至关重要。例如，它会以文本还是视频形式传递？又涉及哪些技术系统？

对齐和通道

使用这个框架，我们可以从两个简单的问题开始；

需要发送什么消息？

发送消息的最佳方式是什么？

作为IA，这些都是我们需要解决的问题。

在企业环境中回答这些问题需要对环境有全面的了解。我们始终从驱动工作、用户研究、各种内容、技术、治理评估的业务案例开始。通过这些，我们可以确定增加信息发送者和接收者之间一致性的最佳位置，并优化传递信息的渠道。

其中每一个都可以在信息传输中发挥作用。然而，每种方法都有不同的相关成本。 IA 的作用是找到合适的组合。

建模

分类法、元数据、内容模型、模式等都是移动信息的重要工具。这些语义/概念模型使我们能够以支持最终用户的需求和观点的方式定义事物。模型对于促进跨渠道的信息传输也至关重要。在厨房商店示例中，模型需要定义必要的元数据和分类法，以允许用户找到它们的方式描述厨房产品。这些模型还需要在存储产品信息并在体验中公开的系统中实现。

建模通过将共享信息的人们的观点与与用户心智模型产生共鸣的结构进行转换，帮助建立一致性，提供概念的替代标签，并支持多种访问信息的方式。

建模还可以通过以下方式帮助加强渠道：

构建信息，使其可以在技术系统和支持工作流程之间流动

提供有关信息的上下文，以便轻松找到和理解信息。

经验

网站结构、内容模型和体验的交互设计是难题的另一部分。体验需要支持所呈现的信息类型，并且需要满足用户的需求和期望。复杂信息的体验可以通过将信息分解为可使用的组件或组织信息来提高信息移动的效率，以便用户可以从不同的角度访问它。

此外，体验需要反映与之互动的人们的现实。界面需要支持不同的用户目标、不同的专业水平等。

构建正确的体验有助于解决一致性和渠道方面的挑战。

教育和培训

这也许是 IA 最容易被忽视的方法。对于许多流程来说，最有效的方法是为相关人员提供适当的培训。图书馆员经过多年的培训，其结果是他们可以轻松地就信息分类进行相互沟通，并可以与图书馆的用户分享专业知识。对于复杂的信息环境（通常在组织内部），培训可能是使员工适应组织的需求/流程的最有效方法。教育可以采取多种形式，包括虚拟或讲师指导课程、内联网门户、参考指南、在线帮助等。

教育主要解决一致性问题，因为它是共享组织环境的有效方法，特别是在技术含量高或复杂的环境中。

组织协调

虽然 IA 通常不承担组织变革的任务，但这是一个通常可以从强大的 IA 实践中受益的领域。我们参与过许多项目，其中进入系统的“噪音”源自从根本上妨碍提供良好信息的组织结构。在一个例子中，我们合作的一个组织拥有三个独立的团队，为其网站、目录和店内标牌创建内容。每个小组都位于不同的业务部门，结果为消费者提供的信息是脱节且不一致的。在这种情况下，将三个团队合并到一个业务部门是解决信息问题的最有效的解决方案。

现在怎么办？

当我们查看这些工具中的每一个功能时，很明显，每一个工具都需要一些学习或精力来实施。 IA 的作用，重点是“移动信息”，是确定正确的工具或方法组合，权衡移动信息的价值与交付信息的成本。或者，正如詹姆斯·格莱克（James Gleick）所说，“知识具有价值和发现成本，两者都需要计算和权衡。 James Gleick， 《信息》，第 87 页

让我着迷的一件事是，对信息理论的深入研究对我们 Baklib 的实践产生了两个重大影响。

首先，它让我们更好地理解信息架构和信息行为的本质。之前我们会讨论分类法、用户授权、信息模型，现在我们可以讨论用户调整和建立渠道。事实证明，语言很重要。我们的客户更容易理解这些想法，并为他们提供了更清晰的地图，了解我们的工作及其重要性。它还澄清了我们的想法和方法，使我们能够更好地调整我们的流程和方法来解决当前的问题。也许最重要的是，它使我们更容易将用户、人员注入到流程中；这些问题常常被视为技术问题或网站问题，而实际上它们是人类对齐问题。

而且，虽然这似乎与之前的陈述相矛盾，但它已经证明了我们的方法论。我们不需要对我们的方法或可交付成果进行任何重大调整或大规模改变。相反，这种新的视角使我们能够更好地集中工作，更好地针对更深层次的信息问题，调整用户并建立渠道。

因此，对于深入研究复杂信息空间和问题的组织来说，最好的起点仍然是熟悉的：

我想沟通什么？

我的客户或员工想要什么？