邮件交流的技巧

对于身在职场的朋友,特别是当所处公司的组织结构较大、工作的干系人分布在不同的地域时,利用邮件联络(例如,报告、问询、指示)),几乎是每天的必备功课。

那么,工作邮件有什么技巧、可以得到对方的快速反馈呢?

通过邮件交流时,如果能做到以下几点,那么这样的邮件应该是受欢迎的邮件,至少不是令人讨厌的邮件。
1.让对方能够快速看到你所传递的信息;
2.让对方看到你所做的工作(你努力了);
3.给出你的提案以及提案的理由,让对方做选择题,节约对方时间;

下面以一个工作实践中的具体例子,来说明以上几点的重要性。

2005年-2010年期间,我们有一个业务叫做 “邮件支持",支持日本的本土客户。在回答日本客户的技术问题时,如果有本部门无法确定准确答案的情况,则需要和设计部门通过邮件联系。邮件联系的基本流程,如下图所示。
在这里插入图片描述
我们以一封本团队成员写给设计部门的邮件为例,说明邮件沟通的技巧。他发给设计部门的邮件如下所示:
在这里插入图片描述
在一次内部培训中,我也曾把这个邮件拿出来作为具体的例子,说明如何写邮件交流。我在原始邮件基础上改善后的邮件如下所示(红字部分是改善/追加的内容):
在这里插入图片描述
改善后的邮件,和最初的邮件有什么不同呢?
1.首先,把用户所提问题/所需确认的内容,做了简单的陈述(红字所示:IO端子上可以连接的最大电容),方便对方快速了解问题。
2.其次,说明了我们针对用户提问所做的工作(查阅了技术手册,找到了相关的信息)。
3.最后,给出了我们的回答方案,请对方确认。

试想,对方接收邮件后,会有什么反应呢?
1.对方能够很容易看到用户的问题(即使不看用户的日文邮件);
2.对方能够看到我们已经做了必要的工作(查阅手册),而不是直接把问题甩给他们;
3.我们给出了回答方案,对方确认直接做YES/NO的确认即可。如果我们的回答方案不足,则会进一步补充。

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