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有很多朋友告诉我,SAP里面的红字记账不好记,很容易混淆,不像国内财务软件那样好理解,甚至用了多年SAP的用户偶尔也会问我红字记账的事。其实只需记住一句话就可以了"借方+反记账 = 贷方红字; 贷方+反记账 = 借方红字"。
使用国内软件录入借方红字时,在借方录入负数金额就可以了。而在SAP中,需要录入贷方,并选上"反记账"标志,以实现借方红字。录入贷方红字时,需要在借方录入金额,选上"反记账"。这样,有的朋友就可能会被绕晕,尤其是那些之前使用国内财务软件的朋友。那按国内软件那样,在借方录入负数金额会有什么效果呢?
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可以发现,SAP中会计凭证不允许录入负数金额。既然不能录入负数,那上图中选上"反记账"是不是就表示借方红字了呢? 当然不是,"借方+反记账 = 贷方红字"!曾经遇见好多朋友,在录入借方红字时,记账码选择40,并且选上"反记账"标志,然后再录入一个40的借方,最后跑来问我,为什么凭证保存不了。当然保存不了啦,因为你录入了两个借方!借/贷余额不为0啊!
所以,SAP中录入凭证时,必须有借有贷,然后通过"反记账"来进行红字调整,规律为"借方+反记账 = 贷方红字; 贷方+反记账 = 借方红字"。接下来就一起来录入一个借方红字凭证吧!录入红字凭证之前,差旅费科目8月份的借方发生额为1000.00元。
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第一步,录入凭证抬头信息,
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第二步,录入借方,记账码40,回车录入借方金额,
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第三步,录入贷方,记账码50,回车录入金额,
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金额录入完成后,选择"其他数据",勾选"反记账"标志。 备注:贷方+反记账 = 借方红字。
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然后点击红圈中的图标,检查凭证借/贷余额是否为0,
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上图红框中数字为0,表示借贷相等,点击保存,生成凭证。最后,再次查看差旅费科目余额如下,可以发现,差旅费科目8月份借方减少了200.00。
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总结:SAP中会计凭证有借有贷,通过"反记账"标志实现红字调整,规律为"借方+反记账 = 贷方红字; 贷方+反记账 = 借方红字"。切忌把"借方+反记账"当作借方红字,"贷方+反记账"当作贷方红字!