高效能人士习惯

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10月11日

第四代时间管理理论和第二象限

在本部落格一篇转载的文章 – 现任马佛青总会长王书优博士写的《从做时间的主人到生命的主人》 ，他提到了史蒂芬·柯维（ Stephen R. Covey ）所说的“四代时间管理理论”和 “第二象限”，刚巧我也正阅读这一本提到这理论的书（也是王书优博士在“活出生命的彩虹”培训营里介绍的），在这里打出详文和大家分享关于这个理论还有自 己的一些看法。

《从》这篇文章告诉我们的第一代至第四代时间管理理论不再赘述，这里要 强调的是：第四代时间管理方法注重的不再是具体的事务和时间分配，而是维持和加强人际关系以及获得成果。简言之，新一代理论注重的是如何维持产出与产能 ¹ 之间的平衡。 ²

第二象限

下面这张图可以详细阐释第四代管理方法的 重点。从本质上看，我们对时间的使用方式不外乎以下四种：

	紧迫	不紧迫
重要	I 危机 迫切问题 在限定时间内必须完成的任务	II 预防性措施 建立关系 明确新的发展机会 制定计划和休闲
不重要	III 接待访客、某些电话 某些信件、某些报告 某些会议 迫切需要解决的事务 公共活动	IV 琐碎忙碌的工作 某些信件 某些电话 消磨时间的活动 令人愉快的活动

 

这张表告诉我们，一项活动可以用紧迫与否 和重要与否这两项标准进行衡量。紧迫意味着需要立刻就办，马上处理，不容我们另作他想，比如正在响铃的电话就是紧迫事件，大部分人都不会任电话铃声响个不 停而不予理会。

你可能会花好几个小时准备材料，然后穿戴 整齐，准备去办公室与某人谈事情，可是刚要出门，电话就响了，你通常都会先接电话，而将面谈的事暂时放在一旁。

人们在打电话给别人的时候很少会说：“请 不要挂电话，等我十五分钟。”他们不会让电话那头的人苦等，却会让办公室里的人干坐，一直等到他们打完一通长长的电话。

紧迫事件通常都十分明显，会对我们施压， 坚持要我们采取行动。这些眼前的事情通常都是人们比较乐于做的，即不费劲，又很容易让人满足。然而，这些通常都是些不重要的琐事。

换言之，重要与否通常是由结果决定的，如 果某件事情很重要，那么它一定与你的既定任务、价值观以及重要目标密切相关。

我们对紧迫的事情通常都会有所反应。但实 际上，那些更加重要但并不紧迫的事情往往需要我们采取更主动、更积极的态度。我们必须捉住机会付诸行动，让事情按照我们的设计发展。如果不能坚持习惯二 （以终为始），不能确定什么事情是重要的，不知道自己想要什么样的人生，那我们就很容易被迫在眉睫的琐事引入歧途。

让我们认真考察时间管理矩阵四个象限的具 体内容。第一象限的活动是既紧迫又重要的，这些事情需要立即处理，通常被称为“危机”或“问题”。生活中总有一些可以归入第一象限的活动，对某些人来说， 这些事情会耗掉大部分的时间和精力，因为他们整天都在处理危机，满脑子都是问题，忙于应付各种紧迫任务。

如果你过分注重第一象限的活动，那么这个 象限的范围就会变得越来越大，最终占据你全部的时间和精力。就像是冲浪一样，来了一个大问题，把你从冲浪板上打到水里，你好不容易重新爬上去，但是下一个 问题又来了，于是你又重重地摔了下来。

有些人每天都在应付各种各样的问题，疲于奔命，因此只能借助第四象限既 不重要也不紧迫的活动来逃离现实，稍微放松一下自己。在这些人的时间管理矩阵中，他们把 90% 的时间花在第一象限的活动上，其余 10% 中的大 部分时间则用在第四象限的活动上，用在第二和第三象限活动上的时间少之又少，几乎可以忽略不计。这就是大部分时间精力都花在处理危机上的人所过的生活。

I 结果： ·          压力大 ·          筋疲力尽 ·          被危机牵着鼻子走 ·          忙于收拾残局	II
	IV
III

 

还有一些人将大部分时间花在紧迫但并不重 要的第三象限活动上，却自以为在致力于第一象限的活动。他们整天忙于应付一些自认为十分重要的紧急事件，殊不知紧迫之事往往只是别人的优先，对别人很重 要，对自己就不一定了。

I	II
III 结果： ·          急功近利 ·          被危机牵着鼻子走 ·          被视为巧言令色 ·          轻视目标和计划 ·          认为自己是受害者，缺乏自制力 ·          人际关系肤浅，甚至破裂	IV

 

有些人几乎将所有时间都用在第三象限和第 四象限的活动上，可以说他们过的是一种不负责任的生活。

I	II
III	IV
结果： ·       完全不负责任 ·       被炒鱿鱼 ·       基本生活都需要依赖他人或社会机构

 

