所有方法都用了，还是无法提高团队工作效率，怎么办？

背景

任务又延期了，这已经不知道是团队的第几次延期了。大侠看到这样的结果很无奈，一度不知所措。

起初，因为项目延期，重新梳理了工作任务，并确定了优先级。但是最后还是延期了。

后来，为了解决延期的问题，针对每个任务确定了任务完成时间的截止时间，可是结果还是延期了。

最后，为了实现阶段性的目标，决定把大家拉到一起，集中办公，开始为期几天的集中办公，然而最后的结果还是没有完成预计的目标。

所有的方法都用了，但是还是无法解决团队中最难的问题，这究竟是哪里出了问题吗？是项目经理管理方法的问题？还是团队成员对于任务认知的问题呢？

根据大侠团队出现的问题，我们可以扩展分成两种类型的团队来分析。

大侠的团队是一个来自各个地方的技术人员组成的团队，这就导致了团队形式是远程办公为主。

另一种团队则是拥有一个固定的办公地点，所有人员都集中在一个地方，一起办公，一起讨论。

集中办公团队，如何提高办公效率

集中办公，是指把部分或全部项目团队成员安排在同一个物理地点工作，以增强团队工作能力。集中办公既可以是临时的（如仅在项目特别重要的时期），也可以贯穿整个项目。

集中办公只要项目经理方法用对，能够很快提高办公的效率，因为大家都在一个固定的场所，项目经理能够更好的监控项目进度。

那如果你所以在的团队正处于集中办公的环境，但是仍存在效率问题，那么这个方法可能对你有帮助。

第一步：清晰明确每个人的任务、优先级、期限

一个项目在确定了项目目标和计划后，就开始做WBS任务分解。进行WBS分解的目的，我认为最重要的是要明确每个人的工作任务。

也就是让团队中每个人的都知道自己要做的任务，完成每项任务的时间、优先级。那么接下来只要团队成员认真工作，就会很少出现延期。

第二步：任务跟踪，信息开放

在开始任务进行过程中，项目经理要做好任务跟踪，了解每个人的工作进度。

在这个过程中，任务看盘是一个比较好的方法。列出来每个人的工作任务和进度计划，放在一个开发空间，每天或者定期例会上更新项目的进度。

这样做的好处是可以让每个人都知道自己的工作进度，同时也能知道别人的工作进度，从而减少了一些私底下攀比休息的问题。

第三步：变更要明确，切忌变来变去

变更可以有，但是对于非正式的变更，切忌不要变来变去。一切变化都是要经过深思熟虑，考虑周全后的决定，任务的变化很容易导致“军心涣散”。

一种非正式变更就是任务负责人换来换去，就比如：今天这个任务由A来完成，过几天把这个任务又分给来B来做，可是又过了一段时间后，这个任务又交给C来处理。另一种非正式变更就是阶段任务变的太快，并且频率比较高。比如，计划这个阶段先做任务甲，结果刚做了一半就决定放下任务甲，开始做任务乙，任务乙还没有看到效果，就需要回到任务甲。

这些变化不仅仅会导致团队人员对于项目目标的迷茫，同时对于任务分配者也慢慢的缺乏信任。

第四步：非正式沟通，了解实际进展

项目进度不是仅仅限制在项目例会中，在工作之余也可以通过很多非正式沟通的方式获取项目的进度。

并且，很多时候往往通过非正式沟通获取的项目进度更准确。比如在茶水间和抽烟室听到的往往是真话。

远程办公团队，如何提高办公效率

相比于集中办公，远程办公最令项目经理头痛的就是无法确定团队成员是否在工作，以及他们真正工作的有效时间。

而对于团队成员来说，远程办公最担心的则是任务的准确性、时间期限，以及缺少来自团队给予的安全感。

因此，对于远程办公团队，建议采用一下方法来提高团队的工作效率。

第一步：清晰明确每个人的任务、优先级、期限（同上）

第二步：开会，更频繁的开会

远程办公的人员只有更频繁的开会才能时刻掌握大家都在做什么。

虽然有的团队采用工作时间就开启视频会议，来解决这个问题，但是这会让团队成员工作起来出现反感情绪。所以开会是一个很好的解决方案。

对于远程办公的团队而言，除了要定期开会，也需要不定期的开会讨论存在问题，让每个人都积极参与进来，融入进来。

第三步：变更要明确，切忌变来变去（同上）

第四步：调动大家的积极性

通过一定的奖励和表扬来调动大家的积极性，一味的指责和埋怨很可能会成为一种PUA行为。

总结

为了团队的工作效率，更有效率的完成项目目标，还有几点也是需要大家注意的，这几点在集中办公和远程办公都是适用的。

1）复盘一定要做。复盘的目的是为了变得够好，不要因为害怕耗时而省略，这样反而不能发现问题，导致一错再错。

2）任务分配要合理。不合理的任务所有人的第一反应就是放弃。一个合理任务不仅包括合理的工作安排还有交付时间。