excel系统是计算机系统中的应用,浅谈Excel在办公自动化系统中的应用

[摘要]Excel可以应用于快速制表、图表制作以及数据分析和管理等办公自动化的各种工作中，是一个用途广泛的电子表格软件。因此，Excel为办公自动化的工作处理带来很大的方便。本文介绍了常用的Excel处理大量信息的应用技巧，并详细介绍其操作步骤。

[关键词]Excel 办公自动化 应用 技巧

[中图分类号]TP391.13 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349(2014)02-0032-01

胡振猛(1983-)，男，河北衡水人，衡水市人力资源和社会保障局助理电子工程师。研究方向：电子计算机。

随着计算机和网络技术的广泛应用，计算机已经成为人们办公的必备工具之一。用的较多的就是对大量信息的处理，而这些文件总是以Excel文件的形式存储。这对于不熟悉Excel操作技巧的人来说是一个挑战，下面对常用Excel的应用技巧作以介绍，供相关用户参考。

一、自动填充数据

自动填充数据是快速输入数据的有效方法。而Excel具有“自动填充”作用，可以快速地复制原来数据以及输入等差、等比、日期序列预设序列和自定义序列。

(一)用“序列”对话框填充数据

对于步长任意的等差、等比序列以及日期序列，可使用“填充”菜单中的“序列”菜单项，来完成数据的自动填充，具体操作步骤如下：1.要在第一个单元格中输入初值，选定要填充的单元格区域。2.从菜单中选择“编辑”“填充”“序列”菜单项，打开“序列”对话框。3.在对话框的“序列产生在”中选择“行”或“列”；在“类型”框中选择需要的序列类型；在“步长值”输入框中输入步长值，日期序列要选择日期单位，最后单击“确定”按钮即可。

(二)通过拖动填充柄来填充数据

将鼠标指向选定区域右下角单元格的填充柄，当指针变成黑十字光标后，沿着要填充的方向拖动填充柄直到目标单元格，松开鼠标数据就自动填入拖过的区域。

自动填充数据时，初值决定以后的填充项，分为以下几种情况：1.初值为字符型数字时，直接拖动生成步长为1的等差序列。原数据复制时应按Ctrl的同时拖动填充。2.初值为字符与数字混合体时，数字作字符型处理，直接拖动字符复制，数字生成步长为1的等差序列。原混合体数据复制，按Ctrl的同时拖动填充。3.初值为汉字、字母、数值型数字时，直接拖动为数据复制填充。4.初值为日期和时间时，直接拖动填充按日或小时生成步长为1的等差序列。5.初值为Excel预设填充序列、自定义序列的一员时，拖动填充按预设填充序列或自定义序列填充即可。

二、输入公式

使用公式可以方便地进行计算、统计和分析。Excel中公式总是以英文的等号“=”打头，等号后面是一个表达式，由常量、单元格引用值、名字、函数、运算符等组成。

单元格中直接输入公式的具体步骤为：单击将要输入公式的单元格；在单元格或编辑栏的输入框中输入等号“=”；输入由数值、单元格地址、函数组成的表达式；按“Enter”键或单击编辑栏上的“√”按钮。如取消，可按“Esc”键或单击编辑栏中的“取消”按钮。

三、函数的使用

输入函数有以下几种方法：

(一)直接输入函数

先输入一个等号，然后，输入函数本身及参数。常用的函数有两个：1.SUM：对指定的区域中的值进行求和。如：公式“=SUM(B3：C9)”表示对B3至C9的矩形区域内所有单元格中的数据求和。2.AVERAGE：求指定的区域各单元格数据的平均值。如：公式“=AVERAGE(B1：B10，D1：D10)”表示求B1：B10和D1：D10两个区域中所有单元格中数据的平均值。

(二)使用“粘贴函数”

粘贴函数是常用的输入方法。具体操作步骤为：1.选定要输入函数的单元格。选择插入菜单中的函数菜单项，或单击工具栏中的“粘贴函数”按钮，即出现粘贴函数对话框。2.单击对话框左边函数分类列表框中的函数类别，右边的列表框中就会列出该类别的所有函数，单击其中要使用的函数，单击“确定”按钮，弹出函数选项面板，在Value1、Value2框中输入参数，单击“确定”按钮即可。

(三)使用自动求和

使用工具栏中“自动求和”按钮，可将工作表中选定区域的求和公式自动填写到目标单元格中。具体操作步骤如下：1.单击存放求和结果的单元格。2.单击工具栏中的“自动求和”按钮∑。3.核对自动生成的求和公式的参数是否正确，然后确认即可。

(四)公式的复制和单元格地址的引用

公式的复制指在一个单元格输入公式后，如相邻的单元格中需进行同一的计算，可利用自动填充功能，来复制公式。操作步骤为：1.将鼠标指针指向已输入公式的单元格填充柄，当指针变成黑十字光标后，沿着要填充的方向拖动填充柄至目标单元格。2.松开鼠标，公式就会自动复制到拖过区域的单元格中，自动计算出结果。

Excel在办公自动化系统中的应用越来越普及，只要熟悉这些技术要领，多做多练习，人们就会应用得得心应手，增强工作技能，提高我们的工作效率。

【参考文献】

[1]郭丽春.新编计算机应用基础案例教程.北京：北京大学出版社，2008.

[2]王法能.计算机公共基础.北京：北京交通大学出版社，2006.