图书馆管理实施建议

1         引言

随着计算机和网络技术的飞速发展，给图书馆的工作带来了深刻的变化，极大地改变了文献信息的处理及服务方式，提高了工作效率和质量。目前我馆仍采用手工记录方式进行图书管理，这无疑对整个学校信息化建设有较大的影响，同时在图书管理的准确性和工作效率方面也有一定的欠缺。

2         实施图书馆计算机管理的必要性

为什么要在图书馆实行计算机管理呢？它对老师和同学利用图书馆产生什么样的影响呢？我认为有以下几点：

2.1   变静态查询为动态查询

图书馆阅览室拥有近20万册图书，读者要想知道某个阅览室都有哪些藏书，过去一般通过阅览室的室藏卡片目录检索后，才能知道。如果读者到阅览室不是为了浏览图书，而是要想借某一本图书时，就需要在十几个目录柜，数万张目录中查询，其困难程度不言而喻。

随着我们学校的发展，学生的增多，图书馆管理将成为考核我校信息化建设以及学生学习途径的一个重要指标和来源。但目前的图书馆管理方式显然不能适应发展

图书馆实行计算机管理后，计算机查询可以提供实时的、动态的借阅状态，使读者不仅能查阅到自己所要的图书是否在图书馆的书库中，而且可以了解所需图书目前的借阅情况：现在是否可以借到该书。这样彻底解决了读者入库盲目查找的问题。

2.2   提高图书馆工作效率

    过去图书管理采用手工记录方式进行图书借阅和管理，在一定程度上依赖于人工的准确性，可能会出现信息录入错误、重复劳动的现象，采用图书管理系统不仅可以提高工作效率，还可以减少因人为原因带来的数据误差，从而保证图书管理的高效、准确。

2.3   简化了阅览借阅手续

实行计算机阅览流通管理后，借还书的手续会大大简化。读者到图书馆借阅台前办理借书手续时不用再需要手工填写借阅信息，只需用译码器轻轻扫描图书和借书证上的条形码即可。借还书过程中不再需要使用工作证或学生证，仅凭一张本人机读卡就可以完成所有的借还书手续。  

2.4   节约了读者的查找时间

实行计算机阅览流通管理后，由于采取了浏览式和特定查找相结合的阅览借阅方式，缩短了读者入库时间；由于严格实行了过期罚款制度，限制了读者的借阅时间，使图书在个人手中滞留的时间缩短了，周转速度大大加快，为读者提供了方便。

2.5   加强了阅览室的科学管理

 实行计算机阅览流通管理后，对各阅览室的入库人数、阅览册次有了准确的统计。可以进一步了解各类型读者使用图书的频率，可以更好地、有针对性地采访、典藏图书，经常调整阅览室的藏书结构，更好地满足读者的阅览图书的需求。了解各阅览室读者的使用情况，可以更有效地利用图书馆的馆舍资源，科学合理的调配人力物力，弥补阅览座位不足的矛盾，更好的满足读者阅览座位的需求。

3         管理系统实现内容

根据图书馆的实际情况，选择图书馆管理系统的主要功能可作如下安排：

图书的采购、编目、借阅和查询建成统一的系统，下分若干子系统。连续出版物采购管理为一个独立子系统，过刊编目和借阅管理分别与图书共用同一子系统。

各子系统应当具有以下主要功能：

3.1    图书采购系统

－通过多种检索途径查询本馆书目数据库并确定某一种书的当前订购状态

－被授权的操作人员可对原已订购的图书追加复本

－可以跟踪图书订购、到货和迟到情况

－提供各种详细的个别登记、总括登记和财务信息

－系统可以支持多种文献类型的搜集管理工作，包括专著、丛书、 政府出版物、赠送交换资料等

3.2   图书编目系统

图书编目系统的主要功能可分为四个方面:

－建立基于准国家标准ＣＮ－ＭＡＲＣ的标准数据

－可联机查询外源数据库以利用已有的编目数据，减少原始编目工作量

－能保证数据的稳定性和数据更新时的一致性

－可以进行原始编目并在操作过程中提供各种必要的辅助和提示

－书目数据可通过不同途径进行检索并根据需要提供适当的输出格式。

有关机读目录格式问题将在下面说明。这里要指出的是，机读目录格式对编目系统提出的特殊要求是选择和开发系统时不可忽视的因素。机读格式数据对编目系统的数据库软件提出的要求可概括为以下以点：