高效能人士总是避免陷入第三和第四象限的 活动，因为不论是否紧迫，这些事情都是不重要的，他们还通过花费更多时间在第二象限来减少第一象限活动的数量。

第二象限的活动是高效个人管理的核心，因 为这个范围内的活动虽然不紧迫，但却十分重要。这些活动包括建立人际关系，撰写个人使命宣言，拟订长期规划，进行体育锻炼，采取预防危机措施，从事准备工 作。我们通常都能认识到这些事情的重要性，知道应当认真对待，但却少有充足的时间加以落实，原因就在于这些都不是我们手头最紧迫的事情。

 

按照彼得·德鲁克（ Peter Drucker ）的观点，高效能人士的脑子里装的不是问题，而是机会。他们不会在各种各样的问题上浪费时间和精力，他们的思维定式是预防型 的，总是能够做到防患于未然。当然，他们也有真正意义上的危机和紧迫事件需要马上处理，但是这类事件的数量相对来说很少。他们能够平衡产出和产能的关系， 将时间和精力集中在重要但是并不紧迫的事务上，即第二象限的活动，完成这些活动能够提高个人的处事能力。

你已经了解了时间管理矩阵这个概念，现在 请用几分钟的时间来思考一下本章开篇提出的问题。那两个问题涉及的是哪个的是哪个象限的活动？它们重要吗？紧迫吗？

（这两个问题是，问题一：在你目前的生活中，有哪些事情能够彻底改变你 的个人生活，但是你一直没有去做？问题二：在你目前的生活中，有些事情能够彻底改变你的工作局面，但是你一直没有去做？史蒂芬·柯维要读者真正花费一些时 间去思考和回答，并写在纸上。） ³

我认为它们都属于第二象限的活动，即十分 重要，但并不紧迫的事务。正因为它们不紧迫，所以你总是不去做。

现在再思考一下这些问题的本质：在你目前 的生活中，有件事情能够彻底改变你的个人生活，但是你迟迟未做。这件事件是什么？是典型的第二象限的活动。如果我们能够做这些事情，那么我们的效率将会突 飞猛进。

我曾经对购物中心的经理团队提过同样的问 题：“在你们职业生活中，如果你可以做一件事情，能够使你的职业生活大为改观，这件事情会是什么？”他们几乎异口同声地回答我，是同租户及店铺业主建立良 好的个人关系，而这正是第二象限的活动。

但是根据我们的统计，他们花在这项活动上的时间不足 5% 。他们 振振有词，说自己有太多问题要需要解决，一个接着一个，让他们无暇顾及其他。他们要写报告，要开会，要回信，要打电话，要接待很多很多的来客——第一象限 的活动占用了他们大部分的时间和精力。

因此，他们只能分配很少的时间给店铺经 理，而且即使这么一点点时间，也总是会被一些消极的情绪所占据。通常情况下，他们去拜访这些店铺经理只有一个目的，那就是要巩固同他们的合约关系，不是去 催收钱款，就是去讨论广告发布或其他事务，而这些事务通常都是与发展良好关系相左的。

店铺业主则忙于生存大计，几乎谈不上有什 么更进一步的发展。他们要应付雇员问题、成本问题、库存问题以及一系列其他问题，大多数人根本就没有受过什么管理方面的专业培训，有些虽然是非常不错的经 商者，但是仍然需要帮助。至于店铺租户，他们甚至都不愿遇见到购物中心的业主，因为后者只会给他们添更多麻烦。

于是购物中心决定更加积极主动。他们订制 了奋斗目标、价值体系，并安排了各项事务的优先顺序。在此基础上，他们决定将大约三分之一的时间用于改进同租户之间的关系。

我跟踪调研这个组织一年半之久，亲眼目睹他们将第二象限活动时间的比例 提高到 20% ，相当于原来的四倍还多，又成功地转变角色，让自己成为租户的聆听者、培训者和咨询顾问，结果他们同租户之间的交往变得积极而 富有成效。

这样做所获得的最终结果颇具戏剧性，而且 对各方的发展都有积极深远的影响。他们之间的关系得到了明显的改善，不再像从前那样只注重时间分配和交流技巧。各方的业绩都提高了，租户们有了更多新想 法，掌握了更多的新技巧。购物中心的经理们变得更加有效率，更有成就感。随着租户店铺收入提高，他们手中也有了更多的潜在租户，出租收入也相应增加了。他 们不再高居临下地扮演警察和监督者的角色，而成为解决实际问题的人，并在租户需要的时候及时伸出援助之手。

不论你是一名在校的大学生，还是一个工作在装配流水线上的工人；不论你 是一名家庭主妇，还是一位时装设计师，或者是一家企业的总裁，我坚信，只要你能够认识到第二象限活动的重要性，并且能够积极主动地去做这些事情，那么你也 一样可以获得成功，大幅度地提高自己的效率。同时你会发现，问题和危机都将大大减少，不再难以应付。因为你尽量做到了防患于未然，争取从根源上解决问题， 采取预防性措施以防止危机的发生。用时间管理方法术语来解释，这就是所谓的帕累托（ Pareto ）原则： 20% 的行动能够取得 80% 的成 果。