－数据库的记录长度为可变长。

－数据库记录要允许字段重复出现（如：多责任者、主题等）。

－记录的字段长度为可变长。

－数据库能读入和输出符合国际标准目录信息交换格式的书目数据文件。

－系统应提供良好的全屏幕编辑界面。

3.3   图书借阅管理系统

图书借阅管理系统的主要功能有：

－方便而迅速地确定某种图书是否收藏及收藏地点

－迅速而准确地处理图书借还事务并在办理还书手续时计算过期罚款额

－对借书人的借阅资格进行审定并控制借书册数

－处理催还图书和借书过期事务

－办理预约借书手续并在书被还回时通知预约人

－提供各种有关图书借阅情况的统计数据

－不同读者对不同种书的借权、续借、预约等均可用参数设定

图书馆的借阅管理分散在不同的借阅处或阅览室，但系统必须对数据实行集中管理，以保证对图书和读者借书状况的有效控制。

为保证快速准确地处理图书借还事务，系统配有条码阅读器。

3.4   期刊采购管理系统

－期刊管理系统主要完成期刊的采购登记、查重、催询、 登到和装订工作，以一种刊为登记单位，一次登记后可长年使用。

－系统要根据各种期刊的出版和发行周期，及时提供催询信息，以保证期刊收藏的连续性。

－系统要能够准确记录一种刊的名称变更、 出版情况的变更并提供相关的检索途径。

3.5   读者联机目录查询

读者联机目录查询系统的实现有两个重要的先决条件：首先，图书馆已经将本馆馆藏文献目录中的一个独立部分完整地转化为机读数据。其次，图书馆计算机系统的硬件和软件有足够的资源支持联机目录查询服务。由于目录查询系统数据库体积庞大,系统要能为多个用户同时提供较为复杂的逻辑检索并保证较快的响应速度,这个系统需要有较大的计算机支持，占用大量的计算机资源。

联机目录查询服务项目的功能随数据的积累逐步提高，待图书馆积累了一定数量的书目数据和读者数据后，才能真正发挥其作用，广泛为读者服务。

在上述一般功能的基础上，图书馆需要根据实际情况确定需求细节，并将这些需求的主次地位排队，以作为考察软件的依据。

4         目前需要做的工作

图书馆管理系统软件宜采用以定制开发为主。根据自己图书馆的规模、需求、扩展性来开发，并投入适当资金培养图书馆工作人员，形成一个具有较强的系统维护能力并能够进行部分开发的技术队伍。这部分人员将承担图书馆计算机管理系统的维护、开发、数据管理和计算机应用的普及工作。

同时，在图书馆的工作人员中普及计算机数据处理的知识和技能，使多数图书馆工作人员能够进行中外文文字处理和数据处理，并在各部门培养一至两名能进行一般软件维护的人员。

建立一个图书馆计算机管理系统，与其说是一个项目，不如说是一个过程。这个过程需要决策人和业务人员利用个人的才智去实现理想中的目标。图书馆领导在这方面的交流可能比技术人员的交流更为重要。

建议图书馆领导在实现图书馆计算机管理自动化的过程中注意几个问题：

１、购计算机硬件不要过分追求低价格产品。产品质量不好，会增加日常维护的开支。硬件质量不好，将给数据安全带来一系列问题，一旦数据损失，后果不堪设想。因此，宁可一次上一部分项目，不要追求装机数量。

２、购买软件时最好能寻找能根据您的要求开发出管理系统的公司，如果选用软件不能根据您的需要调整，可能带来重复投资的风险，降低工作效率。软件处理的数据标准降低必然影响图书馆的长远建设。没有好的软件，硬件资源不能充分发挥效益。

３、充分利用数据资源共享给图书馆带来的好处，

４、不要忽视各种配套设施和配套用品。这是一笔可观的开支。如果您申请的投资只用来买机器，忽视了其它开支，您的计划可能难以如期实现。

根据目前的市场情况，您的投资结构可以作这样的划分：

硬件投资5０％，软件投资30％，培训开支１0％，其它开支１０％。

投资按时间安排的优先顺序是：培训－软件－硬件－其它。